Kancelářský nábytek Bene

Kancelář je mrtvá – ať žije kancelář!

Desk sharing, business club, hot-desking a flexible office – tato slova se již velmi dobře etablovala v naší slovní zásobě. Koncepce, které stojí za těmito slovními spojeními, dokazují, jak velmi se náš pracovní svět změnil, lhostejno ve které části světa sedíme nebo ve kterém odvětví pracujeme. Kdo však věří, že tento vývoj začal teprve před několika lety, ten se mýlí. První náznaky se objevily a byly realizovány již před více než dvěma desetiletími. Největší společný jmenovatel: neteritoriální práce.


Od telepráce k neteritoriální kanceláři

Na počátku byla – jako tak často v našem vysoce industrializovaném světě – ropa. Aby zaměstnanci nemuseli vzhledem ke stoupajícím cenám ropy a krátícím se zdrojům tak často jezdit tam a zpět, vznikly v 70. letech v USA první formy telepráce, od satelitní kanceláře až po home office. V kombinaci s technickými inovacemi, které od 80. let revolučně změnily a stále mění naši celkovou strukturu komunikace, byl položen základní kámen.
Koncepce neteritoriální kanceláře se vrací k překvapivě jednoduchému poznání, že pracoviště nemusí být nutně vlastní stůl s obsazením "nine-to-five". V mnoha případech zůstávají pracoviště podle zkušeností dlouhý čas prázdná – ať už z důvodu mobilní práce mimo kancelář, používání jiných interních prostor, meetingů, dovolené, nebo pracovní neschopnosti zaměstnanců. Ekonomicky efektivní využití stávající kancelářské plochy bylo tenkrát, stejně jako je dnes, jedním z nejdůležitějších důvodů pro zavedení neteritoriální kanceláře.


Funkce se mění

Navíc se ukázalo, že je výhodnější pro různé úkoly poskytnout různá pracovní prostředí. Přibližně před 30 lety panovalo ještě přesvědčení, že kancelářské pracoviště by mělo být uspořádáno tak, aby se hodilo pro pokud možno velký počet různých činností. To však s sebou neslo výsledek, že pak tato pracoviště nebyla pro žádnou z činností skutečně optimální – a nenabízela nejlepší předpoklady ani pro plné soustředění, ani pro interakci. Potřeba místa byla navíc relativně vysoká a na každém pracovišti muselo být k dispozici rozsáhlé technické vybavení.

V polovině 80. let nastala základní změna myšlení: V Harvard Business Review vyšel v březnu 1985 článek "Your office is where you are". Autoři, Stone a Luchetti, zde předložili skutečně revoluční koncepci. Neorientovala se již na jednotlivá pracoviště, zabývala se naopak takovými místy, na kterých se práce opakovaně vyřizovala mimo vlastní pracovní stůl. A právě tato "jiná" místa – místa setkávání, projektová pracoviště, klidná uzavřená oddělení pro soustředěnou práci atd. – byla nyní utvářena a získala onu pozornost, která byla doposud věnována pouze osobnímu pracovišti.
Dnes je v pokračování této koncepce mnoho work spaces optimalizováno pro určité funkce. Šetří se tím prostor a uživatel si může pro svou práci vyhledat to nejvhodnější prostředí. Včetně mobility.


Pionýři neteritoriální kanceláře

V 80. letech mimoto odstartovala řada vědeckých programů, které zkoumaly působení technologických vynálezů na plánování kancelářských prostor. Mnoho z nich probíhalo v IT podnicích nebo jimi bylo vyvoláno. A byly to většinou ty samé podniky a instituce z IT branže, které jako první okolo roku 1990 velkoplošně použily různé variace neteritoriálních kanceláří, např. IBM, Digital Equipment Company (v roce 1998 převzata Compaq a od roku 2002 u Hewlett-Packard) nebo Shimizu Institute of Technology v Tokiu. Pro tyto vize kanceláří byly jmenované společnosti předurčeny svým každodenním obchodem využívajícím techniku, svou vysokou mobilitou a dostatečně velkým počtem zaměstnanců.

Velký třesk však v důsledku toho nenastal. Neteritoriální práce zůstala v podstatě omezená na velké podniky v oblasti IT nebo consultingu a široká veřejnost ji vnímala spíše kriticky.


Stále mobilnější

Vše je jinak v Y2K: V roce 2003 provedl Fraunhofer Institut uživatelskou studii Office 21 a výrazným způsobem v ní ukázal, jak mobilním a flexibilním se stal náš pracovní svět. Jen něco přes 39,4 procenta dotázaných nyní odpovídalo stacionárnímu pracovnímu typu, tedy takovému, který pracuje převážně u svého pracovního stolu. Téměř stejně velký byl podíl těch, kteří se sice zdržovali v kanceláři, ale byli v ní činní na různých místech. Přibližně 23 procent pracovalo relativně často mimo podnik. Na kancelářské firmy orientované na týmovou práci a telepráci pohlížela studie jako na nejprogresivnější a neteritoriální koncepce kanceláří hodnotila jako nadprůměrné v jejich schopnostech vývoje.

Nové vědecké práce, jako studie vytvořená v roce 2009 pro Bene "Space for Thought" Helen Hamlyn Research Centre (Royal College of Art, Londýn) na téma knowledge workers, dopodrobna prohlubují poznatky o jejich mobilitě. Ze čtyř definovaných pracovních typů je minimálně gatherer a navigator ideálním kandidátem na neteritoriální kancelář. Také connector využívá své osobní pracoviště jen polovinu času.


Aplikovaná psychologie

To, co někdy komplikuje realizaci neteritoriálních kanceláří, se většinou odehrává na emocionální úrovni. Jednotlivec v konečném důsledku ztrácí své zabydlené místo, a musí se tak do určité míry vzdát i privátní sféry. I dnes je stále zapotřebí mimořádně opatrný postup a dobrý change management, když má proběhnout změna z "vlastního" pracovního prostoru na office space se střídavě využívanými pracovišti. A dále: V centru dění nesmějí stát pouze plošně ekonomické výhody, pociťovaná "ztráta" vlastního pracoviště musí být spíš vyrovnána jinými nabídkami – například různými atraktivními zónami a oblastmi, které se přizpůsobí individuálním pracovním úkolům nebo umožní ústup a odpočinek. Patří sem také nabídka fitness prostor, kafeterií, zón pro rozhovory a mnoho dalšího. Realizace úspory místa optimalizovaná podle výpočtů, bez respektování mentálních potřeb zaměstnanců, vůbec nefunguje. Na to upozornil Dieter Lorenz, profesor ekonomiky práce na odborné vysoké škole v Gießenu, již v roce 2001: "80 procent nákladů na pracoviště jsou náklady na osoby, přibližně 8 procent náklady na prostor. Nemá smysl frustrovat 80 procent pro nepatrnou úsporu místa." Lorenz přesto zdůrazňuje budoucí velký potenciál neteritoriálních kanceláří.


Nezdařený experiment

Jinými slovy: Zavedení neteritoriální kanceláře se také může skutečně, ale skutečně zvrtnout.
Příkladem je americká reklamní agentura Chiat/Day. Začátkem 90. let dostala renomovaná agentura konkurenci v nové generaci kreativních soupeřů. Tehdejší vedoucí firmy Jay Chiat rozhodl, že se musí udělat něco zcela nového pro modernizaci způsobu práce. Jeho vize: virtuální kancelář. Práce bez pevných pracovišť, bez papíru, prakticky bez úložného prostoru a osobních věcí. Kancelář jako druh college campus, s pohovkami a stoly sestavenými do skupin ve volném prostoru, bez buňkových kanceláří a osobních odpočinkových zón. Každý zaměstnanec měl ráno dostat pouze powerbook a mobilní telefon, po celý den pracovat na libovolném místě a přístroje večer opět odevzdat. Pro osobní věci a podklady byla k dispozici maličká skříňka. Před realizací o tom Chiat údajně hovořil zhruba se 100 zaměstnanci – nicméně nevzal jejich pochybnosti vážně, natolik byl přesvědčený o svém nápadu. V roce 1994 osídlili zaměstnanci novou kancelář v L.A. ...

Média koncepci "virtuální kanceláře" entuziasticky oslavovala, agentura byla jako předskokan branže na cestě k informační éře předmětem všech titulků. Skutečnost však vypadala jinak: Nespokojení uživatelé, kteří zoufale hledali volné stoly, trochu privátní sféry a prostor pro soustředěnou práci; kteří své podklady v nedostatku úložných prostor buď zastrčili někam do rohu, nebo je uskladnili v zavazadlových prostorech svých aut a běhali sem a tam, když je potřebovali přinést. Zaměstnanci, kteří se zamykali v několika málo uzavřených místnostech pro meetingy, aby mohli konečně pracovat v klidu, uživatelé, kteří se v kanceláři objevovali v nevhodnou dobu, aby ještě dostali powerbooky a mobily, protože jich bylo k dispozici příliš málo. Nakonec se mnozí už vůbec nedostali do kanceláře (což Chiat rovněž zamýšlel), ale mimo ni byli výrazně méně produktivní. A také v kanceláři bylo třeba nekonečně dlouho pobíhat sem a tam, když chtěl někdo konečně najít osobu, o které dříve věděl, kde se zdržuje – zkrátka: naprostý chaos.

Chiat se však nedal odradit a kancelář v New Yorku koncipoval spolu s italským architektem Gaetanem Pescem rovněž jako neteritoriální kancelář bez privátní sféry. S výraznými barvami, amorfními tvary a nanejvýš vyšperkovanými, ale zcela nepraktickými doplňky a vybavením získala kancelář mezi uživateli brzy špatnou pověst a přídomek "Disneyland". V médiích měla kancelář úspěch a přitahovala návštěvníky z celého světa, ale z hlediska techniky práce byla stejnou katastrofou jako kancelář v L.A.

Poté, co Chiat svou agenturu o rok později prodal společnosti Omnicon a ta svoji vlastní agenturu TBWA sloučila s Chiat/Day, byl se strašákem brzy konec. Některé inovace, např. vysoké technické standardy, rozmanitost a tendence k otevřené koncepci, byly sice převzaty, ale výstřelky byly zmírněny, především: Zaměstnanci opět získali prostory pro ústup a oblasti pro koncentrovanou práci. Od roku 1998 se kancelář v Los Angeles prezentuje jako inspirující městská krajina s "centrálním parkem", "hlavní ulicí", basketbalovým hřištěm, barem ze surfařských prken a začleněnými oblastmi pro týmovou práci a pracovišti. Mottem není "ven z kanceláře", nýbrž "žij v kanceláři". Také tato konkrétní realizace má sice několik chybiček (např. nedostatek oken), ale to už je úplně jiný příběh…


How to use

Přechod na neteritoriální kancelář je zpravidla o to účinnější, čím menší je podíl obsazenosti – tedy čím častěji uživatelé nepracují u svého osobního pracovního stolu. S neteritoriální kanceláří se optimalizuje vytížení pracovišť a snižuje jejich celkový počet (a tím potřeba místa) – jak moc, to závisí na mobilitě uživatelů. To vše je třeba předem individuálně a důkladně prozkoumat. Příliš malý počet psacích stolů způsobuje mrzutosti, neproduktivitu a vede ke ztroskotání celé koncepce.

Rovněž by nemělo zůstat u prostého desk sharingu, ale uvolněná plocha by měla být rozmanitě, funkčně a atraktivně uspořádána ve smyslu různých open spaces, alespoň zčásti s oblastmi pro týmovou práci, místnostmi pro meetingy, lounges, zónami pro setkávání, rekreačními oblastmi, buňkami pro myslitele atd. Nenucená krajina pro informace, obývání a komunikaci představuje motivující kompenzaci za ztrátu osobního pracoviště.

Pro rezervaci pracoviště se doporučuje buď hoteling software (k využití mimo kancelář), nebo se lze hlásit uvnitř na recepci. Nebo si zvolíte místo just-in-time. Každý uživatel má většinou v kanceláři zaparkovaný vlastní vozík, kam si ukládá podklady a osobní věci, a převeze si ho pak na zvolené pracoviště. Notebook a mobilní telefon jsou zde také. Pokud je ta možnost, uživatel se přihlásí na telefonu, takže je dosažitelný pod vlastní obvyklou provolbou.

Nejdůležitější pravidla v neteritoriální kanceláři: Na prvním místě je třeba zmínit Clean Desk Policy, která přikazuje: Nejpozději na konci pracovního dne musí být pracovní stůl kompletně uklizený, všechny vlastní materiály musejí být uložené do vozíku, popř. odnesené, tak aby příští uživatel opět našel volný stůl. To však také znamená, že by se mělo co nejvíc podkladů ukládat v digitální podobě, protože disponibilní úložný prostor je omezen na vozík. Ostatně: Pokud někteří zaměstnanci pracují neteritoriálně, zatímco jiní mají pevná místa, ti druzí by z hlediska úložného prostoru pokud možno neměli být zvýhodňováni. Všichni mají k dispozici (přibližně) stejně velký prostor. To je důležité i proto, aby rovněž uživatelé pevných pracovišť dbali na digitalizaci svých podkladů, tak aby mezi zaměstnanci nedocházelo k žádným komunikačním problémům.

Výsledek: Neteritoriální koncepce kanceláří dnes patří k všednímu dni. Profesionální a přesto citlivý druh spojení transparence, interakce a informací nyní využívá mnoho podniků všech velikostí a ve všech odvětvích. Co si od toho slibují? Náskok vůči konkurenci díky efektivnímu využití prostoru a optimalizaci procesů, včetně mobility...

Ronnie Sambor, Brigitte Schedl-Richter