Kancelársky nábytok Bene

Kancelária je mŕtva – nech žije kancelária!

Desk sharing, business club, hot-desking a flexible office – tieto výrazy sa už dávno etablovali v našom slovníku. Koncepcie, ktoré predstavujú, dokazujú, ako veľmi sa náš pracovný svet zmenil bez ohľadu na región alebo odvetvie. Kto si však myslí, že tento vývoj začal len pred niekoľkými rokmi, mýli sa. Prvé náznaky vznikali a realizovali sa už pred viac ako dvomi desaťročiami. Najväčší spoločný menovateľ: neteritoriálna práca.


Od telepráce k neteritoriálnej kancelárii

Na začiatku bola – ako tomu v našom industrializovanom svete často býva - ropa. Aby zamestnanci vzhľadom na zvýšené ceny ropy a ubúdajúce zdroje nemuseli tak často dochádzať do práce, vznikli v 70-tych rokoch 20. storočia v USA prvé formy telepráce, od satelitnej kancelárie až po domácu kanceláriu. V kombinácii s technickými novinkami, ktoré od 80-tych rokov revolucionalizovali celkovú komunikáciu, bol položený základný kameň.
Koncepcia neteritoriálnej kancelárie (NTK) vychádza z prekvapivo jednoduchého poznania, že pracoviskom nemusí byť nutne len vlastný stôl, ktorý je obsadený "od deviatej do piatej". V mnohých prípadoch bývajú pracoviská zo skúsenosti dlho neobsadené – či už z dôvodu mobilnej práce mimo kancelárie, využívania iných interných miestností, mítingov, dovolenky alebo choroby zamestnancov. Hospodársky efektívne využitie existujúcich kancelárskych plôch bolo vtedy a je aj dnes jedným z rozhodujúcich faktorov pre zavádzanie NTK.


Funkcie sa menia

Okrem toho sa ukázalo, že je zmysluplné poskytnúť rôzne pracoviská pre rôzne úlohy. Pred približne 30 rokmi sme boli ešte presvedčení, že kancelárske pracovisko musí byť usporiadané tak, aby bolo vhodné pre čo najväčší počet rôznych činností. To však znamenalo, že tieto pracoviská v skutočnosti neboli optimálne pre žiadnu z týchto činností – a neposkytovali najlepšie predpoklady ani pre úplnú koncentráciu, ani pre spoločnú prácu. Okrem toho boli plošné potreby relatívne vysoké a na každom pracovisku muselo byť k dispozícii rozsiahle technické vybavenie.

V 80-tych rokoch prišla elementárna zmena v zmýšľaní: V Harvard Business Review vyšiel v marci 1985 článok s názvom "Your office is where you are" (Tvoja kancelária je tam, kde si ty). Jeho autori, Stone a Luchetti, v ňom nastolili skutočne revolučnú koncepciu. Už sa neorientovala na samostatné pracovisko, ale zaoberala sa priestormi, v ktorých sa čoraz častejšie pracovalo mimo vlastného písacieho stola. A presne tieto "iné" priestory – priestory na stretávanie, projektové pracoviská, uzavreté tiché priestory pre koncentrovanú prácu atď. – sa teraz začali vytvárať a dostalo sa im pozornosti, ktorú doteraz mali len individuálne pracoviská.
V súčasnosti sa táto koncepcia ďalej vyvíja a v dôsledku toho boli mnohé pracoviská optimalizované pre určité funkcie, čím sa šetrí miesto a užívateľ si môže vybrať príslušné prostredie najvhodnejšie pre svoju prácu. Vrátane mobility.


Pionieri NTK

V 80-tych rokoch začalo okrem toho množstvo výskumných programov, v rámci ktorých sa skúmali vplyvy technologického vývoja na projektovanie kancelárskych priestorov. Mnohé z nich prebiehali vo firmách v oblasti IT alebo ich tieto firmy zadávali. A boli to väčšinou tie isté firmy a inštitúcie z oblasti IT, ktoré okolo roku 1990 po prvý raz plošne zavádzali rôzne varianty NTK, ako napríklad IBM, Digital Equipment Company (v 1998 prevzatá spoločnosťou Compaq a od 2002 súčasťou Hewlett-Packard) alebo Shimizu Institute of Technology v Tokiu. Pre tieto vízie kancelárií boli tieto firmy predurčené vďaka svojej každodennej činnosti so vzťahom k technike, vysokej miere mobility a dostatočnému počtu zamestnancov.

Veľký tresk sa však nekonal. Neteritoriálna práca zostala v podstate obmedzená na veľké firmy v oblasti IT alebo konzultingu a široká verejnosť ju prijala skôr kriticky.


Rastúca mobilita

Všetko sa zmenilo v roku 2000: V roku 2003 zrealizoval Fraunhofer Institut užívateľskú štúdiu Office 21 a v nej sa jasne preukázalo, akým mobilným a flexibilným sa náš pracovný svet stal. Už len 39,4 percent opýtaných zodpovedalo stacionárnemu pracovnému typu, čiže tomu, ktorý pracuje prevažne pri svojom písacom stole. Takmer rovnako veľká bola skupina tých, ktorí sa síce nachádzajú v práci, pracujú tam však na rôznych miestach. Približne 23 percent pracovalo relatívne často mimo firmy. Tímové kancelárske formy a telepráca boli v štúdii považované za najvhodnejšie pre budúcnosť, neteritoriálne kancelárske koncepcie boli odhadnuté ako formy s nadpriemerným potenciálom rozvoja.

Novšie výskumy ako napríklad štúdia z roku 2009 pod názvom "Space for Thought" (priestor pre myšlienky) výskumného centra Helen Hamlyn Research Centres (Royal College of Art, Londýn) na tému Vedomostní pracovníci, vypracovaná pre spoločnosť Bene, do detailov prehlbujú poznatky o mobilite vedomostných pracovníkov. Zo štyroch definovaných pracovných typov sú minimálne gatherer (zberateľ) a navigator (navigátor) ideálnymi kandidátmi pre NTK. Aj connector (sprostredkovateľ) využíva svoje osobné pracovisko len z polovice.


Aplikovaná psychológia

Čo však sťažuje realizáciu kancelárií NTK, sa väčšinou odohráva na emocionálnej úrovni. Jednotlivec koniec koncov stráca svoje miesto a musí sa tak do určitej miery vzdať svojej súkromnej sféry. Ešte aj dnes je potrebný absolútne opatrný prístup a manažment dobrých zmien, ak sa má "vlastné" pracovisko zmeniť na kancelársky priestor so striedavo využívanými pracoviskami. A: V centre pozornosti nesmú byť iba plošné ekonomické výhody, ale citeľná "strata" vlastného pracoviska sa musí nahradiť inou ponukou – ako napríklad rôznymi atraktívnymi zónami a priestormi, ktoré sa prispôsobujú individuálnym pracovným úlohám alebo poskytujú pokoj a rekreáciu. Patria sem napríklad aj také ponuky ako napríklad fitness priestory, kaviarne, zóny pre rozhovory a mnoho ďalších. Realizácia matematicky optimalizovanej úspory plochy bez ohľadu na mentálne potreby zamestnancov vôbec nefunguje. Na to už v roku 2001 upozornil Dieter Lorenz, profesor pre pracovné vedy na odbornej vysokej škole v Gießen: "80 percent nákladov na pracovisko sú personálne náklady, približne 8 percent náklady na priestory. Nemá veľmi zmysel frustrovať tých 80 percent, aby sa ušetrilo trocha priestoru." Avšak aj Lorenz zdôrazňuje budúci veľký potenciál neteritoriálnych kancelárií.


Nepodarený experiment

Inými slovami: Zavádzanie kancelárií NTK sa môže aj podariť, aj nepodariť.
Príkladom je americká reklamná agentúra Chiat/Day. Začiatkom 90-tych rokov sa objavila nová generácia kreatívnych konkurentov tejto renomovanej agentúry. Vtedajší riaditeľ firmy Jay Chiat rozhodol, že treba urobiť niečo úplne nové, čo by zmodernizovalo spôsob práce. Jeho vízia: virtuálna kancelária. Práca bez fixných pracovísk, bez papiera, prakticky bez úložných priestorov a osobných vecí. Kancelária ako akýsi druh priestorov umeleckej vysokej školy, pohovky a stoly usporiadané do skupín v otvorenom priestore, bez bunkových kancelárií a privátnych zón. Každý zamestnanec mal ráno dostať iba notebook a mobilný telefón, cez deň pracovať na ľubovoľnom mieste a technické zariadenia večer znovu vrátiť. Pre osobné veci a materiály bola k dispozícii iba jedna maličká skrinka. Pred realizáciou Chiat údajne o tom diskutoval s približne 100 zamestnancami – avšak nevzal do úvahy ich obavy, nakoľko bol tak veľmi presvedčený o svojom nápade. V roku 1994 sa zamestnanci nasťahovali do nových priestorov v L.A. ...

Mediálne bola koncepcia "virtuálnej kancelárie" entuziasticky oslavovaná, agentúra sa ako priekopník odvetvia na ceste k informačnej ére objavila vo všetkých titulkoch. Skutočnosť však bola iná: Nespokojní užívatelia, ktorí zúfalo hľadali voľné stoly, trochu súkromia a priestory na koncentráciu; ktorí svoje materiály z dôvodu nedostatku úložných priestorov buď ukrývali kdesi v kúte alebo odkladali v kufroch svojich áut a vybiehali von zakaždým, keď ich potrebovali. Zamestnanci, ktorí sa zamykali v tých niekoľko málo uzavretých mítingových miestnostiach, aby mohli konečne pokojne pracovať, užívatelia, ktorí sa v kancelárii zjavili v neobvyklý čas, aby sa ešte dostali k notebookom a telefónom, ktorých počet bol obmedzený. Nakoniec mnohí z nich do kancelárie ani neprišli (čo Chiat tiež zamýšľal), avšak mimo pracoviska bola ich produktivita výrazne nižšia. A aj v práci museli veľmi dlho chodiť, aby konečne našli určitú osobu, hoci predtým presne vedeli, kde sa nachádza – stručne povedané: absolútny chaos.

Chiat sa však nedal odradiť a spoločne s talianskym architektom Gaetanom Pescem vytvoril kanceláriu v New Yorku tiež ako NTK bez súkromnej sféry. S výraznými farbami, amorfnými formami a veľmi hravými, avšak absolútne nepraktickými doplnkami a znakmi bola táto kancelária medzi užívateľmi čoskoro označovaná za "Disneyland". Mediálne to bolo účinné a priťahovalo to návštevníkov z celého sveta, ale z hľadiska práce to bola rovnaká katastrofa ako kancelária v Los Angeles.

Po tom, ako Chiat o rok neskôr svoju agentúru predal spoločnosti Omnicon a tá spojila vlastnú agentúru TBWA s agentúrou Chiat/Day, tento strašiak čoskoro pominul. Zopár inovácií ako napríklad vysoký technický štandard, rôznorodosť a tendenčne otvorené usporiadanie boli síce neskôr prevzaté, rôzne výstrelky však boli zmiernené, a najmä: Zamestnanci znovu dostali uzavretejšie miestnosti a priestory pre koncentrovanú prácu. Od roku 1998 sa kancelária v Los Angeles prezentuje ako inšpirujúce mestské prostredie s "Central Park", "Main Street", basketbalovým ihriskom, barom zo surfových dosiek a zaškatuľkovanými tímovými priestormi a pracoviskami. Motto nie je "Von z kancelárie", ale "Ži v kancelárii". Síce aj táto konkrétna realizácia má niekoľko nevýhod (napr. nedostatok okien), ale to je už o inom…


Návod na použitie

Zmena na NTK je spravidla o to účinnejšia, čím menšia je miera obsadenosti – takže čím častejšie užívatelia nepracujú pri svojom pracovnom stole. S kanceláriou NTK sa optimalizuje vyťaženie pracovísk a znižuje sa celkový počet pracovísk (a tým aj plošná potreba) – do akej miery, to závisí od mobility užívateľov. To treba vopred individuálne a dôkladne zvážiť. Príliš nízky počet písacích stolov spôsobuje hnev, neproduktívnosť a celá koncepcia preto stroskotáva.

Nemalo by však zostať len pri klasickom "desk sharing" (zdieľanie stolov), ale uvoľnená plocha by sa mala aspoň sčasti využívať v zmysle všestranného otvoreného priestoru (open space) a usporiadať rôznorodo, funkčne a atraktívne v podobe tímových priestorov, mítingových miestností, jedální, stretávacích priestorov, oddychových zón, "mysliteľských" buniek atď. Nenútený informačný, obytný a komunikačný priestor je motivujúcim protipólom k strate osobného pracoviska.

Na rezervovanie pracoviska sa odporúča buď hotelingový softvér (využiteľný mimo kancelárie) alebo prihlásenie sa vo firme na recepcii. Alebo si vyberiete pracovisko just-in-time. Každý užívateľ má väčšinou vlastnú skrinku na kolieskach (caddy) na uschovanie materiálov a osobných vecí v kancelárii a v prípade potreby ju presunie na vybrané pracovisko. Laptop a mobilný telefón má tak či tak každý k dispozícii. Ak je možnosť, prihlási sa užívateľ do firemnej telefónnej siete, aby ho bolo možné zastihnúť na jeho obvyklej klapke.

Najdôležitejšie pravidlá NTK: Najprv pravidlo čistého stola (clean desk policy), ktoré hovorí: Najneskôr na konci pracovného dňa musí zamestnanec príslušný pracovný stôl kompletne upratať, všetky osobné materiály uložiť do skrinky resp. vziať so sebou, aby ďalší užívateľ znovu našiel úplne voľný stôl. To však znamená aj to, že čo najviac materiálov by malo byť v digitalizovanej podobe, lebo úložný priestor v skrinke je obmedzený. Mimochodom: Ak niektorí zamestnanci pracujú neteritoriálne, zatiaľ čo iní majú fixné pracoviská, nemali by tí druhí byť podľa možnosti uprednostňovaní ohľadne úložného priestoru. Všetci by mali mať k dispozícii (približne) rovnaký úložný priestor. To je dôležité aj preto, aby užívatelia fixných pracovísk dbali na to, že svoje materiály by mali tiež digitalizovať, aby nedochádzalo ku komunikačným problémom medzi zamestnancami.

Záver: Neteritoriálne kancelárske koncepcie sú dnes bežné. Zlúčenie transparentnosti, interakcie a informovanosti veľmi profesionálnym a predsa citlivým spôsobom medzičasom využíva množstvo firiem všetkých odvetví a veľkostí. Čo si od toho sľubujú? Konkurenčnú výhodu prostredníctvom plošnej efektívnosti a optimalizácie procesov, vrátane mobility...

Ronnie Sambor, Brigitte Schedl-Richter