Офис-мебели Bene

Офисът е мъртъв – да живее офисът!

Desk Sharing, Business Club, Hot-Desking и Flexible Office – в нашия речник този Wording вече се е наложил трайно. Криещите се зад тези понятия концепции издават промените в нашите работни светове, независимо в коя точка на света се намираме или в каква сфера работим. Който обаче си мисли, че това развитие е започнало едва преди няколко години, дълбоко се заблуждава. Първите признаци се появиха още преди две десетилетия, когато бяха и материализирани. Най-големият общ знаменател: нетериториалният труд.


От дистанционния труд към нетериториалния офис

Както често се случва в нашия високоиндустриализиран свят, в началото бе нефтът. За да не се налага, заради покачващите се цени на нефта и недостига на ресурси служителите да сноват често, през 70-те години на миналия век в САЩ се появиха първите форми на дистанционен труд – от сателитния офис до централата. В съчетание с техническите нововъведения, които от 80-те години революционизираха и революционизират цялата наша комуникационна среда, основата бе положена.
Концепцията за нетериториалния офис се корени в изненадващо простото прозрение, че работното място не е задължително да бъде лично бюро, което е заето от девет до пет. Както знаем, в много случаи работните места пустеят дълго време - било то поради мобилна работа извън офиса, ползване на други места вътре в помещението, срещи, отпуск или болест на служителите. Икономически ефективното натоварване на наличните офис площи както и преди продължава да е сред решаващите причини за въвеждането на нетериториалния офис.


Функциите се променят

Освен това се установи, че е целесъобразно за различните задачи да се създава различен вид работна среда. Преди около 30 години все още вярвахме, че работното място в офиса трябва така да бъде оформено, че да позволява извършването на възможно най-голям брой различни дейности. Това доведе дотам, че тези работни места не бяха истински оптимално дори за никаква дейност, нито пък предлагаха най-добрите условия за пълна концентрация или взаимодействие. Освен това потребностите от площи бяха сравнително големи, така че на всяко работно място на разположение трябваше да бъде богато техническо оборудване.

В средата на 80-ти години се случи елементарно преосмисляне: през март 1985 година в Harvard Business Review излезе статията "Your office is where you are". Нейните автори Стоун и Лукети застъпиха наистина революционна концепция за масата като такава. Тази концепция не беше вече ориентирана към отделното работно място, а се обърна към онези места, на които винаги се извършват дейности встрани от същинското бюро. И именно тези "други" места – помещения за срещи, места за работа по проекти, затворени помещения за отдих за съсредоточен труд и пр. – бяха проектирани и получиха вниманието, което дотогава беше резервирано само за личното работно място.
Днес, доразвивайки тази концепция, множества работни места са оптимизирани за определени функции. Това пести място, а работещият може да си избере най-подходящата обстановка за своята работа, включително и мобилна.


Пионери на нетериториалния офис

Също през 80-те години стартира поредица от изследователски програми за проучване на ефекта от развитието на технологиите върху проектирането на офис помещения. Много от тях се разработваха или пък бяха възложени от ИТ компании. И в повечето случаи именно същите тези компании и институции от ИТ отрасъла за първи път около 1990 година използваха мащабно различни варианти на нетериториалния офис – да споменем IBM, Digital Equipment Company (погълната през 1998 година от Compaq, а в 2002 година от Hewlett-Packard) или Shimizu Institute of Technology в Токио. Те бяха предопределени за подобни офис визии поради иманентния им технологичен бизнес, високата им мобилност и достатъчно голямата численост на персонала им.

Впоследствие обаче в Европа не се случи голям пробив. Нетериториалният труд остана като цяло ограничен в големи компании от ИТ или консултантския сектор и бе възприет от широката общественост по-скоро критично.


Все по-мобилни

Съвсем различно изглеждат нещата след "проблем 2000": през 2003 година Fraunhofer Institut извърши потребителското проучване Office 21 и в него показа колко мобилен и гъвкав е станал нашият работен свят. Само 39,4 % от анкетираните отговаряха на стационарния работен тип, т.е. на онзи, който работи основно на бюрото си. Почти също толкова голям бе и делът на онези, които се намират в офис, но работят в него на различни места. Близо 23 % работели сравнително често извън домовете им. Ориентираните към екипността офис фирми и дистанционният труд са преценени в изследването като най-способни за бъдещето, а способността за развитие на нетериториалните офис концепции – оценена над средното равнище.

Нови проучвания като например извършеното през 2009 за Bene изследване "Space for Thought" от Helen Hamlyn Research Centre (Royal College of Art, Лондон) по темата умствен труд задълбочават познанията за мобилността на хората на умствения труд в детайл. От четирите дефинирани работни типа поне колекционерът и навигаторът са идеалните кандидати за нетериториален офис. Посредникът също използва личното си работно място само през половината от времето.


Приложна психология

Това, което понякога затруднява реализацията на нетериториалния офис, до голяма степен протича на емоционално ниво. В крайна сметка индивидът губи мястото, на което е "уседнал", а с това трябва да се откаже в известна степен и от личното си пространство. Още днес са необходими крайно деликатен подход и добро управление на промените, когато се налага да се премине от "собствено" работно място към открито пространство с редувано ползване на различни работни места. И още:
 При това във фокуса не бива да са само предимствата от гледна точка на икономически изгодното ползване на площите, а в много по-голяма степен усещаната "загуба" на собственото работно място трябва да се компенсира с други предложения като например различни, привлекателни зони и кътове, съобразени с индивидуалните работни задачи или позволяващи изолиране и отдих. Тук спадат и фитнес залите, кафенетата, зоните за разговори и много други. Не е възможно да се реализират пресметнати оптимизирани икономии на площи, без да се отчитат менталните потребности на служителите. Още през 2001 година на това обръща внимание Дитер Лоренц, професор по икономика на труда в Университета за приложни науки в Гисен: "80 % от разходите за едно работно място са разходи за персонала, а около 8 % - разходи за помещението. Надали е разумно да се фрустрират тези 80 %, за да се икономиса малко място." При все това Лоренц изтъква големия бъдещ потенциал на нетериториалните офиси.


Несполучливият експеримент

Иначе казано: въвеждането на териториалния офис може да успее, но може и да се провали.
Пример за това е рекламната агенция Chiat/Day от САЩ. В началото на 90-те години реномираната агенция е изправена пред конкуренцията на ново креативно поколение. Тогавашният шеф на фирмата Джей Чаят решава, че нещо трябва да се направи, нещо напълно ново, което да модернизира начина на работа. Визията му е следната: виртуалният офис, т.е. работа без фиксирани работни места, без хартия, практически без архиви и лично присъствие; своего рода офис, като колеж по изкуствата, с групирани канапета и маси, в открито помещение, без офис клетки и зони за лична изолация. Всяка сутрин всеки служител е трябвало да получава само по един Powerbook и по един мобилен телефон, през деня да работи,където си поиска и вечер да връща обратно устройствата. За личните вещи и документи е имало на разположение малка метална касетка. Преди реализацията на този замисъл Чаят твърди, че я е обсъдил с около 100 служители, но не е приел насериозно техните резерви – толкова е бил убеден в собствената си идея. През 1994 година служителите се пренасят в новия офис в Лос Анжелис…

Медиите са приветствали възторжено концепцията за "виртуалния офис", агенцията е била на първите страници в пресата, като първопроходник на сектора по пътя към информационната ера. Действителността обаче е изглеждала другояче: недоволни служители, отчаяно търсещи свободни маси, малко лично пространство и място за концентрация, които поради липса на място за съхранение са криели документите си по ъглите или са ги оставяли в багажниците на колите си и са ходели напред-назад до тях, за да ги вземат и връщат. Служители, които са се затваряли в малкото отделени зали за срещи, за да могат най-сетне да поработят на спокойствие, хора, идващи в офиса по никое време, за да се доберат до Powerbook и мобилен телефон, чийто брой е бил напълно недостатъчен. В крайна сметка мнозина са престанали въобще да ходят в офиса (което също е било целено от Чаят), но извън него са били значително по-непроизводителни. В офиса също се е налагало да бродиш цяла вечност, за да откриеш накрая някого, който преди си знаел къде се помещава. Накратко: пълен хаос.

Чаят обаче не се е отказал и заедно с италианския архитект Гаетано Пеше е проектирал нюйоркския офис също нетериториално без лични пространства. Поради крещящите цветове, аморфните форми и изключително палавите, но напълно непрактични аксесоари и орнаменти, работещите в него съвсем скоро за започнали да го наричат подигравателно помежду им "Дисниленд". В медиите, обаче е имал ефект и е привлякъл посетители от целия свят, но като технология на труда е бил същата катастрофа като офиса в Лос Анжелис.

След като година по-късно Чаят продава агенцията си на Omnicon, която слива собствената си агенция TBWA с Chiat/Day, призраците набързо се разнасят. Някои нововъведения, като високите технологични стандарти, разнообразието и тенденциозно откритото пространствено оформление, са били запазени, но ексцесиите са били смекчени и най-важното: служителите отново са получили помещения за изолиране и зони за съсредоточен труд. От 1998 година офисът в Лос Анжелис се явява вдъхновяващ градски пейзаж със "Central Park", "Main Street", баскетболна площадка, бар от дъски за сърф, както и преплетени колективни зони и работни места. Мотото не гласи: "Вън от офиса!", а – "Живей в офиса". Е, тази конкретна реализация също има някои недостатъци (напр. няма прозорци), но това е друга история…


How to use

По правило преминаването към нетериториален офис има толкова по-голям ефект, колкото по-ниска е заетостта, т.е. колкото по-често работещите в него не работят на личните си бюра. С нетериториалния офис се оптимизира натоварването на работните места и се намалява техният общ брой (а с това и потребностите от площи) – до каква степен, зависи само от мобилността на работещите. Предварително това се проучва задълбочено и индивидуално. Прекалено малкият брой бюра води до дрaзги, непроизводителност и проваля цялата концепция.

Също така не бива да се остане само до чистия Desk Sharing, а освободената площ под формата на разнолико открито пространство да бъде наситена поне отчасти разнообразно, функционално и атрактивно с колективни зони, помещения за срещи, салони, места за срещи, зони за отдих, кабинети и пр. Непринуденият информационен ландшафт, обстановката за обитаване и общуване представлява мотивираща компенсация за загубата на личното работно място.

За резервирането на работно място се препоръчва или Hotelingsoftware (използваем отвън), или просто записване indoor на рецепцията. Или пък просто работещият си избира място just-in-time. В повечето случаи всеки служител разполага със собствена контейнер за съхранение на документите и личните вещи в офиса, която търкаля до избраното работно място. Лаптоп и мобилен телефон също са на разположение. При възможност, работещият се включва в телефона, за да има връзка с него на обичайния му вътрешен номер.

Най-важните правила за нетериториалния офис: на първо място това е Clean Desk Policy, която определя: най-късно в края на работния ден бюрото трябва да бъде идеално разтребено, всички лични материали да бъдат поставени в контейнера или взети със себе си, така че следващият служител да завари разчистено бюро. Това означава същото така, че възможно максимален брой документи трябва да бъдат в електронен формат, тъй като наличното място за съхранение е ограничено до контейнер. Прочее: ако някои служители работят нетериториално, докато други имат фиксирани места, последните не би трябвало да бъдат привилегировани по отношение на възможностите за съхранение. Всички разполагат с (приблизително) еднакво място. Това е важно и поради това, че работещите на фиксирани места също трябва да цифровизират своите документи, така че да се избягват недоразумения и спорове между служителите.

В резюме: днес концепциите за нетериториални офиси са ежедневие. Междувременно, многобройни компании от всякакви отрасли и всякаква големина се възползват от обединяването на прозрачност, взаимодействие и информация по много професионален, но и чувствителен начин. Какво си гарантират по този начин? Предимство пред конкурентите благодарение на ефективното използване на площите и оптимизирането на процесите, включително и мобилността…

Рони Шамбор, Бригите Шедъл-Рихтер