La invención de la oficina
Pasiones del trabajo de oficina – formas de oficina en el siglo XX
Pasión por guardar: Desde el inicio, el trabajo de oficina significó reproducir, ordenar, guardar y volver a encontrar. Exactamente en esa secuencia. Los procesos de trabajo empresariales se documentan y conservan, para así poder recuperar el trabajo pasado cuando así se haga pertinente. En el curso de la historia, tales tareas no se han transformado tanto, sino más bien las herramientas y los medios.
El trabajo de oficina constituye la plasmación material de la memoria humana. Lo que los empleados no pueden conservar en la memoria se debe guardar en medios de almacenamiento. De ahí la pasión por reproducir y guardar: para ordenar y clasificar, para justificar y encontrar lo que se había hecho con anterioridad. En síntesis, se trata de la pasión por mantener y conservar. Pedidos, recibos y correspondencia, contrataciones y despidos, utilidades, ganancias y transacciones bancarias, balances anuales y proyecciones a futuro, deben permanecer accesibles y requieren sistemas de almacenamiento amplios y sistemáticos. Para tal fin, ya a inicios del siglo XX el trabajo de oficina dispone de archivadores, ficheros y sistemas de tarjetas perforadas; después siguen los disquetes, discos duros, discos compactos y memorias flash, con lo cual la pasión por guardar alcanza su pináculo.
Pasión por el orden
Allí donde los espacios se configuran de manera consciente, las tareas y funciones para las cuales están previstos determinan el orden. Por consiguiente, una multitud de pequeñas oficinas de administración industrial son expresión de la división del trabajo existente en el trabajo de manufactura y de la resultante diferenciación del trabajo de almacenamiento.
Estas oficinas con su arsenal de variadas herramientas, máquinas y medios como ser el archivador, tarjeta perforada y teléfono, dictáfono y máquina de escribir, mesa y silla, configuran el orden de la oficina durante las primeras décadas del siglo XX. Le confieren a la administración una subdivisión clara y permiten un trabajo intensivo en ambientes estrechos.
Empero, con el intento de configurar el trabajo de oficina con mayor eficiencia y asimilarlo al trabajo fabril, desaparecen las oficinas pequeñitas y surgen las grandes oficinas de planta libre. Se trata de espacios de gran superficie, ordenados, similares a naves industriales, consistentes en elementos espaciales parecidos y coordinados entre sí. Se conectan entre sí por medio de cintas transportadoras, las cuales llevan información, instrucciones y archivos hacia los puestos de trabajo.
A inicios del siglo XX, tan sólo un tres por ciento de los trabajadores de las empresas manufactureras eran oficinistas, pues su trabajo era considerado un agregado improductivo a la propia actividad fabril. Sin embargo, gracias a su impacto positivo sobre los procesos de manufactura y al ingreso masivo de la mujer al mundo de la oficina, este tipo de trabajo ha evolucionado como una actividad deseable. De todos modos, producción y administración aún no se han encontrado plenamente.
Pasión por el ángulo recto – la silla de Staffel
El trabajo de oficina es una de esas actividades en las cuales la persona cultiva con pasión el sentarse, y lo soporta con dolores. Una pasión a menudo escarnecida.
Desde inicios del siglo XX, el mueble de oficina estándar es una silla del ortopedista F. Staffel, un asiento con una superficie de asiento pequeña, plana, a la altura de la pierna, y un respaldo lumbar suspendido, fijado a un muelle ancho y chato. El respaldo suspendido pretende proporcionarle apoyo al sentado en cualquier posición, y en lo posible mantener el ángulo recto; pero ambas cosas no son posibles. Sin embargo, la silla Staffel se utiliza en el trabajo de oficina y, cuando es posible, también en el trabajo fabril. Durante todo el siglo también sirve como modelo para butaca de automóvil.
Hacia mediados del siglo hay un creciente interés por la ergonomía del trabajador. Sus dimensiones y la adecuación de su postura y movimientos son investigados científicamente por ergonomistas y ortopedistas, procurando hallar maneras de evitar la posición rígida en ángulo recto y la inmovilidad del trabajo sedentario. De este modo, surgen nuevos conceptos de postura, acompañados por el desarrollo de asientos de pie, balones, banquetas para rodillas y otros dispositivos alternativos para sentarse. Hasta ahora, sólo se ha consagrado la silla giratoria apoyada sobre cinco ruedas y regulable en todas las posiciones, la moderna silla de oficina, como estándar en las oficinas.
Pasión por reunir – la oficina como mesa
La oficina muestra su poder de reunión. Congrega a las más variadas pasiones y sus medios. Empero, no congrega la oficina como espacio, sino la oficina como mesa; como burra, bureau, buró. Así, la mesa siempre se adapta a los asientos: sillas, bancos, sillones y banquetas para rodillas. La mesa es la superficie comunicante que todo lo centra y lo ordena. Mesa y asiento conforman una base de trabajo de alta eficiencia, que convierte a la mesa en centro de la actividad de guardar y administrar, y también en el centro de la empresa; en el centro del mundo. La mesa es un plano fructífero, y el moderno campo de cultivo del ser humano.
Pasión por la comunicación – la oficina de grandes espacios
Como consecuencia de la diferenciación del trabajo productivo y del crecimiento de las empresas prestadoras de servicios como bancos y consultorías, bufetes de abogados, aseguradoras y cajas de auxilios, así como por el enfoque más científico de la economía de empresas, en la segunda mitad del siglo surge la idea de que las diversas tareas de ordenar y guardar se pueden llevar a cabo de modo óptimo en una oficina de gran superficie. Las salas de oficinas impersonales, estrictamente jerarquizadas y ordenadas en vertical, y el rígido orden de las pequeñas oficinas de administración, poco motivantes para los empleados y que contradicen la manera de entender el trabajo moderno, son desalojadas: las nuevas ideas rectoras surgen de la necesidad de colaboración en un proyecto, el trabajo en equipo.
Los equipos se subdividen horizontalmente. Esto halla expresión en la amplitud y apertura de los grandes espacios. Generan una buena atmósfera y representan una transparencia del trabajo. Las oficinas de gran superficie presentan la ventaja de que los empleados se ven y pueden intercambiarse rápidamente. Por una parte, las oficinas de gran superficie promueven la cooperación, la diplomacia y la comunicatividad; por otra parte, los empleados deben aportar su disposición para ello.
Cooperación, horizontalidad y trabajo de equipo en la oficina de gran superficie, también hallan expresión en la ordenación de la mesa. De hecho, no es una sola mesa la que constituye el centro de la sala, sino que la multiplicidad de mesas corresponde a una variedad de centros, en tanto la estructura de ese espacio se configura con los puestos de trabajo ordenadamente distribuidos y puestos en igualdad de condiciones.
Pero, tras unos pocos años, se evidencia que las oficinas de gran superficie también presentan sus desventajas para el trabajo. La euforia inicial decae ante la constatación de que las formas espaciales grandes estorban la concentración debido al incesante movimiento y pasaje de empleados y clientes, que tienen un alto nivel de ruido, que ofrecen pocas posibilidades de adaptación individual de la luz, la climatización y el diseño del puesto de trabajo, y que sólo permiten escasas oportunidades de recogimiento.
Pasión por la innovación
Entonces, además de las oficinas de gran superficie, vuelven a surgir pequeños ambientes de oficinas, como también pequeños sectores protegidos dentro de las oficinas de gran superficie. Pero la idea de comunicación y trabajo de equipo se ha establecido. Junto a la mera organización del trabajo se logra, desarrollada a partir de la oficina de gran superficie, la idea de lo social, que determina la configuración del espacio y la disposición del equipamiento. Con la ampliación de las prestaciones de servicios, el aumento de actividades administrativas y la multiplicación de las tareas de almacenamiento, cada labor (pública o privada) tiene vinculada una actividad de oficina. Por consiguiente, el siglo XX ha visto surgir múltiples formas de oficinas, como ser oficinas de grupos, oficinas célula, oficinas de gran superficie, oficinas para dos o más personas, home offices y minioficinas. La minioficina Cubical, desarrollada en 1968 por Robert Probst, es un ambiente equilátero de cuatro metros cuadrados completamente equipado. En este tipo de oficina trabaja hoy una gran cantidad de empleados en los Estados Unidos.
La diversidad de formas espaciales de oficinas logra la posibilidad de seleccionar las formas y equipamientos de oficina característicos para una empresa dada y necesarios para el tipo de trabajo que en la misma se desarrolle. Esto, es de gran importancia para el trabajo que representa un importante ámbito de la vida, pues el trabajo en equipo, un ambiente agradable, la buena relación de los empleados entre sí y las herramientas a la medida del ser humano, incrementan la motivación, preservan la salud de las personas y promueven el éxito de la empresa. La prosecución de este camino, es una tarea pendiente para la oficina del siglo XXI.
Hajo Eickhoff
