Hilfe, wir werden überflutet!
Ohne Kommunikation funktioniert in der heutigen Wissensgesellschaft nichts mehr. Infos bringen herzlich wenig, wenn man sie nicht erhält. Fast könnte man meinen: je mehr Kommunikation, desto besser – aber eben nur fast. Denn auch hier gibt es ein Zuviel, und so mancher stöhnt unter dem Communication Overflow.Nein, nicht schon wieder! Genervt hebt Michael den Hörer ab. Schon zum vierten Mal ist er jetzt unterbrochen worden. "Ja.. bin gleich so weit.. vorher noch was anderes .. am besten eine E-Mail .. ja, danke, Wiederhören!" Wo war ich jetzt? Ah ja. Erneutes Läuten – diesmal am Handy. Jetzt nicht! Michi beschließt, sich tot zu stellen. Der Klingelton verstummt. Vielleicht jetzt endlich.. ruhig, konzentrier dich! Was der Anrufer bloß wollte? Ach, vergiss es! Zurück zum Bericht! Eine Instant Message poppt auf: "Sag, wie lang brauchst du noch?" Aaahhh! Lasst mich doch einfach alle mal in Ruhe arbeiten!
So wie Michael geht es heutzutage Vielen. Ständig ist man über die unterschiedlichsten Kommunikationsmittel erreichbar – und natürlich nutzt man sie auch selbst. Dazu sind sie ja schließlich da. "Der Vorteil der E-Mail", hieß es einmal, "ist, dass man Nachrichten schnell übermitteln kann." Schnell bedeutet auch mehr. Ein überquellender Posteingang zeugt davon. "Außerdem kann man sie abfragen, wann man will." Wer’s glaubt, wird selig. Schon mal probiert, eine Woche lang nicht reinzuschauen? Eben!
Realistischere Betrachter stellen fest, dass sich Mails perfekt dazu eigenen, Aufgaben an andere weiterzuschicken oder besser: abzuschieben. So nach dem Motto: Aus dem Posteingang, aus dem Sinn. Denn sobald man eine Mail weitergeleitet hat, gehört die "Task" schon wieder einem anderen ;-) Mangement by forwarding könnte man das nennen.
63-mal von der Erde zum Mond
Manch einer weiß sich angesichts der auf ihn einstürzenden E-Mail-Flut schon gar nicht mehr zu helfen. Die Brutalo-Methode dazu lautet, seinen Posteingang mit ungelesenen Mails von Zeit zu Zeit einfach komplett zu löschen. Communication restarted.
Ein paar Zahlen zum Thema: Angeblich werden weltweit pro Tag unvorstellbare 210 Mrd. E-Mails versandt. Stimmt - der überwiegende Teil davon sind Spammails. Doch angenommen man würde jede E-Mail auf ein A4-Blatt ausdrucken, dieses zweimal falten, sodass es nur mehr 1/3 so hoch ist, in ein C6-Kuvert stecken und dann die Kuverts im Querformat hintereinander auflegen, so entspräche die sich daraus ergebende Strecke 63-mal der Entfernung Erde-Mond. Und das sind nur die E-Mails eines einzigen Tages.
Kein Wunder also, dass Gegenmaßnahmen durchaus gefragt sind. Ein Beispiel: Bereits Ende 2007 versuchte der weltgrößte Chiphersteller Intel einen Tag pro Woche E-Mail-frei zu halten. Die Initiative "Zero E-mail Fridays" wurde ins Leben gerufen, um die interne Kommunikation – man höre und staune – zu verbessern und außerdem die Konzentration auf die eigentliche Arbeit zu fördern. Zwar gibt es kein absolutes E-Mail-Verbot, doch wer sich der Initiative anschließt, sollte auf elektronische Post so weit als möglich verzichten.
Stop Communication!
Die Mehrheit aller E-Mail-Nutzer liest nämlich eingehende Nachrichten sofort oder kurz nach Eingang – egal, ob gerade viel oder wenig zu tun ist. Das ergab eine Studie der New Yorker Consulting-Firma für Informationsmanagement Basex. - Und alle lassen sich damit ebenso wie durch Anrufe, SMS oder kurze Fragen von Kollegen unterbrechen.
Basex hat in der Studie 1000 Büroangestellte – von Führungskräften bis zu Sachbearbeitern – befragt, wie lange sie täglich durch nicht zielführende Ablenkungen von konzentrierter Arbeit abgelenkt werden. Und wie lange sie im Anschluss benötigen, um wieder auf den Stand vor der Unterbrechung zu gelangen. Das Ergebnis: durchschnittlich 2,1 Stunden oder 28% des Arbeitstages! Also heißt es, entweder Unterbrechungen vermeiden oder sich darauf einstellen, dass man zunehmend mehrere Arbeiten zur gleichen Zeit macht – müsste mit etwas Übung doch klappen, oder?
Zeitkiller Multitasking
Telefonieren, gleichzeitig E-Mails beantworten und vielleicht auch noch dem vorbeigehenden Kollegen deuten, dass er die vorbereiteten Unterlagen mitnehmen soll –heute gilt jemand, der viele Dinge gleichzeitig machen kann, als effektiv. Das Zauberwort Multitasking hat noch nicht an Glanz verloren, obwohl Studien belegen, dass wir gar nicht multitaskingfähig sind. "Wenn wir zwei Dinge gleichzeitig machen, kommt es zu Leistungsbeeinträchtigungen in beiden Aufgaben", erklärt Kognitionspsychologe Iring Koch, Professor an der Technischen Hochschule in Aachen, in einem Beitrag des WRD (http://www.wdr.de/themen/wissen/forschung/aachen/080626.jhtml).
Man kann einfach nicht alles gleichzeitig machen – das gilt auch für unser Gehirn. Bei parallelen Aufgaben schaltet es innerhalb von hundert Millisekunden hin und her. In Summe kommt da einiges zusammen. Versuchspersonen brauchen für parallel ausgeführte Aufgaben bis zu 40 Prozent mehr Zeit, als wenn sie die Probleme nacheinander abgearbeitet hätten. Koch: "Zwar wirkt sich Routine bei der Bewältigung von Doppelaufgaben günstig aus, aber auch mit ziemlich viel Übung stoßen Sie bald an Grenzen."
Multitasking – so enttäuschend es klingt - ist somit ein Zeitkiller, fördert ein Ansteigen der Fehlerquote und belastet außerdem die Gesundheit. Wenig erfreuliche Nebenwirkungen sind Stress, Kopfschmerzen und im Extremfall das Burn-out-Syndrom. Na, ist wohl nichts mit dem gleichzeitigen Erledigen. Besser: Unterbrechungen vermeiden.
Mal nicht verfügbar sein
Es gibt inzwischen eine Menge Tipps, die helfen, dem zeitraubenden und belastenden Communication Overflow zumindest für eine Weile zu entgehen. Zum Beispiel können Sie sich mit einem Kollegen ausmachen, dass er Sie für eine bestimmte Zeit abschirmt und Telefonate und andere Störungen abfängt, ein andermal machen Sie das für ihn. Oder falls Sie nicht anders können, als zwischendurch immer wieder Ihre E-Mails zu checken, so werfen Sie dabei nur einen Blick auf die "priority"-Spalte – ist die Mail nicht als dringend gekennzeichnet, lesen Sie sie erst gar nicht, bevor Sie nicht wirklich die Zeit dazu haben. Oder: Wenn Kollegen öfters mit gleichen oder ähnlichen Anfragen kommen, bitten Sie sie, diese zu bündeln und Ihnen dann gesammelt zu schicken.
Andererseits: Unterbrechungen müssen nicht immer schlecht sein. Dass Ablenkung manchmal gut tut, weiß jeder. Selbst eine kurzzeitige Beschäftigung mit etwas anderem kann stimulieren. Vor allem dann, wenn man irgendwo festhängt und einfach nicht weiterkommt, kann ein ungeplanter Sidestep wahre Wunder wirken.
Trotzdem: "Manchmal ist weniger Kommunikation einfach besser", denkt auch Michael und versucht seine Gedanken auf den Punkt zu bringen. "Aber zuerst muss ich Sandra noch eine E-Mail schreiben, so dass sie nicht mehr lange warten muss…Übrigens darf ich morgen mein Blackberry nicht vergessen!"
Anna Voltren
