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Organisation im Online-Leben

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Die einzige Konstante im Leben ist, so scheint es, Veränderung: Auch in der Arbeitswelt ist das nicht anders, denn neue Technologien verwandeln die Struktur unserer Tätigkeiten. Einen großen Teil unserer Arbeitszeit verbringen wir am Computer, das Internet ist als riesiger Wissensspeicher zu einer der wichtigsten Informationsquellen überhaupt geworden. Viele klagen über die schwer zu bewältigende Datenflut und fühlen sich überfordert. Kein Wunder, soll man doch mit den laufenden Veränderungen Schritt halten, und nebenbei auch noch den ständig überfüllten E-Mail Posteingang bearbeiten.

Allerdings gibt es, und das ist die gute Nachricht, durchaus einfach zu bedienende Werkzeuge, die uns helfen die Digitalisierung zu unserem Vorteil zu nutzen und die für uns elementaren Informationen aus dem Datendschungel herauszufiltern. Einige praktische Tools, die sowohl Arbeits- als auch Privatleben vereinfachen können, stellen wir Ihnen hier vor.
 

Tools für Projekt- und Teamarbeit

Schon mal den USB-Stick mit der wichtigen Präsentation für den Chef zu Hause vergessen? Solche Probleme gehören mit der Dropbox der Vergangenheit an: Diese erlaubt es, Dateien in einen Ordner abzuspeichern, auf den man auch von anderen Rechnern oder mobilen Geräten aus Zugriff hat. Wichtige Dokumente, Fotos oder Videos sind somit immer bei der Hand. Ein weiteres Plus: Dropbox-Ordner können problemlos für andere Nutzer freigegeben werden – produktiver Teamarbeit steht somit nichts mehr im Weg.

Ein intelligentes, einfach zu bedienendes Projektmanagement-Tool ist Basecamp: Hiermit können Gruppen gemeinsam an Projekten arbeiten, Arbeitszeit erfassen, Aufgaben zuordnen oder Dateien hochladen, die für das Vorhaben relevant sind. Der Vorteil: alle wichtigen Informationen und Materialien zum Projekt bleiben gesammelt und sind für das gesamte Team (oder die Kunden bzw. externe Mitarbeiter) jederzeit abrufbar.

Ein Werkzeug für Fortgeschrittene ist Evernote: damit können Sie sowohl Notizen und Listen, als auch interessante Links, Fotos oder Termine speichern und verwalten. Da einzelne Dokumente auch für andere Benutzer freigegeben werden können, eignet sich Evernote genauso für gemeinsame Planung oder Projektarbeit.
 

Remember the milk

Gehören auch Sie zu jenen, die sich ihre Erledigungen auf gerade in Reichweite befindliche Papierfetzen kritzelt? Sehr charmant. Praktischer und wohl auch effizienter geht es mittlerweile online, z.B. mit Remember the Milk (kostenlos für iOS, Android und Web). Hier können sie Aufgaben schnell und einfach verwalten, sich per SMS, Skype oder E-Mail an fällige Arbeiten erinnern lassen sowie diese mit Kollegen oder Freunden teilen. Oder einfach gute, altmodische Listen erstellen.

Doodle ist hilfreich, um einen Termin mit mehreren Teilnehmern zu koordinieren. Einfach ein Treffen anlegen (funktioniert auch ohne Registrierung) und mehrere Zeitpunkte vorschlagen. Jeder Teilnehmer sieht dann auch die Präferenzen der anderen Eingeladenen - relativ einfach und ohne ausführlichen E-Mail Verkehr kann so ein für alle passender Termin gefunden werden.

Wenn sich Ihre Brieftasche auf Grund der vielen Kunden- , Rabatt- und Servicekarten schon gar nicht mehr schließen lässt, sollten Sie vielleicht auf die kostenlose App Stocard (am iPhone als Passbook bekannt) ausweichen: all Ihre Plastikkarten werden in einem einfachen Schritt zur App hinzugefügt und können daraufhin jederzeit an der Kasse eingescannt werden. Praktisch, oder?

 

Immer am Laufenden bleiben

Sicher ist es Ihnen schon passiert, dass Sie online zufällig auf einen interessanten Beitrag stoßen, aber momentan absolut keine Zeit haben ihn zu lesen. Später, wenn Sie dann Zeit hätten, ist der Artikel partout nicht mehr auffindbar.

Damit in den unendlichen Weiten des Netzes nichts verloren geht, können Sie zum Beispiel auf Delicious zurückgreifen: Delicious ist ein so genanntes Bookmarking Tool und hilft, einmal entdeckte interessante Links zu speichern und organisieren. Sehr praktisch für Recherchearbeiten, als Ideenarchiv oder zum Sammeln von hilfreichen, nützlichen Links sowohl für geschäftliche, als auch private Zwecke.

Eine andere Möglichkeit wäre, das Fundstück mit Hilfe von Instapaper in lesefreundlichem Format zu speichern. Anschließend ist es jederzeit sowohl im Web, als auch auf mobilen Geräten abrufbar und kann per e-mail versendet werden. Besonders praktisch, um sich für lange Zugfahrten mit Lesestoff zu versorgen.

Wenn Sie gerne am Laufenden sind und aktuelle Updates Ihrer Lieblingsseiten konstant verfolgen möchten, sollten Sie sich RSS zulegen. Einfach den so genannten RSS Feed der Webseiten abonnieren und schon können Sie mit Hilfe eines speziellen RSS-Readers (z.B. Google Reader für den PC und Mobile RSS für das iPad) alle Aktualisierungen der gewählten Plattformen jederzeit kompakt und gesammelt abrufen.

Autor

Angelika Molk

Corporate Marketing Manager

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