Mitspieler dringend gesucht!
Information muss fließen, sonst gerät die Produktivität eines Unternehmens ins Stocken. So weit, so bekannt. Etabliert ist die so genannte „formelle Kommunikation“ mit geplanten Besprechungen und Konferenzen. Davor, danach und zwischendurch läuft untereinander auch viel – Wichtiges.Sie wusste schon im Vorhinein, was da heute ablaufen würde. Ebenso exakt wie die Mineralwasserflaschen auf dem Konferenztisch eine beinah militärische Aufstellung bildeten, war das Ergebnis der heutigen Vorstandssitzung absehbar. Das Gespräch gestern mit M. im Aufzug hatte zwar nur vier Stockwerke lang gedauert, aber alle wesentlichen Hintergrundinfos beinhaltet.
"Sieht fast nach Sperrlinie aus", schoss es ihr spontan durch den Kopf. In wenigen Minuten würden die Protagonisten in den Ring steigen. Sie war zuversichtlich.
What´s up?
Das mit der Kommunikation ist schon eine interessante Sache. Oder kennen Sie noch ein anderes Gebiet, das Beobachtungsobjekt und Analysewerkzeug in einem ist? Bei dem Sie das, was Sie analysieren, mit dem analysieren, was sie analysieren??!! Sorry – wir sollten es nicht zu kompliziert machen. Beschäftigen wir uns lieber mit einem "Teilaspekt" davon, der uns – ob privat oder beruflich – schon genügend beschäftigt, ohne erst philosophisch zu werden: dem oft herbei zitierten "Kommunikationsproblem".
Bleiben wir einmal in der Ecke "Unternehmenskommunikation": Mann/Frau beklagt zunehmend Über- und Desinformation, weit häufiger noch zuwenig Information. Das ist in der Tat ein Problem, das an die existenziellen Wurzeln eines Unternehmens gehen kann.
Doch wir wären nicht mit jeder Faser unseres Wesens "Kommunikatoren", würden wir nicht nach Auswegen suchen. Was die formelle Kommunikation in Firmen nicht vermag, passiert längst auf anderen Wegen. Der informelle, oftmals spontane Austausch, der unseren Alltag prägt, bekommt deshalb nun endlich auch im Büro die entsprechende Beachtung. Insofern sind wir einen echten Schritt weiter: Formelle und informelle Kommunikation im Einklang – die Basis für modernes Wissensmanagement.
Formelle Kommunikation – reglementiert & strukturiert
Es ist eigentlich ganz einfach: formelle Kommunikation definiert genau das Wer, Was, Wann, Wo und Wie. Eine vorgegebene Agenda macht das Treffen ergebnisorientiert. Hierarchien innerhalb der Gruppe sind zu berücksichtigen, und es gibt kaum Zeit, vom Thema abzuweichen. Formelle Kommunikation hat – auch wenn es Freigeister nicht gerne anerkennen – unbestritten ihren Stellenwert und ist unverzichtbar: Hier werden Entscheidungen und Aufgabenverteilungen offiziell, verbindlich und schriftlich dokumentiert. Standpunkte klar gemacht, Ziele formuliert und Kompromisse ausgehandelt. Hier wird die Tageslosung ausgegeben und die Zukunft gestaltet.
Ein Schauspiel auf maßgeschneiderter Bühne
Natürlich ist jedem bewusst, dass dies nur die Spitze des Eisbergs ist. Dass neben den offiziellen Statements ein sehr vielschichtiger Austausch unter den Mitarbeitern stattfindet. Wer hatte in einem formellen Meeting nicht schon das Gefühl – wenn nicht die Gewissheit, dass es sich hierbei um ein gut geprobtes Schauspiel handle. Diskurse und Uneinigkeiten wirken strategisch platziert, Argumentationsketten führen wie von Geisterhand gelenkt letztlich zu Beschlüssen, die sich vorhersehbar anfühlen. Ganz selten, dass echte Emotion sich ihren Weg bahnt.
Die Bühne für die Akteure bieten klassische Konferenz- und Meetingräume. Sie sind die modernen Arenen für subtile Machtkämpfe und für das große Schaulaufen. Über fachliche Beschlüsse hinaus werden hier Positionen demonstriert, gefestigt, demontiert und immer wieder auf die Probe gestellt.
Informelle Kommunikation – die Probe zum großen Stück
Wenn das aber nun großes Schauspiel ist, wo wird dann das Drehbuch geschrieben, wo steigt die Probe? Irgendwo zwischen Tür und Angel, im Aufzug, in der Teeküche oder nach dem offiziellen Büroschluss findet Austausch nach gänzlich anderen Regeln statt. Hier sind Hierarchien nur peripher von Bedeutung, persönliche Beziehungen und private Vorlieben, Interessen und Neigungen würfeln Menschen quer durch alle Abteilungen und Hierarchien zu neuen Gruppierungen zusammen.
Das Überraschende: Informelle Strukturen sind in einem Unternehmen oft wichtiger als die formellen, auch wenn sie nicht immer sichtbar sind. Persönliche Beziehungen zwischen Mitarbeitern beeinflussen Arbeitsabläufe oft stärker, als man denkt. Ein funktionierendes Unternehmen kann weder auf das eine noch auf das andere verzichten.
Mehrwert durch Vernetzung
Derzeit befinden wir uns inmitten eines Strukturwandels, im Übergang vom Industriezeitalter zur Wissensgesellschaft. Wissen ist mittlerweile zum wichtigsten Produktivfaktor avanciert. Doch Information alleine hat noch keinen expliziten Wert, sie muss erst zu Wissen vernetzt werden. Die Wertschöpfung folgt aus der Möglichkeit, Informationen zueinander in Beziehung setzen zu können und daraus einen Mehrwert zu generieren.
Die Erfahrung zeigt, dass sich Wissen – und diese Einsicht klingt neu – nicht unabhängig vom Träger benutzen lässt. Der Mensch als wesentlicher Prozessor wird stärker als bisher in seiner sozialen Vernetzung wahrgenommen. Sein Wissen – also sein Potenzial an verarbeiteten Informationen – ist Resultat von Kommunikation und Erfahrung.
Der Mensch braucht somit zumindest zwei Ebenen, auf denen er vernetzt interagieren und seinen Informationsinput zu Wissen umfunktionieren kann: Einerseits die digitalen Kommunikationsformen barrierefreier Informationsbeschaffung, andererseits reale Orte der Begegnung, die der interaktiven Kommunikation und der sozialen Vernetzung von Wissen gewidmet sind.
Gastauftritte erbeten
Deshalb gilt der Gestaltung von informellen Kommunikationszonen in Büros weitaus mehr Augenmerk als bisher. Sie können den Austausch anregen und der zunehmenden Verdichtung der herkömmlichen Arbeitsplätze emotional entgegenwirken, den Mitarbeitern Wertschätzung vermitteln – und sie können Identifikation mit dem Unternehmen stiften.
Schafft man es, diese Orte auch noch strategisch so zu platzieren, dass Begegnungen unausweichlich sind, dann hat das Unternehmen das perfekte Setting zum "analogen" Netzwerken geschaffen. Und die Chance wahrgenommen, als Regisseur eines komplexeren Bühnenstücks zu fungieren, in dem auch "Nur"-Zuseher bisher zumindest zu Gastauftritten geladen werden.
Brigitte Schedl-Richter / Nicole Schemerl-Streben
