Bene-kantoormeubilair

Medespelers dringend gezocht!

Zij wist het al van tevoren, wat zich daar vandaag zou afspelen. Net zo precies als de flessen mineraalwater op de conferentietafel een bijna militaire formatie vormden, was het resultaat van de huidige bestuursvergadering voorspelbaar. Het gesprek met M. gisteren in de lift had weliswaar maar vier verdiepingen geduurd, maar alle wezenlijke achtergrondinformatie bevat.

"Het ziet er bijna uit als een blokkade", schoot haar spontaan te binnen. Over een paar minuten zouden de protagonisten de ring betreden. Ze was vol vertrouwen.


What´s up?

Communicatie is best interessant. Of kent u nog een gebied, dat zowel waarnemingsobject als analysegereedschap is? Waarbij u dat wat u analyseert, samen analyseert wat u analyseert??!! Sorry – wij moeten het niet te gecompliceerd maken. Laten wij ons liever bezighouden met een’"deelaspect" ervan, dat ons – zij het privé of professioneel - al genoeg bezighoudt, zonder eerst te filosoferen: het vaak erbij gehaalde "communicatieprobleem".

Blijven wij eens in de hoek van de "bedrijfscommunicatie": Man/vrouw klaagt steeds meer over te veel informatie en desinformatie en nog vaker over gebrek aan informatie. Dat is inderdaad een probleem, dat tot aan de existentiële wortels van een onderneming kan gaan.

Maar wij zouden niet in iedere vezel van ons wezen "communicatieve wezens" zijn, als wij geen uitwegen zouden zoeken. Waartoe de formele communicatie binnen bedrijven niet in staat is, gebeurt al lang langs andere wegen. De informele, vaak spontane uitwisseling, die ons dagelijks leven vorm geeft, krijgt daarom ook eindelijk op kantoor de nodige aandacht. In zoverre zijn wij een heuse stap verder: Formele en informele informatie in balans – de basis voor modern kennismanagement.


Formele communicatie – geregeld & gestructureerd

Eigenlijk is het heel eenvoudig: Formele communicatie definieert precies Wie, Wat, Wanneer, Waar, Hoe. Een vastgelegde agenda maakt de bijeenkomst resultaatgericht. Er moet rekening worden gehouden met hiërarchieën binnen de groep en er is nauwelijks tijd om van het thema af te wijken. Formele communicatie heeft – ook al willen vrije geesten dit niet graag toegeven – twijfelloos haar waarde en is onontbeerlijk: Hier worden beslissingen en taakverdelingen officieel, bindend en schriftelijk gedocumenteerd. Standpunten duidelijk gemaakt, doelen geformuleerd en compromissen gesloten. Hier wordt de oplossing van de dag bekend gemaakt en de toekomst vormgegeven


Een toneelstuk op een tailor-made toneel.

Natuurlijk weet een ieder, dat dit slechts het topje van de ijsberg is. Dat er naast de officiële statements ook een veelgelaagde uitwisseling tussen de medewerkers plaatsvindt. Wie had in een formele meeting niet al het gevoel – als niet de zekerheid, dat het hierbij om een goed ingestudeerd toneelstuk gaat. Discussies en meningsverschillen worden strategisch geplaatst, argumentatiereeksen leiden als door een magische kracht gestuurd tot besluiten, die voorspelbaar aanvoelen. Zelden baant echte emotie zich een vrije weg.

Het toneel voor de acteurs bieden klassieke conferentie- en meetingruimtes. Zij zijn de moderne arena voor subtiele machtstrijd en het grote vertoon. Naast vakgerelateerde besluiten worden hier posities gedemonstreerd, gevestigd, gedemonteerd en steeds weer op de proef gesteld.


Informele communicatie – de generale repetitie voor het grote optreden

Als dat nu echter het grote optreden is, waar wordt dan het draaiboek geschreven en waar wordt de generale repetitie gehouden? Ergens in de gauwigheid, in de lift, in de kantine, of na officiële kantoortijden vindt de uitwisseling volgens geheel andere regels plaats. Hier gelden hiërarchieën amper, persoonlijke relaties en privévoorkeuren, interesses en neigingen brengen mensen dwars door alle afdelingen en hiërarchieën heen willekeurig bijeen tot nieuwe groeperingen.

Her verrassende: Informele structureren zijn in een onderneming veelal belangrijker dan de formele, ook als zijn zij niet altijd te zien. Persoonlijke relaties tussen medewerkers beïnvloeden het werkverloop vaak sterker dan wordt aangenomen. Een functionerende onderneming kan noch zonder het één noch zonder het ander.


Meerwaarde door vernetting

Thans bevinden wij ons te midden van een structurele ommezwaai in de overgang van het industriële tijdperk naar de kennismaatschappij. Kennis is inmiddels bevorderd tot de belangrijkste productieve factor. Maar alleen informatie heeft nog geen expliciete waarde, zij moet eerst worden vernet tot kennis. De toegevoegde waarde resulteert uit de mogelijkheid om informaties ten opzichte van elkaar in verband te brengen en daaruit een meerwaarde te genereren.

De ervaring leert, dat kennis – en dit inzicht klinkt nieuw—niet los van de drager gebruikt kan worden. De mens als wezenlijke processor wordt sterker dan ooit waargenomen in zijn sociale vernetting. Zijn kennis – dus zijn potentieel aan verwerkte informatie – is resultaat van communicatie en ervaring.

De mens heeft ten minste twee niveaus nodig waarop hij vernet interactief kan zijn en zijn informatie-input kan omfunctioneren tot kennis: enerzijds de digitale communicatievormen van het barrièrevrije inwinnen van informatie en anderzijds reële plaatsen voor ontmoeting, die gewijd zijn aan interactieve communicatie en sociale vernetting van kennis.


Gastoptredens gevraagd

Daarom verdient de vormgeving van informele communicatiezones op kantoren meer dan ooit de aandacht. U kunt de uitwisseling stimuleren en de toenemende compressie van traditionele werkplekken emotioneel te gemoetkomen, de medewerkers waardering meegeven – en zij kunnen de identificatie met het bedrijf oprichten.

Lukt het ook nog, om deze plaatsen strategisch zo te plaatsen, dat ontmoetingen onvermijdelijk zijn, dan heeft het bedrijf de perfecte setting voor het 'analoge’ netwerken gecreëerd. En de kans waargenomen, als regisseur van een complex toneelstuk te fungeren, waarin ook "slechts" tot dusverre toeschouwers worden uitgenodigd voor gastoptredens.


Brigitte Schedl-Richter / Nicole Schemerl-Streben