Iščemo soigralce!
Da delovna storilnost zaposlenih v podjetju ne upade, si morajo posamezniki ves čas izmenjevati podatke in novice Vsaj tako pravijo poznavalci. V poslovnem svetu je bilo doslej najbolj uveljavljeno t. i. formalno sporazumevanje z načrtovanimi sestanki in konferencami. Toda tudi pred, po in med sestanki posamezniki vstopajo v stik z drugimi sodelavci.Že vnaprej je vedela, kaj se bo danes dogajalo na seji uprave. Izid seje je bil tako predvidljiv kot vsakokratna skoraj vojaško natančna postavitev steklenic z mineralno vodo vzdolž konferenčne mize. Včerajšnji pogovor z gospodom M. v dvigalu resda ni trajal prav dolgo. A medtem, ko sta se sogovornika dvignila za štiri nadstropja, sta dorekla prav vse bistvene točke seje.
"Očitno smo se znašli na mrtvi točki," ji je šinilo v glavo. V nekaj minutah bodo vsi igralci stopili na oder. A ostala je popolnoma mirna.
Živijo! Kako kaj?
Sporazumevanje z drugimi je izredno zanimiva sposobnost. Poznate morda še kak drug proces, ki bi bil hkrati objekt človekovega zanimanja in orodje za raziskovanje tega objekta? Pri tem torej vrednotite tisto, s čimer sicer vrednotite, kar pač že vrednotite! Jasno? Oprostite, verjetno naše teme ne bi smeli začeti tako zapleteno. Brez nepotrebnega filozofiranja se raje posvetimo zgolj enemu izmed vidikov tega, kar nas v mislih zasebno in poklicno precej zaposluje – torej temu, čemur velikokrat pravimo težava v sporazumevanju.
V okviru te teme se še dodatno omejimo na sporazumevanje v podjetju. V sodobnem svetu se posamezniki velikokrat pritožujejo nad preveliko količino podatkov ali nad prejemom napačnih podatkov. Toda še pogosteje tarnajo o pomanjkanju podatkov. To je vsekakor težava, ki lahko ogrozi obstoj podjetja v prihodnosti.
A človek ves čas išče rešitve težav, na katere naleti, ravno zato, ker je odličen na področju sporazumevanja. In česar ne more doseči v okviru formalnega sporazumevanja v podjetju, nadoknadi z drugimi oblikami sporazumevanja. Neformalna in velikokrat spontana izmenjava novic in podatkov je že zdavnaj zaznamovala naš vsakdan, zato ne preseneča, da si je utrla pot tudi v pisarniške prostore. In tako gremo korak naprej s časom: temelj sodobnega upravljanja z znanjem predstavljata usklajeno formalno in neformalno sporazumevanje med posamezniki in skupinami.
Formalno sporazumevanje – pravila in jasna struktura
Opredelitev formalnega sporazumevanja je pravzaprav čisto preprosta. Pri tem načinu sporazumevanja gre za iskanje odgovorov na vprašanja kdo, kaj, kdaj, kje in kako. To praktično načelo je temelj za vsak poslovni pogovor, katerega cilj je sklenitev dogovora. Seveda je pri tem treba upoštevati sogovornikov položaj v podjetju in dejstvo, da je poslovni pogovor časovno omejen in da v njem ni prostora za druge teme. Formalno sporazumevanje igra pomembno vlogo v družbi, pa čeprav svobodomiselni posamezniki temu radi nasprotujejo. Toda vse pomembne odločitve in delitve delovnih nalog se formalno, obvezujoče in pisno dokumentirajo. V tem slogu se razjasnijo tudi stališča posameznih sogovornikov, opredelijo se cilji in sklenejo kompromisi. Predstavijo se rešitve problemov in začrtajo se smernice za prihodnost.
Drama na gledališkem odru posebne vrste
Vsak se seveda zaveda, da je to zgolj vrh ledene gore. Preden najvišji predstavniki podjetja podajo uradno izjavo, se v ozadju sodelavci zapletejo v nešteto pogovorov in posvetovanj. Le kdo med uradnim poslovnim pogovorom še ni dobil občutka, da se je znašel sredi dobro uprizorjene dramske igre, v kateri se je vsak igralec odlično pripravil na svojo vlogo. Dogovarjanja, pregovarjanja in nesoglasja so strateško umeščena v celotno dogajanje, vnaprej predvidljiv potek argumentiranja pa vodi k oblikovanju pričakovanih končnih sklepov. Le redko se zgodi, da v dani poslovni situaciji na dan privrejo pristna čustva.
Gledališki oder v poslovnem svetu predstavljajo konferenčni prostori in sobe za sestanke. To so sodobne arene, kjer potekata razkazovanje moči in prikriti boj za oblast. Strokovna mnenja so v tej situaciji potisnjena nekoliko v ozadje, saj sogovorniki poskušajo predvsem uveljaviti ali utrditi svoj položaj v družbi oziroma izpodbijati položaj drugega.
Neformalno sporazumevanje – odrska vaja pred prvo uprizoritvijo
Če na formalne poslovne pogovore gledamo kot na veliko dramo, ki se odvija na prav posebnem gledališkem odru, kje se potem zanjo napiše scenarij in kje potekajo vaje pred prvo uprizoritvijo? Nekje med podajanjem kljuk na vratih, v dvigalu, čajni kuhinji ali po uradnem sestanku v pisarni se podatki in sporočila izmenjujejo po precej drugačnih pravilih. V tem primeru je uradni položaj sogovornikov potisnjen nekoliko v ozadje, saj osebni odnosi, poznanstva, zanimanja in nagnjenja premešajo ljudi iz vseh oddelkov v podjetju in jih oblikujejo v nove skupine, v katerih se vzpostavijo nova razmerja med posamezniki.
Presenetljivo je, da so v podjetju neformalne strukture velikokrat pomembnejše od formalnih, čeprav jih na prvi pogled ne moremo prepoznati. Osebni odnosi med posamezniki na potek in izvrševanje delovnih procesov vplivajo veliko bolj, kot si mislimo. Podjetje, ki torej želi učinkovito in uspešno poslovati, ne sme zanemariti niti formalnega niti neformalnega sporazumevanja.
Dodana vrednost zaradi učinkovitega ustvarjanja mrež
Trenutno se nahajamo sredi procesa prestrukturiranja, ki bo sodobno informacijsko družbo popeljal iz industrijskega veka. Znanje je postalo najpomembnejši dejavnik storilnosti. Toda sami podatki so brez vrednosti, če niso vpeti v precej širšo mrežo znanja in sposobnosti. Vrednost se ustvarja, ko se pojavi možnost za širjenje in povezovanje podatkov v večje enote.
Izkušnje nas učijo, da se lahko znanje koristi neodvisno od nosilca, čeprav je takšno razumevanje znanja novo. Človek predstavlja procesor, ki postane veliko močnejši, če je vpet v socialne mreže. Njegovo znanje – torej zmožnost obdelave podatkov – je rezultat sporazumevanja z drugimi in njegovih izkušenj.
Človek potrebuje vsaj dve ravni, na katerih se vključuje v socialne mreže in preoblikuje vhodne podatke v znanje. Prvo raven predstavljajo digitalne oblike sporazumevanja, prek katerih brez motenj in ovir pridobiva potrebne podatke, drugo raven pa stvarno delovno okolje, ki omogoča sporazumevanje med ljudmi in vzpostavljanje socialnih mrež.
Zaželeni nastopi gostov na odru
V sodobnem poslovnem svetu se vse več pozornosti posveča oblikovanju neformalnih poslovnih prostorov, kjer je sporazumevanje med ljudmi ključnega pomena. Ti prostori vzpodbujajo izmenjavo podatkov in novic med zaposlenimi, psihološko nevtralizirajo posledice vse večjih teženj po oblikovanju kompaktnejših delovnih mest, sporočajo sodelavcem, da so potrebni in cenjeni, ter sooblikujejo občutek pripadnosti podjetju.
Če so ti prostori na strateško pomembnih mestih v podjetju, kjer se stalnemu srečevanju z drugimi ni mogoče izogniti, potem je podjetju uspelo vzpostaviti učinkovito socialno mrežo in prevzeti vlogo režiserja v izredno zapleteni igri, v kateri svoje mesto najdejo tudi občasni obiskovalci.
Brigitte Schedl-Richter / Nicole Schemerl-Streben
