Novi načini dela pri podjetju Microsoft Austria
10 let po odprtju poslovne stavbe sedeža podjetja na Dunaju se je Microsoft odločil za prenovo in preureditev celotnega pisarniškega prostora. Rezultat teh del je živahno in raznoliko delovno okolje, ki uporabnikom 21. stoletja omogoča učinkovito delo. Za okoli 300 sodelavcev je bilo obdobje prenove in preureditve poslovnega prostora čas izrednega stanja, ki jih je obogatil z novimi izkušnjami.Poslovni prostori se tako kot pred prenovo raztezajo na okoli 4.500 m2 površine v treh nadstropjih. A kdor danes vstopi v sprejemni prostor dunajske podružnice podjetja Microsoft, se znajde v popolnoma drugem svetu. Celotno pritličje je postalo odprt prostor, dostopen tudi strankam in poslovnim partnerjem. Kar je v preteklosti pomenilo neprestano varnostno tveganje, je danes postalo del prostorskega načrta, saj so bile prvotne težave rešene z upoštevanjem načel pregleda nad dogajanjem v odprtem prostoru in kakovostno razčlenjene okolice, ki uporabnikom zagotavlja najrazličnejše možnosti za sporazumevanje in stopanje v stik z drugimi.
Prvi znaki staranja
»Zakaj smo se odločili za to prenovo? Naš cilj je bil zagotoviti učinkovitejšo in boljšo izkoriščenost prostora, posodobitev tehnične infrastrukture in razširitev ponudbe funkcionalnih prostorov, ki bi bili prilagojeni našim delovnim procesom in opravilom,« nam je v pogovoru razložila Alexandra Moser, vodja poslovne skupine Information worker. »Z leti se je izkazalo, da smo v dosedanjih poslovnih prostorih imeli na voljo dovolj prostora za delo, toda veliko premalo prostorov za sestanke in manjše delovne skupine. Prav tako so imeli sodelavci premalo možnosti za umik v zasebnost, da bi tam zbrano delali ali nemoteno telefonirali. Kavarna je bila vedno prepolna, saj je imela premalo mest za spontano posedanje v družbi sogovornikov.«
Delo v 21. stoletju
Prenova poslovnih prostorov podjetja Microsoft je istočasno postala del vizije podjetja za leto 2012, v kateri so opredeljene glavne dejavnosti podjetja, ki vsebujejo optimalne rešitve in izdelke za delo in sporazumevanje v 21. stoletju. »To pomeni, da smo potrebovali pisarniški prostor, v katerem bi lahko uresničevali našo vizijo, filozofijo našega podjetja o odprtem sporazumevanju z drugimi oziroma našo predstavo o hitri dosegljivosti, visoki storilnosti in inteligentni usmerjenosti k stranki. Seveda naj bi novi poslovni prostor privabil nadarjene strokovnjake in postal okolje, v katerem bi ljudje z veseljem delali,« nam je pojasnila Moserjeva.
Lastne izkušnje in znanje podjetja na temo novi načini dela so bili v tem projektu dejansko uresničeni in preizkušeni. Podjetje Microsoft se namreč že dlje časa ukvarja z vprašanji spreminjajočih se delovnih okolij. Na spoznanjih, pridobljenih s pomočjo teh raziskav, temelji razvoj novih izdelkov.
Zahteve so bile že vnaprej jasne. Sodobni sodelavci, opremljeni z znanjem in sposobnostjo ustvarjalnega reševanja problemov, potrebujejo okolje, ki jim omogoča na eni strani sporazumevanje, stopanje v stik z drugimi in povezovanje v mreže ter po drugi strani umik v zasebnost in zbrano delo. So mobilni in delo lahko opravljajo kjerkoli. Stalno delovno mesto je izgubilo svoj pomen, nadomestil ga je poslovni prostor, ki sodelavcu predstavlja zgolj izhodišče za infrastrukturo, izmenjavo podatkov in znanja ter vzpostavljanje družabnih vezi.
Prednosti delovnega okolja (angl. WPA oziroma WorkPlace Advantage)
Podjetje Microsoft je razvilo osnutek optimalnega delovnega okolja in ga poimenovalo Workplace Advantage (slov. Prednosti delovnega okolja). Je rezultat treh determinant – prostora, tehnike in človeka. V središču pozornosti so ustvarjalnost, storilnost in zadovoljstvo sodelavcev. Prek 50 podružnic podjetja Microsoft je že uresničilo program WPA , ki ga je priredilo dejanskim zahtevam in potrebam lokalnih podjetij oziroma sodelavcev.
Časovno učinkovit projekt, ki upošteva potrebe sodelavcev
Za dunajsko podružnico podjetja Microsoft je bil časovni načrt zelo kratek. Načrtovalna faza se je začela v januarju 2010. Spomladi je bil že objavljen razpis. V decembru sta se načrtovanje in izbira izvajalcev zaključila. 30. junija 2011 se je začela prenova, 100 dni kasneje, 10. oktobra 2011, je potekala uradna otvoritev novih poslovnih prostorov.
Že od vsega začetka je bilo najpomembnejše mnenje sodelavcev. V skupinah in s pomočjo hišnih koordinatorjev so bile izpostavljene glavne potrebe sodelavcev, analizirane dejavnosti sodelavcev in določene potrebne prostorske enote. Alexandra Moser razlaga: »Naši novi poslovni prostori so opremljeni s prilagodljivimi, a tudi v praksi funkcionalnimi prostori, kot so na primer Call – manjša prostorska enota za zbrano delo in umik v zasebnost, Work – prostori za delo v manjših skupinah, Meet – klasične konferenčne sobe, in Think – tematsko zasnovane in oblikovane sobe za ustvarjanje, pripravljene za zbiranje zamisli iz vseh vetrov ali druge neformalne delovne procese.«
Pri načrtovanju je podjetju Microsoft pomagal graški arhitektni biro INNOCAD. »Za nas je bilo pomembno, da sodelujemo s poslovnim partnerjem, ki razume naše pojmovanje sodobnega načina dela oziroma naše strokovno izrazje in ki že ima izkušnje z novimi načini dela,« je razložila Moserjeva.
Pisarno imam tam, kjer se trenutno nahajam
Za sodelavce podjetja Microsoft je bilo obdobje prenove in preureditve poslovnega prostora čas izrednega stanja. Večina sodelavcev se je morala preseliti v tri objekte v neposredni bližini, nekaj jih je delalo mobilno, kar je povzročilo mnogo napetih trenutkov, ko so se ubadali z vprašanji, kje in kako lahko spontano ali organizirano delujejo v skupinah. Nekateri so bili celo poslani na dopust ali na službena potovanja, kar je v določeni meri zmanjšalo prisotnost zaposlenih v poslovni stavbi.
Pričakovanja zaposlenih glede prenovljenih poslovnih prostorov so bila že od vsega začetka visoka. Med zaposlenimi je bila pred selitvijo izvršena anketa, ki je pokazala, da so zaposleni v splošnem pričakovali več možnosti za razvoj lastne ustvarjalnosti, doseganje boljšega razmerja med zasebnim življenjem in delom ter tudi možnost, da bi en dan na teden ne delali v pisarni. Slednje naj bi omogočil ravno novi osnutek zasedenosti delovnih mest v novem pisarniškem prostoru, s katerim je bilo določeno, da bi imelo zgolj 15 odstotkov zaposlenih stalna delovna mesta. Gre za razvojno smernico, ki bi po uresničitvi imela zelo zanimive posledice. Na primer: na leto bi podjetje zmanjšalo izpuste CO2 za 80 ton. Za delodajalca, ki zaposluje nadarjene in ustvarjalne strokovnjake, je omenjeni kriterij prav tako pomemben pri oblikovanju delovnih pogojev, ki upoštevajo potrebe in zahteve zaposlenih.
Podjetju v naslednjih mesecih ne preostane nič drugega, kot da oceni, ali se je investicija izplačala. Glede na izhodišče pogoje pričakujemo dober rezultat. Navsezadnje je podjetje Microsoft za uresničenje zamisli o novi obliki sobivanja v pisarniškem prostoru oblikovalo celo lastna pravila igre, da bi zaposleni učinkovito opravljali svoje delo. Ne glede na povedano, tako ali drugače je vsak zase odgovoren za pospravljanje praznih skodelic za kavo.
Kdor si želi v živo ogledati nove poslovne prostore podjetja Microsoft, se lahko na spletni strani www.dasneuearbeiten.at prijavi za obisk.
Brigitte Schedl-Richter
