Bene Irodabútor

„Meghalt az iroda, éljen az iroda!”

Desk sharing, business club, hot-desking vagy flexible office – ezek nálunk is ismert, régóta használt kifejezések. A szavak mögött rejlő tartalom jól szimbolizálja, hogy mennyire megváltozott a munkavégzés szerte a világon, ill. szinte valamennyi területen. Téved az, aki úgy gondolja, hogy a folyamat csupán néhány éve kezdődött. Az első jelek kb. két évtizede jelentkeztek, majd gyökeret vertek a gyakorlatban. A közös nevező pedig nem volt és ma sem más, mint: a helyfüggetlen/kötetlen munkahely.


A távmunkától a helyfüggetlen/kötetlen munkahelyig

Mindennek az eredője – mint annyiszor iparosodott világunkban – az olaj. Azért, hogy a dolgozóknak – tekintettel a megemelkedett olajárakra, és a szűkülő forrásokra – ne kelljen naponta ingázniuk a munkahely és az otthon között, az 1970-es években az Egyesült Államokban létrejöttek a távmunka első formái, a műholdas irodától kezdve az otthoni munkavégzésig. Ha ehhez hozzávesszük azt a technikai fejlődést, ami a 80-as évektől kezdve forradalmasította a kommunikáció minden területét, már le is tettük az alapkövet.

A helyfüggetlen/kötetlen iroda léte azon az egyszerű felismerésen alapul, hogy a munkahely nem feltétlenül egyenlő egy saját íróasztallal, amihez 9.00 órától délután 5.00 óráig oda vagyunk szögezve. A tapasztalatok azt mutatják, hogy az íróasztalok sokszor elhagyottan állnak, akár azért, mert használójuk házon kívül tartózkodik, vagy az iroda egyéb helyiségeiben dolgozik, vagy azért, mert értekezleten, betegállományban, vagy szabadságon van.
A meglévő irodaterület hatékony kihasználása továbbra is az egyik döntő oka a helyfüggetlen munkahely bevezetésének.


Változnak az irodai funkciók

Idővel nyilvánvalóvá vált, hogy célszerű a különböző feladatokhoz különböző munkakörnyezetet teremteni. 30 évvel ezelőtt még mindenki meg volt arról győződve, hogy az egyéni munkahelyet úgy kell kialakítani, hogy az minél többféle, egymástól eltérő tevékenység végzésére alkalmas legyen. Ennek az lett az eredménye, hogy ezek a munkahelyek egyetlen tevékenység szempontjából sem voltak optimálisak. Nem nyújtottak igazán jó feltételeket sem az elmélyült munkához, sem pedig az interaktív tevékenységekhez. Ráadásul a területigényük viszonylag nagy volt, és minden munkahelyet teljeskörűen fel kellett szerelni technikával.

A 80-as évek közepén teljes paradigmaváltás történt. 1985. márciusában a Harvard Business Review-ban megjelent egy cikk "Your office is where you are" (Az irodája mindig ott van, ahol Ön tartózkodik) címmel. A szerzők, Stone és Luchetti forradalmian új gondolattal álltak elő a cikkben. Nem az egyéni munkahelyet helyezték középpontba, hanem számba vették mindazokat a helyszíneket, ahol az irodában – a saját íróasztalon – kívül munkavégzés folyik. Ők pontosan ezekre az egyéb helyszínekre – találkozási pontok, projektmunka helyszínek, elszigetelt, zárt terek az elmélyült munkához – fókuszáltak és olyan figyelmet szenteltek nekik, amilyet eddig kizárólag az egyéni munkahely kapott.
Az ő koncepciójukat továbbgondolva, ma már számos irodai területet optimalizálnak a különböző funkciók függvényében. Ezzel egyrészt a vállalat helyet takaríthat meg, másrészt a dolgozónak lehetősége nyílik arra, hogy a munkavégzés szempontjából legmegfelelőbb környezetet válassza ki. A mobilitás külön erény!


A helyfüggetlen/kötetlen munkahely úttörői

A 80-as években számos kutatási program indult, amely azt vizsgálta, hogy milyen hatásai vannak a technológiai fejlődésnek az irodatervezésre. A számítástechnikai vállalatok sokszor voltak kutatási területek, de előfordult az is, hogy IT cég rendelte meg a kutatást.
Ugyancsak a számítástechnikai vállalatok és intézmények voltak az elsők, akik 1990 körül nagy méretben megvalósították a helyfüggetlen/kötetlen iroda első variációit. Közéjük tartozott az IBM, a Digital Equipment Company (1998-tól a Compaq, 2002-től a Hewlett Packard vette át), vagy a Shimizu Institute of Technology Tokióban.
A vállalatok műszaki irányultsága, rendkívüli mobilitása és a munkavállalók nagy létszáma szinte predesztinálta őket az új irodaformák bevezetésére.

A nagy áttörés mindazonáltal elmaradt. A helyfüggetlen/kötetlen iroda továbbra is alapvetően a számítástechnikai és tanácsadó nagyvállalatokra jellemző, a széles nyilvánosság pedig továbbra is szkeptikus a jelenséggel szemben.


Egyre rugalmasabb, egyre mobilabb

Más a helyzet az Y2K-ban: a Frauenhofer Institut 2003-ban készítette el "Office 21" című tanulmányát, amelyben élesen rávilágított arra, hogy milyen mértékben vált napjainkra mobillá és rugalmassá a munkavégzés. A megkérdezetteknek már csak 39,4%-a gondolta úgy, hogy hagyományos módon, helyhez kötötten dolgozik, azaz munkáját alapvetően a saját íróasztalánál végzi. Hasonló arányt képviseltek azok, akik bár az irodában töltik a munkaidőt, de különböző helyszíneken dolgoznak. Kereken 23% vélte úgy, hogy viszonylag gyakran tartózkodik házon kívül. A tanulmány a jövőre nézve a távmunkát és a csapat-orientált irodai formációkat tekintette leginkább életképesnek, a helyfüggetlen/kötetlen irodát közepesen fejlődőképesnek minősítette.

Az olyan új kutatások, mint pl. a Helen Hamlyn Research Center (Royal College of Art, London) által, a tudás-orientált munkatársak témában, a Bene számára 2009-ben készített "Space for Tought" (Gondolatösztönző terek) c. tanulmány, a tudás-orientált dolgozók mobilitását hangsúlyozzák. A tanulmányban definiált négy típusból legalábbis a Gatherer (Begyűjtő) és a Navigator (Irányító) számára ideális környezet a helyfüggetlen/kötetlen munkahely. A Connector (Közvetítő) is csupán munkaideje felében használja a saját íróasztalát.


Az új munkakörnyezet pszichológiája

Ami igazán megnehezíti a helyfüggetlen/kötetlen iroda bevezetését, az döntően az érzelmi tényező. Az egyén elveszíti saját, megszokott helyét és ezzel bizonyos mértékig a magánszféráját is feladja. Még ma is nagyon óvatosan kell eljárni és nagyon jó változás-menedzselés kell ahhoz, hogy megvalósuljon az átállás a saját íróasztalról az állandóan változó munkahelyű nyitott irodára. Nem szabad csupán a gazdasági előnyökre figyelni, ügyelni kell arra, hogy a saját munkahely miatt érzett "veszteséget" egyéb megoldásokkal ellensúlyozzuk: pl. különböző attraktív terekkel, pontokkal, amelyek alkalmasak az egyéni munkavégzésre, biztosítják a visszavonulás és pihenés lehetőségét. Olyan megoldásokra gondolunk, mint a kávézó, a fittness terem, a tárgyalók és még sok más. A számszerűleg optimális területmegtakarításnak nincs értelme akkor, ha nem figyelünk a dolgozók mentális szükségleteire - hívta fel a figyelmet Dieter Lorenz, a giesseni főiskola munkaszervezés-tudományi professzora már 2001-ben. Adott munkahellyel kapcsolatos költségek 80%-a személyi költség és csupán a költségek 8%-a kapcsolódik a helyszínhez. Nincs értelme annak, hogy a 80%-ot megbolygassuk azért, hogy a 8%-ból valamit megtakarítsunk. Ugyanakkor Lorenz is hangsúlyozza a helyfüggetlen/kötetlen irodában rejlő – még kiaknázatlan – lehetőségeket.


Egy félresikerült kísérlet:

Más szavakkal: a kötetlen munkahely bevezetése lehet igazi zsákutca is. Jó példa erre az amerikai Chiat/Day reklámügynökség esete. A 90-es évek elején a neves ügynökség váratlanul szembesült a kreatív versenytársak új generációjával. Az akkori cégvezető Jay Chiat elhatározta, hogy alapvető változást eszközöl és egészen új munkafeltételeket teremt. Megálmodta a virtuális irodát, ahol nincsenek személyhez kötött munkahelyek, nincs papír, gyakorlatilag nincs tárolótér és semmilyen személyes élettér. Az ügynökség úgy nézett ki, mint egy egyetemi kollégium. A nyitott térben kis csoportokban asztalok, kanapék álltak, de sehol nem voltak elszigetelt zugok, vagy visszavonulást biztosító helyiségek. Reggelente minden dolgozó kapott egy számítógépet és egy mobiltelefont, napközben egy tetszőlegesen kiválasztott helyen dolgozott, majd este visszaszolgáltatta az eszközöket.
A dolgozók csupán egy aprócska öltözőszekrénnyel rendelkeztek, ott helyezték el a személyes dolgaikat, a munkaanyagokat. A terv megvalósítása előtt Chiat feltehetően beszélt a mintegy 100 dolgozóval, azonban aggályaikat nem igazán vette komolyan. Annyira meg volt győződve a terv sikeréről. A dolgozók 1994-ben költöztek be a Los Angeles-is irodába.

A média lelkesen fogadta az újítást. Az ügynökséget minden szalagcím az információs korszak éllovasának nevezte. A valóság azonban másként festett: elégedetlen munkatársak kutattak kétségbeesetten szabad asztal, némi magánszféra és olyan zugok után, ahol nyugodtan lehetett a munkára koncentrálni. Mivel nem voltak tárolószekrények, a munkaanyagokat a sarkokban gyűjtötték, vagy a gépkocsik csomagtartójában hurcolták magukkal a dolgozók. Egyeseknek sikerült bevenniük magukat a néhány zárt tárgyaló egyikébe, ahol végre nyugodtan dolgozhattak, mások munkaidőn kívül jöttek be az irodába, hogy szabad számítógéphez és telefonhoz jussanak (ezeknek a száma meglehetősen korlátozott volt). Végül voltak olyanok is, akik egyáltalán nem jártak be az irodába (ez volt egyébként Chiat szándéka is), viszont házon kívül korántsem voltak olyan hatékonyak, mint az irodában. Akik bent voltak, azok állandóan körbe-körbe rohangáltak, keresvén azt a személyt, akiről korábban pontosan tudták, hogy hol dolgozik. Más szóval: teljes volt a káosz.

Chiat azonban nem hagyta magát eltántorítani és Gaetano Pesce olasz építésszel közösen a New-York-i központot is egy hasonló, magánszféra nélküli, helyfüggetlen irodává alakította át. Az élénk színek, amorf formák és a játékos, de minden gyakorlatiasságot nélkülöző kiegészítők és összetevők miatt a dolgozók az irodát egymás közt csak Disneyland-nek nevezték.
Az iroda a média szerint hatékony volt és sok látogatót vonzott a nagyvilágból, de a munkavégzés szempontjából ugyanúgy katasztrófa volt, mint a Los Angeles-i iroda.

Amikor Chiat egy évvel később eladta az ügynökséget az Omnicon-nak, aki a saját ügynökségét, a TWBA-t egyesítette a Chiat/Day-el, vége lett a rémálomnak. Az új tulajdonos megtartott bizonyos innovatív elemeket, pl. a magas technikai szintet, a sokszínűséget és az alapvetően nyitott térszerkezetet, de a vadhajtásokat lemetszette. A legfontosabb, hogy a dolgozók visszakapták azokat a tereket, amelyek a visszavonulás, elmélyülés lehetőségét biztosították. 1998 óta a Los Angeles-i iroda egy érdekes városképet formáz, ahol megtaláljuk a "Central Park"-ot, a "Main Street"-et, de van egy kosárlabdapálya és egy szörfdeszkából épített bár is. Ezenkívül csapatmunkára alkalmas összenyitható terek és munkahelyek állnak a dolgozók rendelkezésére. A mottó már nem úgy hangzik, hogy: "Távozz az irodából!", sokkal inkább úgy, hogy :"Élj az irodában!".
Jóllehet itt is találunk kivitelezési problémákat (pl. túl kevés az ablak), de ez már egy másik történet...


Használati utasítás

A helyfüggetlen/kötetlen irodára történő átállás annál hatékonyabb, minél alacsonyabb az asztal-foglaltsági arány – vagyis minél kevesebbet tartózkodik egy dolgozó a saját íróasztalánál. A helyfüggetlen irodában optimalizálhatók a munkahelyek, ill. csökkenthető a munkahelyek összlétszáma (és ezzel a teljes területigény is). A csökkentés mértéke a munkatársak mobilitásától függ. A feltételeket előre és alaposan fel kell mérni. Ha túlságosan lecsökken a munkahelyek száma, az bosszúságot és teljesítménycsökkenést fog eredményezni és végül értelmét veszti a változtatás.

Semmiképpen ne elégedjünk meg annyi újítással, hogy több munkatárs osztozik ugyanazon az íróasztalon. A szabaddá váló területet – a sokszínű nyitott tér értelmében – legalább részben hasznosítsuk, tegyük vonzóvá és rendezzünk be tárgyalókat, találkozási és pihenő pontokat, fogadó tereket, csapatmunkára alkalmas egységeket és "gondolkodó fülékeket". A szabadon választható információs, lakó- és kommunikációs környezet motiválóan ellensúlyozza a személyes munkahely elvesztését.

A munkahely-foglalás többféleképpen is megoldható. Igénybe vehetünk egy szobafoglaló hotelszoftvert (még házon kívül), vagy bejelentkezhetünk a recepción, ill. helyet kereshetünk a helyszínen. Minden dolgozónak van egy Caddy-je, ebben tarthatja a személyes dolgait, a munkaanyagait, s ezt gurítja naponta a kiválasztott munkahelyre. A laptop és a mobiltelefon adottak. Ha erre lehetőség van, akkor a dolgozó bejelentkezik a telefonrendszerbe és a megszokott melléken hívható.

A legfontosabb szabályok: alapvető szabály a Clean Desk Policy (Tiszta Asztal Elve). Az íróasztalt legkésőbb a nap végén teljesen le kell takarítani, az összes személyes holmit és a munkapapírokat el kell zárni a Caddy-be, vagy magunkkal kell vinni, hogy másnap abszolút tiszta asztal várja a következő használót. Ez persze azt is jelenti, hogy a lehető legtöbb anyagot digitalizálni kell, hiszen csupán egy Caddy áll a dolgozó rendelkezésére. Ha a dolgozók egy része kötetlen, a másik része kötött munkahelyen dolgozik, akkor vigyázni kell, hogy az utóbbiak tárolószekrény kapacitása ne legyen nagyobb, mint az előbbieké. Mindenki megközelítőleg egyforma tárolótérrel rendelkezzen. Ez azért is fontos, hogy a kötött munkahelyeken dolgozók is ügyeljenek a digitalizálásra, hogy ebből később ne legyenek kommunikációs problémák a munkatársak között.

Összefoglalás: a helyfüggetlen/kötetlen munkakörnyezet ma már a mindennapok része. A különböző területeken tevékenykedő, különböző méretű vállalatok ma már nagy számban alkalmazzák az átláthatóság, a kommunikáció és információ összeolvasztását magas szinten, mégis érzékeny, finom módon. Mit remélnek tőle? Versenyelőnyt, a terület jobb kihasználása, a folyamatok optimalizálása és a természetes mobilitás révén.


Ronnie Sambor, Brigitte Schedl-Richter