Kancelársky nábytok Bene

Súrne hľadáme spoluhráčov!

Už dopredu vedela, ako to dnes bude prebiehať. Podobne predvídateľný ako takmer vojenská formácia fliaš minerálky na konferenčnom stole bol aj výsledok dnešnej porady predstavenstva. Včerajší rozhovor s M. vo výťahu trval síce iba štyri poschodia, ale obsahoval všetky podstatné informácie.

"Skoro ako deliaca čiara", prebehlo jej spontánne mysľou. O niekoľko minút vstúpia protagonisti do ringu. Bola si tým istá.


Čo sa deje?

Komunikácia je zaujímavá vec. Alebo poznáte ešte inú oblasť, ktorá je objektom pozorovania a zároveň nástrojom analýzy? Kde to, čo analyzujete, analyzujete pomocou toho, čo analyzujete??!! Pardon – nemali by sme to veľmi komplikovať. Zaoberajme sa radšej "čiastkovým aspektom", ktorý nás – či už súkromne alebo pracovne – dostatočne zamestnáva bez toho, aby sme filozofovali: často citovaný "komunikačný problém".

Zostaňme pri "firemnej komunikácii": on/ona sa čoraz viac sťažuje na nadmerný prísun informácií a dezinformácií, oveľa častejšie aj na nedostatočné informovanie. To je naozaj problém, ktorý môže siahať až k existenčným koreňom firmy.

Ale neboli by sme telom a dušou nášho bytia "komunikátormi", keby sme nehľadali východiská. Čo nezvláda formálna komunikácia vo firmách, uskutočňuje sa už dávno inou cestou. Neformálnej, často spontánnej výmene informácií, ktorá ovplyvňuje našu každodennú rutinu, sa preto konečne aj v kancelárii venuje príslušná pozornosť. V tomto ohľade sme o krok ďalej: Formálna a neformálna komunikácia v súlade – základ moderného manažmentu vedomostí.


Formálna komunikácia – poriadok & štruktúra

Je to vlastne úplne jednoduché: formálna komunikácia definuje presne kto, čo, kedy, kde a ako. Vďaka vopred danému programu je stretnutie orientované na výsledok. Je treba zohľadniť hierarchie v rámci skupiny a nie je čas na zbytočné odbočovanie od témy. Formálna komunikácia má – aj keď to slobodomyseľníci neradi priznávajú – nesporne svoju dôležitú pozíciu a je nevyhnutná: tu sa oficiálne, záväzne a písomne dokumentujú rozhodnutia a zadania úloh. Vyjasňujú sa stanoviská, formulujú sa ciele a rokuje sa o kompromisoch. Tu sa určuje program dňa a vytvára sa budúcnosť.


Hra na javisku stavanom na mieru.

Samozrejme si je každý vedomý toho, že toto je len špička ľadovca. Že okrem oficiálnych vyhlásení sa medzi zamestnancami uskutočňuje veľmi všestranná výmena informácií. Kto z nás už nemal na formálnej porade ten pocit, ak nie istotu, že ide o skúšané predstavenie, že diskusie a rozdielnosť názorov pôsobia ako strategicky vyvolané, reťaz argumentov vedie k predvídavým rozhodnutiam, ako by to všetko ovládala neviditeľná ruka. A aby v hre boli skutočné emócie, to sa stáva len veľmi zriedka.

Javisko pre aktérov ponúkajú klasické konferenčné a zasadacie miestnosti. Sú modernou arénou pre subtílne boje o moc a pre veľké exhibície. Okrem odborných stanovísk sa tu demonštrujú, upevňujú, rozkladajú a znovu a znovu overujú jednotlivé pozície.


Neformálna komunikácia – skúška veľkého predstavenia

Ak je to však len jedno veľké herecké predstavenie, kde sa potom píše jeho scenár, kde prebiehajú skúšky? Niekde medzi dverami, vo výťahu, v kuchynke alebo po skončení pracovnej doby prebieha výmena informácií podľa úplne iných pravidiel. Tu majú hierarchie iba periférny význam, osobné vzťahy a privátne záľuby, záujmy a sympatie spájajú ľudí zo všetkých oddelení a hierarchií do nových zoskupení.

Prekvapivé je, že neformálne štruktúry sú vo firme často dôležitejšie ako formálne, aj keď nie sú vždy viditeľné. Osobné vzťahy medzi zamestnancami ovplyvňujú pracovné procesy často viac, ako si myslíme. Fungujúca firma však nemôže existovať bez oboch.


Pridaná hodnota vzniká prepojením

V súčasnosti sa nachádzame v procese zmeny štruktúr, v prechode z priemyselnej doby k spoločnosti poznania. Poznatky sa medzičasom stali najdôležitejším faktorom produktivity. Avšak samotná informácia nemá žiadnu explicitnú hodnotu, musí byť najprv prepojená s vedomosťou. Hodnota sa čerpá z možnosti pospájať informácie navzájom a vygenerovať tak z nich pridanú hodnotu.

Skúsenosti ukazujú, že poznatky – a tento názor sa zdá byť novým – sa nedajú využívať nezávisle od nositeľa. Človek, ako hlavný procesor, je viac ako doteraz vnímaný vo svojom sociálnom prepojení. Jeho poznatky – čiže jeho potenciál spracovaných informácií – sú výsledkom komunikácie a skúseností.

Človek preto potrebuje aspoň dve úrovne, na ktorých môže komunikovať a svoje vstupné informácie pretvárať na poznatky: na jednej strane digitálne komunikačné formy bezbariérového získavania informácií, na druhej strane reálne miesta stretnutí, ktoré sú venované interaktívnej komunikácii a sociálnemu prepojeniu poznatkov.


Hosťovanie je žiadané

Preto sa vytváraniu neformálnych komunikačných zón v kanceláriách venuje oveľa viac pozornosti ako doteraz. Môžu podporiť výmenu informácií a emocionálne pôsobiť proti rastúcemu zhusťovaniu bežných pracovných miest, sprostredkovať zamestnancom hodnoty – a môžu prispievať k identifikovaniu sa s firmou.

Ak sa podarí tieto miesta ešte aj strategicky umiestniť tak, aby sa stretnutiam nedalo vyhnúť, vytvorila firma perfektné prostredie pre "analogické" siete. A využila šancu fungovať ako režisér komplexného javiskového predstavenia, v ktorom sú pozývaní na hosťovanie aj tí, čo sú "len" diváci.


Brigitte Schedl-Richter / Nicole Schemerl-Streben