SMART OFFICE
by Bene

SMART OFFICE BY Bene. Die Digitalisierung des Büros

Wie werden wir während und nach der Pandemie wieder sicher in die Büros zurückkehren? Wie können zukünftig Büroflächen flexibel und zugleich wirtschaftlich effizient gestaltet und betrieben werden? Wie lassen sich dynamische und moderne Bürokonzepte nahtlos in den Alltag von Mitarbeitern integrieren?

Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat sich durch die globale Pandemie nicht nur maßgeblich beschleunigt, sondern bietet genau auf diese herausfordernden Fragen wesentliche Antworten. Daher hat Bene als Spezialist für die Gestaltung und Einrichtung von modernen Büro- und Arbeitswelten in Kooperation mit dem Software-Spezialisten Thing-it und dem Full-Service-Dienstleister GMS Global Media Services GmbH das SMART OFFICE by Bene entwickelt.

Agilität bestimmt heute die Arbeitswelt. Mitarbeiter organisieren ihre Arbeit zunehmend örtlich und zeitlich flexibel, entsprechend ihrer Aufgaben. Dies und aktuelle Herausforderungen der Pandemie, wie Physical Distancing sowie Hygienemaßnahmen, erfordern neue Bürokonzepte für die Zeit während, aber vor allem nach der Pandemie. Die Digitalisierung ist hier hinsichtlich neuer Bürokonzepte, die auf mehr Effizienz und die Anforderungen dieser neuen Arbeitswelt abzielen, einer der Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Rückkehr der Wirtschaft. 

SMART OFFICE by Bene setzt als ganzheitliches Tool zur Optimierung von Büroflächen genau hier an.

Nutzerorientiert durch digitale Lösungen

„Dank der neuen und smarten Technologien können wir das Büro effizienter, intelligenter und nutzerorientierter gestalten“, sagt Michael Fried, Geschäftsführer für Sales, Marketing & Innovation bei Bene. „Mit SMART OFFICE by Bene haben wir ein datengetriebenes Bürokonzept entwickelt, das zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bietet: Das mitlernende Büro.“
So können Mitarbeiter zum Beispiel per App oder Web flexibel und kinderleicht Parkplätze, Arbeits- sowie Meetingräume reservieren und buchen. Darüber hinaus bietet die Lösung noch viele weitere Möglichkeiten, die individuell nach Kundenwunsch konfiguriert werden können.
Die damit optimierte User Experience führt in der Folge zu Produktivitätssteigerungen und einer verbesserten Wirtschaftlichkeit der Büroflächen. 

„Dieser Use-Case ist auch als Occupancy oder Desk Tracking bekannt“, erklärt Klaus Berberich, Geschäftsführer von Thing-it. „Da hier sowohl eine Verbesserung der Nutzerwahrnehmung im Gebäude als auch erhebliche Einsparungen für Unternehmen erzielt werden, kommt er verstärkt zum Einsatz.“ Besondere Aufmerksamkeit hat das Desk Tracking speziell durch COVID-19 und die damit einhergehenden notwendigen Hygienemaßnahmen in Bürogebäuden erhalten.

Ganzheitliche Lösung aus einer Hand
„GMS hat sich auf individuelle Systeme in der Arbeitsplatz-Organisation spezialisiert. Im Verbund mit dem Büroexperten Bene und der Thing-it Plattform begleiten wir jedes Projekt als Smart Office System-Integrator ganzheitlich. Von der Planung über die Umsetzung bis hin zur Überwachung aller Technologien im laufenden Betrieb. Dazu gehört unter anderem die umfassende Konzeption und Implementierung der Systeme sowohl in Neubauten als auch in Retro-Fits“, so Tobias Enders, Geschäftsführer von GMS Global Media Services GmbH. Darüber hinaus übernimmt der Dienstleister die kontinuierliche Unterstützung während der Nutzungsdauer der Systeme.

Sensor-Intelligenz ermöglicht exakte Flächen-Analysen

Da viele Unternehmen auf Open Space und Activity Based Working umgestellt haben, sind die meisten Arbeitsplätze nicht mehr fix Mitarbeitern zugewiesen. Mit Sensoren und eigener Software erfolgen im SMART OFFICE by Bene deshalb Messungen, die Daten zur Arbeitsplatz-Auslastung personenunabhängig erfassen. Dabei stellt sich schnell heraus, welche Arbeitsbereiche frequentiert werden und welche nicht. Fehlnutzungen können erkannt, Leerbuchungen verhindert und der zukünftige Flächenbedarf ermittelt werden. Das gilt für die Belegung von Arbeitsplätzen ebenso wie von Meetingräumen, Parkplätzen und vielem mehr.
„Das Büro ist ein lebender Organismus“, unterstreicht Michael Fried. „Durch das Tracking und die kontinuierliche Analyse der Nutzung können regelmäßig Anpassungen vorgenommen werden, die zu einer effizienten Auslastung der Fläche führen.“ Dank der Dashboards zur detaillierten Bedarfsanalyse, sowie der Auswertung aller Daten, lassen sich alle Bereiche und Zonen im Büro deutlich exakter planen. Auch die User Experience wird dadurch verbessert. Denn bei SMART OFFICE by Bene geht es neben der optimalen Auslastung der Bürofläche, vor allem um ein attraktives Erlebnis der Nutzer in modernen Gebäuden.

Mit dem Smartphone mehr als nur den Büroalltag organisieren

SMART OFFICE by Bene gibt den Usern einen digitalen Interaktionspunkt an die Hand, mit dem sie ihren Arbeitsalltag per App oder Web planen können. Einfach, schnell und ortsunabhängig. So zeigt das Buchungssystem auf Knopfdruck an, welche Social Distancing-konformen Büroflächen wann frei sind. Ob von zu Hause oder unterwegs – das interaktive Tool unterstützt den Workflow. Sei es zum Finden des präferierten Arbeitsplatzes oder des Lieblingskollegen. Auch Besprechungsräume können bequem online reserviert werden. Entsprechend funktioniert auch das Parkmanagement und die Schließfachreservierung via App. Darüber hinaus sind Essenbestellung inklusive Bezahlfunktion, Informationen zur Umgebung, die Anzeige der nächsten Kaffee-Küche, Anleitung zur Bedienung der Medientechnik im gerade genutzten Konferenzraum und viele Funktionen mehr möglich. Indoor Navigation, People Finding und weitere spannende Anwendungen bis hin zu Informationen zum öffentlichen Nahverkehr machen den digitalen Service komplett. Wesentlich ist, dass die Thing-it Plattform geprüft ist und DSGVO-konform funktioniert, da keine personenbezogenen Daten erhoben werden.

Social Distancing-Lösungen im Covid Safe Office

Schutz vor Ansteckung und Arbeiten auf Abstand sind in Corona-Zeiten zum Teil unserer Alltagsroutinen geworden. Vom kontaktlosen Check-in über den Einzelschreibtisch bis zur COVID-19-Rückverfolgung unterstützt das SMART OFFICE by Bene diese Präventionsmaßnahmen im Büro. Innovative Schutzmechanismen sorgen für Sicherheit. Tagesaktuelle Informationen rund um Hygienemaßnahmen und Arbeitsbereichsbuchungen werden entsprechend an Mitarbeiter übermittelt.

Freiräume für Kreativität durch Digitalisierung

Mit THE CORE by Bene, einem innovativen Bürokonzept das auf Technologie und flexible Raumkonzepte setzt, hat Bene bereits letztes Jahr neue Maßstäbe gesetzt. Diesen Weg geht der Experte für Büro- und Arbeitswelten nun mit SMART OFFICE by Bene konsequent weiter.
Die Technik-Partner Thing-it und GMS Global Media Services GmbH können auf namhafte Projekte zurückblicken: So profitieren bereits – das smarteste Gebäude der Welt – der Bürokomplex cube in Berlin und Kunden wie The Ship in Köln sowie Zalando in Berlin, Dortmund und Dublin von der zukunftsweisenden App.

Mehr zu Thing-it: https://www.thing-it.com/
Mehr zu GMS Global Media Services GmbH: https://www.gms-mediaservices.de