Набираємо учасників!
Інформація має вільно поширюватися в компанії, адже це є запорукою успіху та ефективності компанії. Такі формальні види комунікації, як заплановані зустрічі та конференції мають тривалу традицію. Проте саме до, після та між зустрічами, відбувається найцікавіше.Як завершиться сьогоднішня зустріч було зрозуміло завчасно. Подібно пляшкам з водою на конференц-столі, що підготовлені з воєнною точністю, результати зустрічі директорів були відомі ще до її початку. Вчорашня розмова з М. в ліфті була короткою - лише 4 поверхи вгору, але цього було достатньо, щоб обмінятися усіма важливими деталями.
Що відбувається?
Комунікація – цікава річ. Чи знаєте ви ще якусь сферу, де об’єкт спостереження та інструмент аналізу співпадали б? Вибачте, ми не маємо на меті заплутати вас. Саме тому, без зайвих філософствувань, давайте розглянемо питання, з яким ми маємо справу як в професійному, так і в особистому житті – проблема комунікації.
Перш за все, ми більш детально дослідимо «корпоративні комунікації». Адже люди часто скаржаться на надлишок інформації, але ще більше скаржаться на її нестачу. На жаль, це насправді проблема багатьох компаній.
Також очевидно, що можна знайти шляхи вирішення цієї проблеми. Нестача формальної комунікації в компанії компенсується іншими видами передачі інформації. Неофіційне спілкування та часто випадковий обмін інформацією та думками є невід’ємною частиною нашого щоденного життя і відіграє ключову роль у житті офісу. Тому ми ще раз хочемо наголосити на особливостях формальної та неформальної комунікації в сучасному житті.
Формальна комунікація – дотримуватися правил та установ
Це дуже просто: формальна комунікація чітко визначає хто, що, коли, де і як робить. Заданий порядок денний визначає коло питань, розглядаючи які потрібно чітко дотримуватися ієрархії та зберігати порядок. Незважаючи на нелюбов деяких вільнодумців до такої комунікації, формальне спілкування має ряд переваг та є невід’ємною частиною корпоративного діалогу. Саме тут приймаються та набувають чинності рішення, висловлюються думки з того чи іншого приводу, визначаються цілі та знаходяться компроміси. Саме тут обговорюються поточні плани та плани на майбутнє.
Вистава на спеціально оснащеній сцені
Однак ми прекрасно розуміємо, що ці формальні розмови - це лише верхівка айсберга. За офіційними рішеннями стоять більш складні процеси, серед яких важливе місце займає неформальний обмін інформацією серед співробітників. У всіх нас виникало відчуття чи навіть впевненість, що формальні зустрічі – це лише добре спланована вистава і не більше. Стратегічно правильно обираються теми для обговорення, висуваються аргументи та хід наради дивовижним чином направляється до прийняття передбаченого рішення. При цьому дуже рідко коли проявляються справжні емоції.
Традиційні конференц-зали та кімнати для зустрічей не більше, ніж ідеальна сцена для акторів. Це сучасна платформа для тонких силових ігор та вирішальних битв. Окрім прийняття рішень, тут відбувається представлення та обмін думками.
Неформальне спілкування – репетиція для важливої вистави
Якщо офіційні зустрічі - це лише велике шоу, тоді хто пише сценарій та де відбуваються репетиції? Обмін інформацією на ходу, в ліфті, на офісній кухні чи післяробочий час відбувається за зовсім іншими правилами. Тут ієрархія грає лише другорядну роль, групи формуються на основі особистих відносин, переваг та інтересів.
Як не дивно, ці неформальні ієрархії відіграють важливішу роль в компанії, аніж офіційні структури, навіть якщо перші не такі помітні. Особисті стосунки між співробітниками впливають на робочий процес більше, ніж навіть дехто може уявити. Тому добре організована компанія не може працювати як без офіційної, так і неформальної складової.
Створюємо цінність через систему зв’язків
Ми живемо в часи структурних змін, в процесі переходу від індустріальної епохи до суспільства знань. Знання стали найважливішим фактором, що впливає на продуктивність. Проте інформація сама по собі не має вираженої цінності – вона має бути інтегрована в процес створення нового знання. Саме обмін, накопичення та комбінування інформації створює додаткову вартість.
Досвід показує, що знання та інформація є невід’ємними, так само як і людина невід’ємна від свого оточення. Її знання є результатом комунікації та досвіду.
Сьогодні у людини є два головних способи отримання та передачі інформації та, відповідно, накопичення знань: з однієї сторони, за допомогою технічних засобів комунікації (у першу чергу, Інтернет), що забезпечують необмежений доступ до інформації, а з іншої – безпосередні зустрічі і живе спілкування.
Вітаємо запрошених акторів
Таким чином, зони для неформального спілкування в офісі набувають все більшого значення. Вони можуть заохочувати обмін між співробітниками, допомагати знімати стрес та висловлювати подяку команді. Більше того, такі зони можуть стати частиною корпоративного іміджу.
При правильному положенні, неформальні зони будуть сприяти взаємодії співробітників, створюючи ідеальні умови для формування міцних міжособистісних зв’язків. А це, в свою чергу, допоможе керівництву опосередковано «режисерувати» виставу, якою є життя офісу та робота співробітників компанії.
Brigitte Schedl-Richter / Nicole Schemerl-Streben
