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Tamtam autour de l’équipe ou : une plus grande réussite ensemble

Les tâches complexes exigent un travail d'équipe performant. Parfaitement rodée ou fraîchement composée, une bonne équipe doit être capable de fournir des prestations qu'un individu ne pourrait réaliser. Mais quel est le secret d'une bonne équipe ? Comment fonctionne la collaboration idéale, quels facteurs ont une influence positive sur le succès de l'équipe ? Apprenez-en plus ici sur les pseudo-évidences et les aspects qui méritent d'être pris en compte.

Avant d'entrer dans la pièce jaune, nom donné à la salle de réunion 2, Florian constata au travers de la cloison vitrée que l'ambiance était bonne. Quatre des six membres d'équipe étaient déjà réunis et préparaient leurs documents consciencieusement et dans la bonne humeur, tandis que Doris, la chef d'équipe, esquissait les étapes jusqu'au prochain jalon sur le tableau blanc. C'était une excellente chef d'équipe, capable à la fois d'enthousiasmer l'équipe pour un projet commun et de respecter clairement les compétences et délais. Florian se prépara avec confiance à une autre réunion constructive.
 

Le travail d'équipe est-il « dans le vent » ?

Quiconque suit la discussion actuelle tournant autour du travail d'équipe rencontre une multitude de points de vue contradictoires. D'une part le travail en équipe est considéré de manière euphorique comme l'instrument de la coopération, de la productivité et du succès économique à l'époque de l'information, d'autre part règne la désillusion. Le groupe de spécialistes entièrement responsable de ses actes, poursuivant ensemble un seul et même but semble être devenu un peu partout une bande désorganisée, marquée par le manque d'autorité, l'irresponsabilité et l'absence de méthode.

Les antécédents : au cours des dernières décennies, la complexité des tâches a fortement augmenté dans de nombreux secteurs, tandis que le temps alloué a baissé. La coopération est devenue nécessaire, le travail en équipe a été proclamé haut et fort méthode idéale, de loin supérieure à la collaboration traditionnelle dans le cadre des déroulements de processus. Cependant, dans la pratique, le travail d'équipe semble être de plus en plus devenu un automatisme apparent (!). Selon les critiques, l'efficacité se serait perdue avec l'absence de structure.
 

Pour et contre

Un travail d'équipe réussi offre sans aucun doute de nombreux avantages qui vont bien au-delà de la simple répartition du travail : le savoir et l'expérience de différents collaborateurs peuvent être mieux exploités, connectés et combinés. Le flux d'information est amélioré. Grâce à un input multiple des membres d'équipe motivés, la créativité et la force d'innovation peuvent être clairement améliorées. Tout le monde sait que les bonnes idées naissent souvent au cours de discussions, et qu'il est plus facile de trouver de meilleures solutions ensemble. En outre, l'objectif commun soude l'équipe, l'identification avec les résultats obtenus ensemble et l'entreprise augmente. Autre chose encore : la simple présence d'autres personnes ( sans aucune collaboration encore ) fait en sorte que les personnes travaillent de manière encore plus rapide et efficace lors de tâches simples. « Le soulagement social », tel est le nom donné par la psychologie à ce phénomène qui en fournit différentes explications. Et lorsque ces personnes travaillent en plus ensemble, d'excellents résultats sont alors préprogrammés, ou bien comme l'expriment les amateurs d'ÉQUIPES : « Together Everyone Achieves More ».

Tel serait le cas idéal. Naturellement le travail en équipe peut également présenter des aspects négatifs. Exprimé de manière frappante avec la célèbre « formulation » de TEAM : « Super, un autre s'en charge ». Même s'il n'y avait aucun réfractaire à la collaboration, le phénomène appelé « paresse sociale » en psychologie sociale surviendrait : Si un groupe travaille ensemble, la performance individuelle de chacun ne peut cependant être identifiée (exemples : un rameur dans un bateau commun), et la tension physiologique chute. Ceci entraîne une perte de performance lors de tâches simples. Mais, et voilà la bonne nouvelle, c'est tout-à-fait le contraire lors de tâches complexes : la détente créée par l'anonymat entraîne une augmentation de la performance.
 

L'équipe polyvalente

La composition de l'équipe est déterminante pour la réussite. Dans la pratique, elle s'oriente souvent à la hiérarchie ou à la disponibilité des personnes. Cependant la théorie livre quelques conseils pour améliorer cette situation. Tous ne font pas l'unanimité.

Exemple diversité des personnalités : on conseille souvent de choisir des personnes les plus différentes possible, non seulement issues de services différents, mais également avec un bagage culturel et de sexe ou (moins souvent pris en considération mais bien souvent tout aussi important) d'âge différent. Les membres de l'équipe apportent ainsi différents points de vue et fournissent des idées variées. De plus, il convient de veiller à ce que l'équipe forme un mix de personnes introverties et extroverties, car, pris en compte de manière délibérée, les deux offrent de nombreux avantages.

Cette approche est très prometteuse, en particulier au niveau de la créativité. Cependant une telle équipe doit d'abord « trouver un terrain d'entente ». Il faut beaucoup de temps pour faire connaissance avec les autres, on ne sait pas d'emblée où sont les forces et faiblesses des autres, ce qui fait en sorte que les potentiels ne sont éventuellement pas entièrement exploités. Quel est le bien fondé des affirmations de chacune des personnes, lesquelles sont basées sur des faits, lesquelles sur des présomptions ? Dans la pratique, on voit parfois que des personnes ayant un bagage semblable ont tendance à interagir plus ensemble, même en dehors du lieu de travail, avec des effets positifs sur la confiance et la cohésion de l'équipe. Dans une équipe familière, de nombreuses incertitudes disparaissent, on connait ses forces, ses faiblesses et ses particularités et on peut les aborder ou les intensifier dès le début. La communication également peut englober des déroulements ou outils familiers qui ne nécessitent pas d'explication particulière lorsque tous les membres de l'équipe en ont déjà fait l'expérience. Dans le cas idéal, il existe déjà une base de confiance.

Mais les deux approches peuvent peut-être être combinées ? Une équipe familière et diversifiée aurait de bonnes chances de réussite.
 

Le Superpower

Puisque nous parlions des différentes forces des membres de l'équipe : Keith Yamashita, le fondateur de SYPartners, une entreprise qui soutient les équipes leaders à une époque de bouleversements importants, voit l'utilisation des forces individuelles comme un élément essentiel d'un travail d'équipe voué au succès. L'un de ses conseils : trouve ton « Superpower », ton véritable talent et passe la plus grande partie de ton temps à exploiter précisément cette force. Chez SYPartners, cette approche est également exploitée de manière intensive. En fonction de la tâche, ou de la manière dont se déroule le travail, des personnes dont le talent spécial est précisément demandé ici sont impliquées. Des exemples : la pensée créative, la motivation, la simplification, la pensée systémique ou la promotion de la paix. Si chacun fait pleinement jouer sa force lorsqu'elle est demandée, l'équipe est alors capable d'accomplir de grandes choses.
 

Rôles et perspectives

Cette approche rappelle la théorie selon laquelle les personnes, de par leur caractère et leur comportement, endossent des rôles précis, de manière consciente ou pas, lors d'une collaboration : il y a ceux qui recherchent les informations, les pionniers, ceux qui se chargent de la réalisation, les perfectionnistes et ceux qui donnent du courage. Un bon mélange des différents rôles serait vivement recommandé dans la pratique. La plupart des bonnes équipes ont au moins un penseur analytique à bord. Naturellement, il existe des rôles qui de par leur caractère destructif, sont plutôt un handicap.

Dans le travail d'équipe, en particulier dans un groupe bien rodé, il est important de changer de temps en temps délibérément de perspective, sans quoi on risque de « s'obstiner », tout spécialement lorsque le groupe comporte des personnalités convaincantes ou dominantes. La considération d'un projet à partir de différentes perspectives doit de ce fait absolument(!) faire partie du travail d'équipe.
 

Délimitation et compétition

Une autre question est soulevée : faut-il séparer le professionnel du privé ? Ceci est bien souvent recommandé afin d'éviter tout différend. D'autre part, des entreprises communes, que ce soit simplement aller manger ensemble, renforcent la confiance. En principe, c'est le but de nombreux séminaires de formation d'équipe. Ou bien s'agit-il là seulement d'une pseudo-intimité ? Autre exemple : si un membre de l'équipe traverse une crise privée, comment s'y prendre au niveau de l'équipe ? Il est possible que le collège s'investisse maintenant à fond dans le travail, mais s'il ne fait pas partie de ce « type », il sera clairement moins productif. Il serait recommandé ici d'accepter de telles modifications temporaires et de réagir de manière flexible au sein de l'équipe, par exemple en réorganisant les tâches ou les capacités. L'emploi du temps doit éventuellement aussi être adapté. Dans tous les cas, le soutien est au programme, et non pas un « Tu dois quand même y arriver ». Car cela aurait non seulement peu de chance de réussir, mais détruirait également l'ambiance de travail, bien au-delà du projet.

Le thème de la compétition est épineux. Tandis que certains sont d'avis qu'une compétition saine devrait être encouragée parmi les membres de l'équipe, d'autres sont d'avis contraire : une équipe est une équipe, tous travaillent ensemble et non pas les uns contre les autres. Des performances meilleures et des récompenses individuelles n'ont pas un effet motivant, mais divisent l'équipe, chacun ne voyant alors plus que son propre avantage.
 

La pomme de discorde du virtuel

Les avis divergent également au sujet de cette question : les équipes face à face sont-elles meilleures que les équipes connectées virtuellement ? Collabore-t-on via divers outils de travail d'équipe, de réunion en ligne et de gestion des tâches, programmes de chat ou conférences vidéo, ou bien préfère-t-on plutôt le face à face personnel ? En vient-on plus rapidement aux faits en ligne, ou bien assis ensemble à une table ? De quelle manière les idées évoluent-elles au mieux ? Aucun doute : si l'on souhaite une équipe diversifiée avec différents bagages, sans pour autant l'avoir sur place, la collaboration numérique devient fréquemment praticable. Pour faire connaissance, pour la cohésion d'équipe et la confiance, un contact en face à face est cependant indispensable.
 

Règles, direction d'équipe, phases

Une formulation par écrit claire de l'ordre et des règles claires sont le b.a.-ba d'un travail d'équipe profitable. Si l'équipe participe à la définition des règles, c'est encore mieux, car « impliqué » est ici le mot clé. Aucune équipe ne peut mettre le chef d'équipe en minorité, une équipe doit également comporter une telle hiérarchie. Une fois mises en place, les règles ne constituent pas de vagues directives, mais doivent véritablement être prises au sérieux. La marge d'interprétation individuelle est précisément de 0. Dans des exceptions absolues seulement, ces règles peuvent encore être adaptées ultérieurement.

L'une des règles essentielles, et plus d'un projet échoue à cause d'elle, est la répartition claire des responsabilités au sein de l'équipe. Chacun doit exactement savoir ce qu'il doit faire jusqu'à quand, et qu'il est seul responsable de cette tâche. Les problèmes dans le travail d'équipe résultent souvent d'un manque de délimitation des compétences. Même si les membres de l'équipe sont de même niveau, cela ne veut pas dire que chacun est qualifié pour prendre chaque décision. En d'autres termes : l'expert marketing ne décide pas de ce qui est réalisable d'un point de vue technique, mais le technicien. Ce qui ne signifie pas qu'ils ne puissent pas arriver ensemble à une solution innovatrice. Certaines tâches demandent également une hiérarchie au sein de l'équipe. Si plusieurs personnes travaillent ensemble dans un sous-secteur, la personne qui prendra les décisions et engagera sa responsabilité pour les résultats spécifiques en cas de doute doit être clairement définie, ainsi que les personnes qui collaborent "seulement" activement.

Sans un bon chef d'équipe, rien n'est possible, et le désordre et le manque de productivité prennent rapidement le dessus. Il ou elle indique l'orientation à suivre, définit les conditions cadre, est responsable d'une planification et d'une répartition des tâches structurées, prend en charge l'entière responsabilité et agit comme animateur(animatrice). Les chefs d'équipe doivent posséder une bonne intuition concernant les humeurs régnant au sein du groupe, et intervenir si nécessaire. Ceci exige une grande attention, sans quoi les conflits apparaissent sans qu'on les remarque.

Certaines phases traversées par une équipe y sont liées. Qu'elles portent les noms de Forming, Storming, Norming, Performing et Transforming selon Bruce Tuckman ou bien que l'on parle de phase d'orientation, de phase d'ordre et co., cela revient au même. Il convient de se préparer au contenu et d'accorder suffisamment de place à chaque phase (ou aux évolutions contenues), qui peut se révéler être très différente en fonction de l'équipe et de la tâche. Dans les ouvrages de référence, la phase des premiers conflits est le plus souvent considérée comme étant essentielle. Si les conflits sont ignorés, ils reviennent plus tard et peuvent faire échouer l'équipe entière.
 

Communication informelle

Les études montrent que la communication informelle constitue un facteur essentiel d'un travail d'équipe réussi. Elle peut avoir lieu durant la pause café, lors de manifestations communes ou bien à d'autres occasions. Malgré l'importance de réunions formelles, de délais et de collaboration intensive, de nombreuses idées naissent également lors de réunions informelles, des informations sont échangées, les faits sont discutés, la familiarité est créée. Non seulement la créativité, mais également la productivité s'expriment dans un cadre détendu.
 

Conditions spatiales requises

Il est ainsi clair que : le travail d'équipe a besoin d'un environnement propice, et ce également au niveau de l'espace. L'idéal est l'existence de différents environnements qui invitent à la collaboration. Cela permet soit de se retirer dans la salle de réunion équipée de la technique médiatique pour y dresser des plans et présenter des documents sans être dérangé, ou bien de se rencontrer pour une réunion spontanée et un échange d'informations dans la zone centrale. Une certaine protection est propice aux entretiens dans le calme, cependant l'ambiance d'une salle de conférence de 50 personnes n'est certes pas idéale. De petites unités, aménagées de manière inspirante et fonctionnelle, sont souvent bien plus adéquates.

L'ambiance et la motivation étant décisives pour le succès, non seulement lors de projets de grande envergure, mais également au cours de la collaboration quotidienne, les salles et zones disponibles doivent être aménagées de manière la plus attractive possible. Des détails tels qu'un nombre suffisant de multiprises ou de tableaux blancs se révèlent être bien souvent utiles. Si l'on atteint un point ne permettant plus d'avancer, un changement d'environnement peut alors se révéler être bénéfique. Ceci est tout aussi bien valable pour une équipe projet que pour le travail individuel. Même pour les tâches n'étant pas officiellement déclarées comme étant un travail d'équipe, l'existence de zones et pièces de la sorte en vaut la peine. Car la communication et l'interaction, en tant qu'éléments constituants essentiels de l'univers du travail moderne, sont notamment favorisées par l'infrastructure spatiale.

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