Bene-kantoormeubilair

Het kantoor is dood - lang leve het kantoor!

Desk Sharing, Business Club, Hot-Desking en Flexible Office – deze termen zijn al vast onderdeel van onze woordenschat. De achterliggende concepten tonen hoezeer onze werkambiance is veranderd, ongeacht in welk deel van de wereld wij ons bevinden of in welke branche wij werkzaam zijn. Wie echter denkt, dat deze ontwikkeling pas een paar jaar geleden is begonnen, vergist zich. De eerste aanzetten werden al meer dan twintig jaar geleden ontwikkeld en ook gerealiseerd. De grootste gemene deler: non-territoriaal werken.


Van het telewerk naar het non-territoriale kantoor

Het begon allemaal - zoals wel vaker in onze hoog-industriële wereld - met olie. Zodat werknemers met het oog op de hogere olieprijs en toenemende schaarste van de ressources niet zo vaak op en neer hoefden te reizen, kwamen in de VS in de jaren '70 van de vorige eeuw de eerste vormen op van telewerk, van het satelliet-kantoor tot aan het home office. In combinatie met technische innovaties, die sinds de jaren '80 van de vorige eeuw zorgden voor een revolutie binnen de gehele structuur van onze communicatie, was de basis gelegd.
Het concept van het non-territoriale kantoor (NTK) grijpt terug op het eenvoudige inzicht, dat een workplace niet noodzakelijkerwijze een eigen tafel moet zijn, die "nine-to-five" bezet is. Zoals de ervaring leert staan werkplekken veelal lange tijd leeg – zij het door mobiele werkzaamheden buiten het kantoor, gebruik van andere interne ruimtelijke faciliteiten, meetings, vakanties of ziekteverlof van de medewerkers. Het economisch efficiënte gebruik van de aanwezige kantoorruimte is als destijds één van de belangrijkste redenen voor het invoeren van een NTK.


Functies zijn aan verandering onderhevig

Bovendien is gebleken dat het zinvol is voor verschillende taken verschillende werkambiances ter beschikking te stellen. Een jaar of 30 geleden was men er nog stellig van overtuigd, dat een werkplek op kantoor zodanig vormgegeven moest worden, dat hij voor zoveel mogelijk verschillende bezigheden geschikt zou zijn. Consequentie daarvan was, dat deze werkplekken voor geen enkele bezigheid echt optimaal waren - en ook niet de voorwaarden boden voor volledige concentratie of voor interactie. Bovendien was de ruimtelijke behoefte erg groot en er moest op iedere plek een uitgebreide technische voorziening ter beschikking staan.

Medio jaren '80 was er sprake van een elementaire herbezinning: in het Harvard Business Review verscheen in maart 1985 het artikel "Your office is where you are". De auteurs, Stone und Luchetti, legden daarin een concept op tafel, dat waarachtig revolutionair was. Het oriënteerde zich niet meer aan de afzonderlijke werkplek, maar behandelde met voorrang die plaatsen, waar altijd weer werkzaamheden werden verricht ver van de eigen schrijftafel. En juist deze "andere" plaatsen – ontmoetingsruimtes, project-werkplekken, gesloten stilte-afdelingen voor geconcentreerd werken etc. - werden nu vormgegeven en kregen die aandacht, die tot dusverre was voorbehouden aan de persoonlijke werkplek.
Tegenwoordig zijn in voortzetting van dit concept vele work spaces geoptimaliseerd voor bepaalde functies. Dat bespaart ruimte en de gebruiker kan telkens de meest geschikte omgeving voor zijn werk uitkiezen. Mobiliteit inclusief.


Pioniers van het NTK

Bovendien startten er in de jaren '80 een aantal onderzoeksprogramma's, die de effecten onderzochten van de technologische ontwikkelingen op de planning van kantoorruimtes. Veel hiervan vond plaats binnen IT-bedrijven of zij gaven er opdracht voor. En meestal waren het dezelfde bedrijven en instituten uit de IT-branche, die verschillende variaties van het NTK rond1990 voor het eerst breed inzetten, zoals bijvoorbeeld IBM, de Digital Equipment Company (1998 overgenomen door Compaq en sinds 2002 bij Hewlett-Packard) of het Shimizu Institute of Technology in Tokyo. Voorbestemd voor deze visie op het kantoor waren zij door dagelijkse techniek-gerelateerde werk, hun hoge mate aan mobiliteit en genoeg medewerkers.

Het bleef echter zonder grote gevolgen. Non-territoriaal werken bleef voornamelijk beperkt tot grote bedrijven in de IT-branche of de consulting-sector en werd door het grote publiek eerder kritisch bekeken.


Meer en meer mobiel

Heel anders in Y2K: in 2003 voerde het Fraunhofer Institut de Office 21-gebruikerstudie uit en liet daarin duidelijk zien, hoe mobiel en flexibel onze werkambiance was geworden. Slechts 39,4 procent van de geïnterviewden kwam overeen met het stationaire werktype, dus met dat type, dat voornamelijk vanuit zijn schrijftafel werkt. Bijna net zo groot was het aandeel, dat zich weliswaar op kantoor bevond, maar daar op uiteenlopende plaatsen bezig was. Rond 23 procent werkte relatief vaak buitenshuis. Team-geörienteerde kantoorvormen en telewerk werden in de studie aangezien als het meest toekomstgericht, en non-territoriale kantoorconcepten ingeschat als bovengemiddeld qua ontwikkelingspotentieel

Meer recente onderzoeken, zoals de in het jaar 2009 voor Bene verrichte studie "Space for Thought" door het Helen Hamlyn Research Centre (Royal College of Art, London) over het thema kenniswerker, gaan dieper en meer gedetailleerd in op de inzichten over de mobiliteit van knowledge-workers. Van de vier gedefinieerde werktypes zijn de gatherer en de navigator stellig ideale kandidaten voor een NTK. Ook de connector maakt maar de helft van de tijd gebruik van zijn persoonlijke werkplek.


Toegepaste psychologie

Wat de realisatie van NTK's soms bemoeilijkt, speelt zich vooral op het emotionele vlak af. Per slot van rekening verliest het individu immers zijn vaste plek en moet zodoende ook een stukje privésfeer inleveren. Ook tegenwoordig moet er nog buitengewoon voorzichtig te werk gegaan worden en is er goed verandermanagement voor nodig, als de verandering van de "eigen" workplace naar de office space met afwisselend gebruikte werkplekken doorgang moet vinden. En er mag niet alleen gekeken worden naar ruimtelijk economische voordelen, maar de beleving van het "verlies" van de eigen werkplek moet gecompenseerd worden door andere faciliteiten – zoals bijvoorbeeld verschillende, aantrekkelijke zones en gebieden, die zich aanpassen aan de individuele taken van het werk of retraite en recreatie mogelijke maken. Ook faciliteiten als fitnessruimtes, cafetaria's, besprekingzones en veel meer horen daarbij. De rekenkundig geoptimaliseerde ruimtelijke besparing realiseren zonder in te gaan op de mentale behoeften van de werknemers functioneert al helemaal niet. Daar wees Dieter Lorenz, professor voor arbeidswetenschappen aan de FH Gießen al in 2001 op: "80 procent van de kosten voor een werkplek zijn personeelskosten, ongeveer 8 procent ruimtelijke kosten. Het is weinig zinvol, de 80 procent te frustreren, om een beetje op de ruimte te besparen." Desondanks benadrukt Lorenz ook voor de toekomst het grote potentieel van non-territoriale kantoren.


Het mislukte experiment

Met andere woorden: de introductie van NTK kan ook heel erg verkeerd aflopen.
Als voorbeeld hiervoor dient het VS-Amerikaanse reclamebureau Chiat/Day. In de vroege jaren '90 van de vorige eeuw kreeg de gerenommeerde agentuur concurrentie van een nieuwe generatie creatieve mededingers. Jay Chiat, destijds chef van het bedrijf besloot dat er iets moest gebeuren, iets geheel nieuws moest de werkwijze moderniseren. Zijn visie: het virtuele kantoor. Werken zonder vaste werkplekken, zonder papier, vrijwel zonder bergruimte en persoonlijk gedoe. Het kantoor als een soort universiteitscampus, met in groepen gearrangeerde banken en tafels in open ruimtes, zonder celkantoren en privé-zones voor retraite. Elke medewerker moest 's ochtends alleen een powerbook en een mobiele telefoon krijgen, overdag op een willekeurige plek werken en die apparaten 's avonds dan weer inleveren. Er stond een minuscule locker ter beschikking voor persoonlijke dingen en documenten. Voor de implementatie had Chiat kennelijk met rond 100 medewerkers gesproken - maar hun tegenwerpingen nam hij niet serieus, zozeer was hij van zijn idee overtuigd. In 1994 namen de medewerkers hun intrek in het nieuwe kantoor in L.A....

In de media werd het concept van het "virtuele kantoor" met enthousiasme ontvangen, de agentuur haalde overal de voorpagina als koploper binnen de branche onderweg naar het informatietijdperk. De werkelijkheid zag er echter heel anders uit: ontevreden gebruikers, vol vertwijfeling op zoek naar vrije tafels, een beetje privacy en ruimte om zich te kunnen concentreren; die hun papieren bij gebrek aan opbergruimte ofwel in een hoek verstopten of in de kofferbak van hun voertuigen bewaarden en in en uit liepen om ze te halen. Medewerkers, die zich insloten in de ietwat gesloten ruimtes voor meetings, om eindelijk eens rustig te kunnen werken, gebruikers, die op onmogelijke tijden op kantoor verschenen, om nog aan een powerbook en een phone te kunnen komen, waarvan er niet genoeg ter beschikking stonden. Uiteindelijk verschenen er een heleboel maar helemaal niet meer op kantoor (wat Chiat ook wilde), maar daarbuiten waren zij aanzienlijk minder productief. En ook op kantoor moest men eeuwig lang rondlopen, om eindelijk die persoon te vinden, van wie vroeger gewoon bekend was, waar hij zich bevond - kort: totale chaos.

Chiat liet zich er echter niet vanaf brengen en vormde samen met de Italiaanse architect Gaetano Pesce het New Yorkse kantoor net zo om tot NTK zonder privacy. Met heftige kleuren, amorfe vormen en uitermate speelse, echter volkomen onhandige accessoires en features stond het kantoor bij de gebruikers als snel bekend als "Disneyland". Het was wel erg mediamiek en trok bezoekers uit de hele wereld, maar werktechnisch was het net zo een ramp als het kantoor in L.A.

Nadat Chiat zijn agentuur een jaar later had verkocht aan Omnicon en deze de eigen agentuur, TBWA, met Chiat/Day gefusioneerd had, was de nachtmerrie al snel voorbij. Een aantal innovaties, zoals de hoge technische norm, veelzijdigheid en voorliefde voor een meer open vormgeving werden weliswaar overgenomen, maar de uitwassen werden afgezwakt, en vooral: de medewerkers kregen weer ruimtes om zich te kunnen terugtrekken en zones om geconcentreerd te kunnen werken. Sinds 1998 presenteert het kantoor in Los Angeles zich als inspirerend stedelijk landschap met "Central Park", "Main Street", een plaats om te basketballen, een bar van surfplanken, evenals een doolhof van team-zones en werkplekken. Het motto is niet "Weg uit het kantoor", maar "Leef op kantoor". Weliswaar ging ook deze concrete realisatie gepaard met een paar nadelen |(bijv. gebrek aan ramen), maar dat is weer een ander verhaal…


How to use

Een overgang naar het NTK is over het algemeen meer effectief, des te lager de bezettingsgraad is – dus des te vaker de gebruikers niet aan hun persoonlijke schrijftafel werken. Met het NTK worden de werkplekken optimaal gebruikt en hun totale aantal gereduceerd (en zodoende de benodigde ruimte) - hoezeer hangt af van de mobiliteit van de gebruikers. Dit moet tevoren individueel en grondig worden vastgesteld. Een tekort aan schrijftafels zorgt voor irritatie, improductiviteit en laat het hele concept mislukken.

Het moet ook niet blijven bij alleen maar desk sharing, maar de vrijgekomen ruimte moet met het oog op een multifunctionele open space tenminste voor een deel divers, functioneel en aantrekkelijk vormgegeven worden met team-zones, ruimtes voor meetings, lounges, zones voor ontmoetingen, zones voor recreatie, denkcelen etc. Een informeel informatie-, woon- en communicatie-landschap betekent een motiverende compensatie voor het verlies van de persoonlijke werkplek.

Voor het reserveren van workplaces is een hoteling software aan te raden (te gebruiken buiten het kantoor), of men meldt zich indoor aan bij de receptie. Of men kiest een plek just-in-time. Meestal heeft iedere user een eigen caddy op kantoor geparkeerd voor het bewaren van documenten en persoonlijke zaken en deze rolt hij dan naar de door hem gekozen werkplek. Laptop en mobiele telefoon zitten er sowieso bij. Indien mogelijk logt de gebruiker op de telefoon in, zodat hij te bereiken is op zijn gebruikelijke doorkiesnummer.

De belangrijkste regels in het NTK: om mee te beginnen de Clean Desk Policy, die inhoudt: uiterlijk aan het einde van de werkdag moet de schrijftafel helemaal opgeruimd worden, alle eigen materialen in de caddy opgeborgen, resp. meegenomen worden, zodat de volgende gebruiker weer een vrije tafel aantreft. Dat betekent echter ook, dat veel documenten zo mogelijk in digitale vorm beschikbaar moeten zijn, meer opbergruimte dan de caddy staat niet ter beschikking. Overigens: indien sommige medewerkers non-territoriaal werken, terwijl andere wel vaste werkplekken hebben, moeten de laatsten liefst geen voorkeursbehandeling krijgen als het om opbergruimte gaat. Alle hebben (ongeveer) evenveel ruimte ter beschikking. Dit is mede daarom belangrijk, zodat de gebruikers van de vaste werkplekken er ook opletten om hun documenten te digitaliseren en er zodoende geen communicatieproblemen kunnen gaan optreden tussen de medewerkers.

Conclusie: tegenwoordig horen non-territoriale kantoor-concepten tot het dagelijkse leven. Het samensmelten van transparantie, interactie en informatie op een zeer professionele en toch sensibele manier wordt inmiddels door talloze bedrijven binnen alle branches en alle ordes van grootte gebruikt. Wat zij daarvan verwachten? Voorsprong op de concurrentie door efficiënt gebruik van ruimte en optimalisering van processen, mobiliteit inclusief....


Ronnie Sambor, Brigitte Schedl-Richter