Vis-à-vis of rug aan rug?
Meer dan een kwestie van uitzicht!
Een ergonomische bureaustoel? Natuurlijk, heb ik! De eigen werkplek functioneel vormgegeven? Uiteraard. Een kantoorlay-out die de mogelijkheid biedt voor teamwerk evenzo als voor geconcentreerd individueel werk? Hm, nou ja…
De mens wordt bepaald door tegelijkertijd individu en sociaal wezen te zijn. Dit toont zich ook in het kantoor: vaak gebruikt men niet alleen geïsoleerd een bepaalde werkplek, maar de gehele ruimte, die wederom een groot aantal aan raakpunten toont - niet in de laatste plaats met vrouwelijke en mannelijke collegae. Een bewuste vormgeving van de kantoorlay-out met inachtneming van de sociaalpsychologische zienswijze zal zowel mede welbevinden en prestatievermogen positief beïnvloeden.
Communicatie en concentratie
Nabijheid en afstand, spanning en ontspanning, communicatie en concentratie vormen de polen waartussen het werken op kantoor zich beweegt. Telkens in overeenstemming met de activiteiten en behoeftes moet er bij de vormgeving van het kantoor naar het juiste evenwicht worden gezocht. Het staat buiten kijf, dat de kantoorlay-out daarbij een belangrijke rol toebedeeld krijgt.
Nu vertonen de klassieke "vis-à-vis"-rangschikking in de dubbele werkplek (T-layout) en de zitrangschikking "rug aan rug" (U-layout) geheel verschillende kwaliteiten. De positie "vis-à-vis" is fantastisch als zij niet dwangmatig is, maar uitdrukking van actieve en positieve aandacht ten tijde van gewenste communicatie. Maar niets weet de mens meer af te leiden dan de mens. Daarentegen zorgt de rangschikking "rug aan rug" voor die "beschermde" ruimte die nodig is voor retraite en ongestoord werken.
Gewilde en ongewilde communicatie
In de huidige, complexe kantoorwereld bestaat een grote behoefte aan afstemming, besprekingen en uitwisseling van informatie waardoor een rationeel kantoorbedrijf pas mogelijk wordt. Het openen van alle communicatielijnen, zodat iedereen met elkaar onbelemmerd contact zou kunnen opnemen – visueel, akoestiek of door gebaren –, zou echter erg storend werken. Men zou vaak bij het werk afgeleid of zelfs van het werk afgehouden worden. Zitten medewerkers in de T-layout tegenover elkaar, dan zijn wederzijdse invloeden en storingen niet te vermijden. Er vindt een groot aantal onbewuste blikwisselingen en waarnemingshandelingen plaats, arbeidsonderbrekingen zijn het gevolg.
Evenwel vereisen geconcentreerde werkzaamheden een mogelijk grote mate aan ongestoordheid – zoals bijvoorbeeld het werken aan een beeldscherm, commercieel en technisch onderzoek, foutgevoelige controlewerkzaamheden of onderhandelingen aan de telefoon.
Studies van het Fraunhofer-Instituut voor arbeidswetenschap en organisatie bewijzen, dat er in de T-layout met de zitpositie "vis-à-vis" tot wel drie uur per dag storende invloeden optreden door telefoongesprekken en besprekingen. Refa-studies tonen aan, dat in de T-layout 60% van alle medewerkers klagen over een hoog geluidsniveau in het kantoor.
Kiezen is moeilijk
Dat spreekt voor zich: het kantoor is tegenwoordig een plaats met een buitengewoon breed spectrum aan bezigheden. Daarvoor kan er niet slechts één geschikte kantoorlay-out bestaan. Bij de keuze van de juiste lay-out moet worden ingegaan op de verscheidenheid van de opgaven, op de aanwezige structuren en vooral op de menselijke behoeftes en wensen. Alleen zo kan een optimale bevolking van de kantooroppervlakken gepland worden – en effectiviteit, gezondheid en motivatie van de medewerkers stimuleren.
Kort & bondig in het overzicht
Traditioneel "vis-à-vis": Ondanks de dynamische ontwikkelingen bij het thema kantoorvormgeving oriënteert de bevolking van de kantoorruimtes zich nog altijd overwegend aan de T-lay-out. De klassieke "vis-à-vis"-blokrangschikking in de dubbele werkplek kent een lange traditie: zij gaat terug naar tijden, waarin men tegenover elkaar stond aan de dubbele hoge lessenaar wegens het gemeenschappelijke gebruik van de inktpot. Deze rangschikking is geschikt voor gewilde communicatie, bevordert echter ook ongewilde contacten - en doet daarom met het oog op optische en akoestische storingsvrijheid onder voor de U-layout.
Ongestoord "rug aan rug": Deze zitpositie maakt ongestoord, geconcentreerd werken mogelijk. Grotere zitafstanden kunnen het geluidsniveau bij telefoongesprekken reduceren. Ook storende invloeden bij besprekingen met derden worden verminderd. Bij de vormgeving van het kantoor in de U-layout mag echter geenszins de oerbehoefte van de mens naar een beschermde rug niet worden onderschat. Niemand vindt het aangenaam, als er plotseling iemand achter hem staat. Alleen al de mogelijkheid, dat een dergelijke situatie zich zou kunnen voordoen zorgt ervoor dat wij ons ongemakkelijk voelen. Een rugdekking geeft ons grote psychologische zekerheid. Daarom moet in de U-layout het binnenbereik zeer zorgvuldig vormgegeven worden. De kwaliteit van de U-layout verhoogt zich duidelijk, als het bereik in de rug van de medewerkers bijvoorbeeld met sideboards wordt beschermd en tegenover elkaar begrensd. Bovendien bieden kasten in de rug niet alleen voldoende plaats voor persoonlijke opslagruimte en veelvuldig gebruikte stukken, maar zijn ook geschikt – op de juiste hoogte – voor afstemmende gesprekken met medewerkers, zelfs staand. Rugdekking, rugvriendelijk!
Brigitte Schedl-Richter
