Kancelársky nábytok Bene

Nový spôsob práce v spoločnosti Microsoft Rakúsko: Vysoký potenciál

Približne 4 500 m2 na troch poschodiach je rozdelených tak ako predtým. Kto však dnes vojde do vstupných priestorov viedenskej pobočky Microsoftu, nachádza sa v úplne novom svete. Celé prízemie je otvorenou zónou prístupnou pre zákazníkov a obchodných partnerov. Čo predtým kvôli existujúcim rámcovým podmienkam podprahovo znamenalo neustále bezpečnostné riziko, je teraz súčasťou priestorovej koncepcie – a svojou transparentnosťou a vysokou kvalitou prostredia vhodné pre najrôznejšie komunikačné situácia a stretnutia.


Predchádzajúce priestory už "mali svoje roky" / boli zastaralé

"Prečo sme sa pustili do tejto prestavby? Naším cieľom bola vyššia efektivita a lepší plošný manažment, aktualizácia technickej infraštruktúry a funkčnejšie a fungujúce priestory prispôsobené naším procesom a pracovným postupom", hovorí Alexandra Moser, vedúca biznis skupiny "Information Worker". "V priebehu rokov sa ukázalo, že sme v našich dovtedajších kancelárskych priestoroch síce mali celkovo dostatok miesta, ale k dispozícii bolo málo miestností napríklad pre menšie tímové porady. Alebo bol nedostatok oddelených priestorov pre samostatnú koncentrovanú prácu alebo nerušené telefonáty. Naproti tomu kaviareň bola stále preplnená, lebo to bolo jedno z mála miest, kde ste sa mohli spontánne stretávať v príjemnom prostredí."


Práca v 21. storočí

Súčasne bola prestavba kancelárií pre Microsoft však aj integrálnou súčasťou podnikovej vízie 2012. Tá ako hlavnú kompetenciu definovala poskytnutie optimálnych koncepcií a produktov pre prácu a komunikáciu v 21. storočí. "To znamená, že sme samozrejme potrebovali aj kancelárie, ktoré sa hodili k nám, k našej podnikovej filozofii otvorenej komunikácie resp. k našim predstavám o rýchlej dostupnosti, vysokej výkonnosti, inteligentnej orientácii na zákazníka. A samozrejme mali nové kancelárske priestory aj priťahovať talenty, vytvoriť miesto, kde človek chce pracovať", hovorí Moser.

A tu bolo možné perfektne využiť vlastné know-how na tému "Nový spôsob práce". Microsoft sa po celom svete už dlho zaoberá otázkami meniaceho sa sveta práce. Tieto výsledky sú koniec koncov základom pre vývoj vlastných produktov.
Preto boli aj nasledujúce predpoklady jasné: Dnešní vedomostní pracovníci potrebujú rámcové podmienky, ktoré na jednej strane umožňujú rozhovory, stretnutia a prepojenie, na druhej strane však aj súkromie a koncentráciu. Sú mobilní a konajú nezávisle od miesta. Význam fixného pracoviska je nahradený určitým druhom "kancelárskej základne" (office base), kanceláriou vo všeobecnosti ako východiskovým bodom pre infraštruktúru, komunikáciu a sociálne kontakty.


Koncepcia "WorkPlace Advantage"

Príslušná koncepcia Microsoftu sa nazýva "WorkPlace Advantage" a znamená optimálne pracovné prostredie ako výsledok determinantov priestor/technika/človek. V centre pozornosti je inovácia, produktivita a spokojnosť zamestnancov. Viac ako 50 pobočiek Microsoftu už vo svojich priestoroch zrealizovalo program WPA, individuálne prispôsobený konkrétnym požiadavkám miestnych biznis jednotiek resp. ich zamestnancov.


Časovo efektívne s ohľadom na zamestnancov

Pre viedenskú pobočku bol časový harmonogram šibeničný: Prvá projektová fáza sa začala v januári 2010. Na jar nasledovala verejná súťaž, v decembri bolo projektovanie a zadávanie ukončené. 30. júna 2011 začala prestavba, o 100 dní neskôr, 10. októbra 2011 bolo na programe oficiálne otvorenie.

Veľký význam malo od začiatku zaangažovanie zamestnancov. V tímoch a prostredníctvom koordinovaných interných ‚travel agents‘ boli vznesené požiadavky, analyzovali sa činnosti a naplánovali sa priestorové jednotky. Alexandra Moser: "Teraz máme v nových priestoroch flexibilné, avšak predsa len veľmi prakticky orientované typy miestností ako napr. ‚Call’ – malá priestorová jednotka pre koncentrovanú prácu a súkromie, miestnosti typu ‚Work’ – pre prácu v malých skupinách, ‚Meet‘ – klasické mítingové priestory alebo ‚Think’ – skutočné kreatívne miestnosti, opticky rozdielne tematizované, pre brainstorming alebo iné neformálne pracovné procesy".

Projektantskú podporu získal Microsoft Rakúsko v architektonickom štúdiu INNOCAD z Graz. "Pre nás bolo dôležité spolupracovať s partnermi, ktorí si vedia poradiť s naším ponímaním modernej vedomostnej práce resp. naším zadaním a ktorí majú skúsenosti s ‚novým spôsobom práce‘ ", vysvetľuje Moser.


My Office is where I am

Pre zamestnancov Microsoftu znamenala stavebná fáza nezvyčajný výnimočný stav. Veľká časť z nich sa presídlila do troch okolitých objektov resp. sčasti aj do "mobilných" kancelárií. Ich skúsenosti boli určite veľmi vzrušujúce v tom ohľade, ako a kde môže fungovať spontánna resp. samostatne zorganizovaná tímová práca. Vedome sa však počítalo s kapacitným oslabením kvôli dovolenkovému obdobiu a interným služobným cestám počas letných mesiacov.

Očakávania z nových kancelárií boli od začiatku veľké. Anketa medzi zamestnancami pred nasťahovaním ukázala všeobecné očakávanie, že bude možné vo vlastnej práci vyvinúť väčšiu kreativitu, dosiahnuť lepšiu rovnováhu medzi prácou a osobným životom, ale aj – prostredníctvom novej koncepcie obsadenosti, podľa ktorej len približne 15 percent zamestnancov má fixné alebo pridelené pracovisko – stráviť v kancelárii o jeden deň týždenne menej. Takýto vývoj by mohol mať vcelku zaujímavé dôsledky – napríklad v podobe nižšieho zaťaženia životného prostredia CO2 o 80 ton ročne menej. Ako zamestnávateľ pre High Potentials patria koniec koncov aj takéto kritériá k pracovným podmienkam orientovaným na zamestnancov...

Nasledujúce mesiace ukážu, či sa to celkovo oplatilo. Východiskové podmienky sa zdajú byť veľmi sľubné. Veď kvôli novej forme spolužitia v kancelárii sa dokonca vyvinuli vlastné pravidlá hry, aby sa s vysokou flexibilitou pracovalo efektívne. Okrem toho: Za prázdne šálky od kávy tak či tak zodpovedá každý sám.

Kto chce nový spôsob práce v Microsofte vidieť naživo, môže sa na webovej stránke www.dasneuearbeiten.at prihlásiť na prehliadku kancelárie.


Brigitte Schedl-Richter