Bene Irodabútor

Sürgősen játékost keresünk!

A lány már előre tudta, mi fog történni. Ugyanolyan pontosan ki lehetett számítani az aznapi igazgatósági ülés eredményét, mint amilyen pontos - szinte katonás – rendben sorakoztak az ásványvizes üvegek a konferenciaasztalon. A beszélgetés tegnap M. úrral a liftben csupán négy emeletig tartott, mégis minden fontos háttér-információt megadott.

Olyan, mintha egy láthatatlan záróvonal húzódna a teremben - suhant át hirtelen a fején. A versenyzők néhány percen belül ringbe szállnak. A lány bizakodott.


Mi is történt?

Érdekes dolog a kommunikáció. Ismernek Önök még egy olyan területet, ahol egyszerre zajlik megfigyelés és elemzés? Ahol Önök azt, amit elemeznek, azzal elemezik, amit elemeznek??!! Bocsánat – tudom, nagyon bonyolult vagyok, talán nem is szabadna ennyire bonyolultnak lenni. Nézzük inkább a téma egyik elemét, ami - akár magán akár szakmai szempontból mindnyájunkat foglalkoztat, anélkül, hogy filozofikussá válnánk. Ez pedig nem más, mint az oly sokszor emlegetett "kommunikációs probléma".


Maradjunk vállalati környezetben, és vegyük nagyító alá a "vállalati kommunikációt". Az emberek egyre többet panaszkodnak az alulinformáltságról, ugyanakkor az információ dömpingről is, ami azt jelenti, hogy olykor túl kevés, máskor túl sok információt kapnak. Ez a valóságban olyan probléma, ami a vállalat egzisztenciális gyökeréig mehet.


Ha nem lennénk minden idegszálunkkal "kommunikatív lények", akkor nem keresnénk kiutakat. Amit a formális kommunikáció nem képes megoldani, az már régen megvalósult egyéb csatornákon. A napjainkra jellemző, informális, gyakran spontán információcsere végre az irodában is figyelmet nyert. Ezzel máris egy lépést tettünk előre: a formális és informális kommunikáció összhangja – a modern tudás alapú menedzsment alapja.


Formális kommunikáció – szabályozott & strukturált

Tulajdonképpen roppant egyszerű: a formális kommunikáció pontosan azt definiálja, hogy ki, mit, mikor, hol és hogyan? Az előre meghatározott napirend eredményorientálttá teszi a találkozót. Figyelembe kell venni a csoporton belüli hierarchiát, és szinte semmi idő nincs arra, hogy a tárgyaló felek a témától eltérjenek. A formális kommunikációnak – még ha a szabadgondolkodásúak ezt nem szívesen is ismerik el – vannak vitathatatlan előnyei, amikről nem lehet lemondani: ezek azok a fórumok, ahol a döntéseket, a feladatleosztásokat hivatalosan, kötelező érvénnyel és írásban dokumentálják. Ezeken az alkalmakon közlik az álláspontokat, határozzák meg a célokat és kötik a kompromisszumokat. Itt fogalmazzák meg a jelen mottóját, és a jövő célkitűzéseit.


Színjáték a méretre szabott színpadon

Természetesen mindenki tudja, hogy ez csak a jéghegy csúcsa. A hivatalos fórum mellett létezetik egy másik, sokoldalú információcsere a munkatársak között. Ki ne érezte volna, netán esetleg tudta volna már egy-egy hivatalos tárgyalás alkalmával, hogy itt bizony egy előre megrendezett, kipróbált színjáték zajlik. A vitákat, ellenvéleményeket jól elhelyezték, az érvelések – mintha csak egy láthatatlan kéz irányítaná őket – végül is olyan határozatokhoz vezetnek, amelyek előre lejátszottnak tűnnek. Csak egészen ritkán fordul elő, hogy felszínre törnek az igazi érzelmek.


A színpadot a klasszikus konferencia és tárgyaló termek biztosítják. Ezek az árnyalt, háttérben zajló hatalmi harcok és a nagy bemutatók modern arénái. A szakmai határozatok az elfoglalt pozíciókat demonstrálják, szilárdítják meg, vagy éppen döntik romba. Egy biztos, minden esetben kemény próba elé állítják.


Informális kommunikáció – az előadás próbája

Ott ahol színjáték van, szükség van forgatókönyvre és próbákra is. De hol zajlik a próba? Valahol az ajtózugban, a liftben vagy a teakonyhában, vagy a hivatalos irodai munkaidő leteltével egészen más helyszínen, egészen más szabályok szerint. Itt a munkahelyi hierarchia már mellékes, a különböző osztályok, különböző pozícióban lévő embereit már a személyes kapcsolatok, a személyes szimpátia, érdeklődés és vonzalom formálja új csoportokká.


Meglepő, hogy az informális struktúrák egy vállalatnál sokszor fontosabbak, mint a formális csatornák, még akkor is, ha az előbbiek nem mindig látszanak. Az emberek közötti kapcsolatok gyakran erősebben befolyásolják a munkavégzést, mint azt gondolnánk. Egy működő vállalat természetesen nem mondhat le sem egyikről, sem másikról.


A hálózat által biztosított többlet

A struktúraváltás időszakát éljük, amikor az ipari társadalom tudásalapú társadalommá válik. A tudás időközben a legfontosabb hatékonysági tényezővé vált. Azonban önmagában az információnak még nincs kifejezett értéke, azt először be kell építeni a már meglévő tudáshalmazba. Az érték létrehozását éppen annak lehetősége biztosítja, hogy az információkat egymással össze tudjuk kapcsolni, és ebből többletértéket tudunk előállítani.

A tapasztalat azt mutatja, hogy a tudás – és ez most újszerűen fog hatni – nem használható függetlenül annak hordozójától. Az ember, - mint lényeges processzor - minden eddiginél fontosabb tényezővé válik a társadalmi szövetben. Tudása - vagyis a feldolgozott információban való potenciális részvétele - a kommunikáció és a tapasztalat következménye, eredménye.

Az embernek tehát két síkra van szüksége, amelyeken mozoghat, és amelyeken a felvett információt tudássá konvertálhatja. Ezek pedig: egyrészt a korlátlan információszerzés digitális kommunikációs formái, másrészt pedig valós találkozási pontok, amelyek lehetővé teszik az interaktív kommunikációt és a tudás társadalmi beépülését.


Vendégszereplők felkérése

Az elmondottak alapján az eddiginél sokkal több figyelem illeti meg az irodák informális kommunikációs tereit. Az ilyen terek szabályozhatják az információcserét, és érzelmileg ellensúlyozzák az egyre sűrűbbé váló hagyományos munkahelyeket, a dolgozók felé értéket közvetítenek, és megalapozhatják a vállalattal való azonosulást.

Ha még ráadásul ezeket a tereket stratégiailag úgy helyezik el, hogy a találkozások elkerülhetetlenek legyenek, akkor a vállalat megteremtette az "analóg" hálózat kiépülésének lehetőségét, és megragadta annak esélyét, hogy a komplett színpad rendezőjeként a ma még "csak" nézőket is legalább néha vendégszereplésre kérje fel.



Brigitte Schedl-Richter / Nicole Schemerl-Streben