Pisarniško pohištvo Bene

Pisarna je mrtva. Naj živi pisarna!

Angleški izrazi, kot so desk sharing, business club, hot desking in flexible office, so se že dobro ustalili v žargonu oblikovalcev in načrtovalcev prostorov. Zamisli, ki jih ti izrazi predstavljajo, dokazujejo, kako močno se je spremenilo naše delovno okolje, in sicer ne glede na kraj, kjer opravljamo svoje delo, in ne glede na dejavnost, s katero se ukvarjamo. Kdor meni, da je ta preobrat nastopil šele pred nekaj leti, se pošteno moti. Prvi koraki v to smer so bili narejeni že pred več kot dvema desetletjema. Razvila se je zamisel za skupne delovne prostore.


Od teledela do skupnih delovnih prostorov

Na začetku je bila v središču pozornosti – kot že tako pogosto v našem visoko industrializiranem svetu – nafta. Da se delavci zaradi višjih cen nafte in primanjkljaja preostalih virov ne bi tako pogosto vozili na delo in z dela, so se v 70-ih letih prejšnjega stoletja v ZDA razvile prve oblike teledela, ki je prek telekomunikacijskih zvez potekalo doma ali na terenu. Ta način dela je sovpadal z razvojem novih tehnologij, ki so v 80-ih letih prejšnjega stoletja popolnoma preoblikovale komunikacijski in informacijski sistem. Temeljni kamen za nove oblike dela je bil položen.

Zamisel skupnega delovnega prostora (angl. NTO oziroma non-territorial office) presenetljivo izhaja iz dognanja, da delovno mesto ni neločljivo povezano s krajem, kjer je nameščena delovna miza, in delavnikom od 9:00 do 17:00. Velikokrat so delovne mize dlje časa nezasedene. Razlogi za to so različni: sodelavec svoje delo opravlja izven poslovne stavbe ali v drugih prostorih poslovne stavbe; sodelavec je na sestanku, dopustu ali na bolniškem staležu. Gospodarsko učinkovita izkoriščenost prostorov je bila v preteklosti in je še danes eden izmed odločilnih vzrokov za vzpostavitev skupnega delovnega prostora.


Spreminjanje funkcij prostorov

Delovni učinek je večji, če se zagotovijo različna delovna okolja za izvajanje različnih delovnih nalog. Pred 30-imi leti smo bili prepričani, da morajo biti delovna mesta v pisarni zasnovana tako, da zaposlenim omogočajo izvajanje kar največjega števila različnih dejavnosti. A se je v praksi izkazalo, da ta delovna mesta niso bila optimalna za nobeno od pisarniških opravil. Poleg tega uporabnikom niso zagotavljala niti možnosti zbranega dela niti možnosti stopanja v stik z drugimi. Navsezadnje je bilo treba zagotoviti tudi dovolj površin in vsa delovna mesta opremiti z ustrezno tehnično opremo.

Sredi 80-ih let prejšnjega stoletja se je razmišljanje o delovnem okolju močno spremenilo. V reviji Harvard Business Review je v marcu leta 1985 izšel članek z naslovom Your office is where you are (slov. Tvoja pisarna je tam, kjer se trenutno nahajaš). Avtorja članka Stone in Luchetti sta predstavila novo, revolucionarno zamisel. V središče zanimanja nista postavila posameznega delovnega mesta, temveč tiste kraje, kjer zaposleni delovne naloge izvajajo stran od svojih delovnih miz. Oblikovalci in načrtovalci prostorov so se začeli posvečati tem 'drugim' krajem, kot so prostori, kjer se zaposleni srečujejo in stopajo v stik z drugimi, kjer sodelujejo pri izvajanju projektov, kjer se posvečajo zbranemu delu v mirnem okolju. Ti kraji od takrat dalje pritegnejo ravno toliko pozornosti, ki jo je v preteklosti imelo klasično delovno mesto.
V sodobnem poslovnem svetu se je v okviru te zamisli izoblikovalo veliko različnih delovnih okolij, ki so jim dodeljene različne funkcije. To ne prihrani zgolj prostora, temveč zagotavlja uporabniku, da za svoje delo izbere ravno pravšnji kraj. Vključno z mobilnostjo.


Pionirji skupnega delovnega prostora (NTO)

V 80-ih letih prejšnjega stoletja se je pojavila vrsta raziskovalnih projektov, s katerimi so strokovnjaki poskušali raziskati vpliv tehnološkega razvoja na načrtovanje in oblikovanje prostora. Mnogi izmed njih so se izvajali v IT podjetjih, ki so raziskave tudi naročili. Prav podjetja in inštitucije s področja informacijsko-komunikacijske tehnologije so bili prvi, ki so okoli leta 1990 svoje delovno okolje oblikovali kot skupni delovni prostor. Med temi so bili IBM, Digital Equipment Company (leta 1998 je to podjetje prevzelo podjetje Compaq, leta 2002 pa podjetje Hewlett-Packard) ter Shimizu Institute of Technology v Tokiu.
Ker so ta podjetja v okviru svojega vsakodnevnega poslovanja obkrožena s tehnologijo, ker so zahteve po mobilnosti njihovih zaposlenih izredno visoke in ker zaposlujejo izredno visoko število delavcev, jim je bilo usojeno, da bodo slej kot prej uresničila zamisel o skupnem delovnem prostoru.

A do velikega preobrata kljub temu še ni prišlo. Zamisel o skupnem delovnem prostoru so prevzela zgolj IT podjetja in podjetja za svetovanje, medtem ko je javnost na to novo zamisel gledala kritično.


Vse večja mobilnost zaposlenih

Do preobrata je prišlo v našem tisočletju. Leta 2003 je Fraunhoferjev inštitut izvedel študijo Office 21, s katero je jasno dokazal, kako prilagodljivo in mobilno je postalo sodobno delo. Zgolj 39,4 odstotkov vprašanih se je uvrstilo v skupino stacionarnih sodelavcev, torej tistih, ki večinoma delajo za svojo delovno mizo. Podobno velik je bil delež tistih, ki svoje delo sicer opravljajo v pisarni, vendar so dejavni na različnih krajih v podjetju. Okoli 23 odstotkov vprašanih je odgovorilo, da zelo pogosto delo opravlja doma. Strokovnjaki so na podlagi rezultatov sklenili, da sta prostor za skupinsko delo in teledelo obliki, ki se bosta v prihodnosti še bolj razširili, medtem ko je zamisel o skupnem delovnem prostoru tista, ki ima največ možnosti za nadaljnji razvoj.

Novejše raziskave, kot je bila na primer v letu 2009 za podjetje Bene s strani raziskovalnega centra Helen Hamlyn Research Centres (Royal College of Art, London) izvedena raziskava z naslovom Space for thought (slo. Prostor za misel), so še bolj poglobile spoznanja o mobilnosti sodobnih sodelavcev. Izmed štirih tipov sodelavcev sta sodelavec zbiralec (angl. the gatherer) in sodelavec navigator primerna kandidata za delo v skupnem delovnem prostoru. Tudi sodelavec posrednik (angl. the connector) uporablja stalno delovno mesto zgolj polovico svojega delovnega časa.


Uporabna psihologija

Uresničitev zamisli o skupnem delovnem prostoru otežuje predvsem čustveno doživljanje zaposlenih. Posameznik v takšnem delovnem okolju izgubi svoje običajno delovno mesto in se mora v določeni meri odreči svoji zasebnosti. Celo danes moramo izredno previdno in postopno preoblikovati prostor s klasičnimi delovnimi mesti v sodobni pisarniški prostor odprtega tipa, ki ga odlikujejo zelo raznolika delovna področja. Poleg tega ne smemo upoštevati zgolj načela gospodarsko dobro izkoriščene površine, temveč še bolj negativne občutke sodelavcev, da so izgubili svoje stalno delovno mesto. V zamenjavo jim moramo ponuditi druga privlačna področja in kraje, kamor se sodelavci po potrebi lahko umaknejo, če želijo zbrano in v miru opravljati svoje delo ali se zgolj sprostiti. Prostori, kot so fitnes studio, kavarna, področja za sporazumevanje in stopanje v stik z drugimi, spadajo v to nadomestno ponudbo. Če želimo zgolj gospodarsko učinkovito izkoristiti površino v poslovni stavbi, ne da bi pri tem upoštevali duševne potrebe sodelavcev, pri preoblikovanju delovnega okolja ne bomo uspešni. Na to je že leta 2011 opozoril profesor Dieter Lorenz, ki na Tehnični visoki šoli v mestu Gießen raziskuje področje dela: »80 odstotkov stroškov za delovno mesto predstavljajo stroški za zaposlenega in okoli 8 odstotkov stroški za prostor.« Nesmiselno je torej, da oklestimo 80 odstotkov stroškov za zaposlenega, da bi prihranili nekaj odstotkov pri prostoru. A kljub temu je Lorenz opozoril na številne možnosti, ki jih ponuja zamisel o skupnem delovnem prostoru.


Neuspeli eksperiment

Z drugimi besedami: uresničenje zamisli o skupnem delovnem prostoru se lahko nepopravljivo izjalovi. Primer za to je bila ameriška oglaševalska agencija Chiat/Day.

V zgodnjih 90-ih letih prejšnjega stoletja se je morala priznana agencija spopasti z novo generacijo konkurenčnih in ustvarjalnih podjetij. Takratni direktor podjetja Jay Chiat je odločil, da je treba nekaj spremeniti; nekaj povsem izvirnega mora posodobiti staro delovno okolje. Vpeljal je zamisel navidezne pisarne. Delo naj ne bi več potekalo na stalnih delovnih mestih, temveč vsepovsod, brez uporabe papirja, brez prostora za odlaganje in shranjevanje ter brez osebnih pripomočkov. Pisarno si je zamislil kot neke vrste študentsko naselje, pri čemer bi popolnoma odprt prostor členili zgolj otoki s kavči in mizami. Klasičnih pisarn in področij za zbrano delo v zasebnosti ne bi bilo. Vsak sodelavec bi ob prihodu na delo prejel prenosnik in mobilnik, da bi lahko čez dan svoje delo opravljal na poljubnem mestu v podjetju, zvečer pa bi prejete naprave vrnil. Za osebne predmete in dokumentacijo bi bila na voljo zgolj majhna garderobna omara. Pred preoblikovanjem poslovnega prostora se je Chiat menda posvetoval z okoli 100 sodelavci, toda pomisleke sodelavcev ni jemal resno, saj je bil o uspešnosti svoje zamisli neomajno prepričan. Leta 1994 so se sodelavci preselili v nove pisarniške prostore v Los Angelesu.

Mediji so zamisel navidezne pisarne navdušeno pozdravljali, oglaševalska agencija je bila celo uvrščena med pionirje na področju uvajanja informacijske-komunikacijske tehnologije v svoje delo. Toda resničnost je bila povsem drugačna. Nezadovoljni uporabniki so obupano iskali nezasedene mize, nekaj trenutkov zasebnosti in možnost zbranega dela, ločeno od preostalih sodelavcev. Zaradi pomanjkanja prostora za odlaganje in shranjevanje so svojo dokumentacijo skrivali po kotih ali pospravljali v prtljažnike svojih vozil ter jih po potrebi prenašali od enega kraja do drugega. Sodelavci so se zaklepali v konferenčne sobe, da bi lahko delali v miru. Uporabniki so na delo prihajali izven delovnega časa, da bi si zagotovili prenosnike in mobilnike, kajti teh naprav ni bilo dovolj za vse zaposlene v podjetju. Navsezadnje veliko sodelavcev sploh ni prišlo na delo, kar si je Chiat prvotno tudi zamislil, a njihovo delo je bilo izven prostorov podjetja občutno manj produktivno. Tudi v prostorih podjetja so sodelavci izgubili veliko časa zgolj za iskanje določene osebe, za katero se je predvidevalo, kje naj bi se v tistem trenutku nahajala. Popolna zmeda torej.

A Chiat se ni pustil prepričati v neuspešnost svoje zamisli in je skupaj z italijanskim arhitektom Gaetanom Pescejem še v New Yorku zasnoval skupen delovni prostor brez prostorov, ki bi uporabnikom omogočili umik v zasebnost. Poslovni prostor sta opremila v močnih barvah, z amorfnimi oblikami in izredno razigrano, a tudi z vrsto nepraktičnih pripomočkov in posebnosti, zaradi česar so uporabniki svoje novo delovno okolje poimenovali Disneyland. V medijih je projekt ponovno vzbudil veliko pozornosti, zaradi česar so poslovno stavbo oglaševalske agencije obiskali številni iz vseh koncev sveta, toda iz vidika delovne uspešnosti je bil tudi ta projekt popoln polom.

Ko je Chiat leto kasneje svojo agencijo prodal podjetju Omnicom in je slednji Chiatovo agencijo združil s svojo TBWA, je bilo nočne more konec. Nekatere dovršene novosti, kot so bile visoke tehnične zahteve, raznolikost in načeloma pisarniški prostor odprtega tipa, so novi lastniki sicer prevzeli, a so močno zmanjšali njihov obseg. Sodelavci pa so končno dobili prostore, ki so jim zagotovili umik v zasebnost, in področja za zbrano delo. Od leta 1998 se poslovni prostori v Los Angelesu ponašajo z raznolikimi področji, ki so jih oblikovalci razčlenili kot mesto v malem s prostori, kot so Central Park, Main Street, košarkaško igrišče, bar iz jadralnih desk ter področja za skupinsko delo in področja z običajnimi delovnimi mesti. Poslovni prostor je bil načrtovan in oblikovan v skladu z načelom Naj živi pisarna in nikakor v skladu z načelom Ven iz pisarne. Tudi ta različica poslovnega prostora je nekoliko pomanjkljivo zasnovana, saj imajo delovni prostori premalo oken, a je to popolnoma druga zgodba …


Kako pravilno uresničiti zamisel o skupnem delovnem prostoru?

Prehod iz klasičnega delovnega prostora v skupnega je praviloma učinkovitejši, če so delovne mize že sicer manj zasedene oziroma če sodelavci že zaradi narave svojega dela zelo malo časa preživijo za svojo delovno mizo. Ko uvedemo skupni delovni prostor, postane celotno delovno okolje bolje izkoriščeno, poleg tega se število delovnih mest zmanjša. Kako visoke so te številke, je odvisno od mobilnosti uporabnikov. Zato je treba te količine predhodno natančno preučiti. Premajhno število delovnih miz sproži jezo in neproduktivnost pri uporabnikih, zaradi česar lahko celotna zamisel propade.

Prav tako ne smemo uvesti zgolj fleksibilnih oblik delovnih mest, kot je desk sharing. Celoten pisarniški prostor moramo razčleniti na različna območja, kot so področja za skupinsko delo, sobe za sestanke, klubski prostori, prostori za srečevanje uporabnikov, prostori za počitek in sprostitev, zvočno nepropustni prostori za zbrano delo (angl. think tank). Neprisiljeno oblikovan življenjski in delovni prostor, opremljen z vso potrebno informacijsko-komunikacijsko tehnologijo, predstavlja učinkovito nadomestilo ob izgubi osebnega delovnega prostora.

Uporabniki morajo imeti možnost, da si posamezno delovno mesto rezervirajo prek posebne programske aplikacije, ki jo lahko uporabljajo tudi izven poslovne stavbe, ali se prijavijo na recepciji v poslovni stavbi. Lahko pa si svoje delovno mesto izberejo po načelu ob pravem času na pravem mestu. Običajno mora imeti vsak uporabnik svoj voziček za shranjevanje dokumentacije in osebnih predmetov, da si ga lahko pripelje na izbrano delovno mesto. Seveda sta prenosnik in mobilnik del stalne opreme v vozičku. Glede na tehnične možnosti se lahko uporabnik s svojim telefonom prijavi v telekomunikacijski sistem, da je dosegljiv tudi na svoji običajni interni telefonski številki.

Pri načrtovanju skupnega delovnega prostora je treba upoštevati kar nekaj pomembnih pravil in smernic. Na prvem mestu je politika pospravljene delovne mize, ki sodelavcem zapoveduje, da morajo najkasneje ob koncu delovnega dne popolnoma pospraviti svojo delovno mizo ter vse svoje materiale in pripomočke pospraviti v voziček za shranjevanje ali jih vzeti s seboj, zato da je delovna miza pripravljena za naslednjega uporabnika. To pomeni, da je treba čim več dokumentov digitalizirati, saj je prostor za shranjevanje in odlaganje v vozičku omejen. Mimogrede: če nekateri sodelavci nimajo osebnega delovnega mesta, medtem ko ga preostali imajo, naj slednji ne bi imeli nič več prostora za shranjevanje in odlaganje kot prvi. Vsi morajo imeti na razpolago približno enako velik prostor za shranjevanje in odlaganje. Tako tudi uporabniki s stalnimi delovnimi mesti svoje dokumente digitalizirajo, s čimer do določene mere preprečimo morebitne težave pri sporazumevanju med sodelavci.

Dejstvo je, da je postal skupni delovni prostor del našega vsakdana. Veliko sodobnih podjetij iz vseh gospodarskih panog in različnih velikosti želi na strokoven, a mehek način združiti načela nemotenega pregleda nad dogajanjem v odprtem prostoru, stopanja v stik z drugimi ter izmenjave podatkov in znanja. Kaj si obetajo od tega? Konkurenčno prednost prek gospodarsko učinkovito izkoriščenega prostora, optimizacije delovnih procesov in mobilnosti zaposlenih …


Ronnie Sambor/Brigitte Schedl-Richter