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Die Erfindung des Büros: Das digitalisierte Büro des 21. Jahrhunderts

Bürotrends Arbeitswelten Geschichte des Büros

Bürotätigkeit als Speicherarbeit - Speicherung ist ein Prinzip des Lebens. Ein Prinzip der Evolution und des Menschseins, nicht erst das Vermögen moderner Kommunikationstechnologien.

So wie in der Evolution Merkmale der Lebewesen gespeichert, weitergegeben und entwickelt werden, so speichert und entwickelt der Mensch seine Kulturmerkmale durch Kultur – das ist das Übertragen von Wissen und Können an nachfolgende Generationen sowie das Herstellen dinglicher Objekte wie Werkzeuge und Gebrauchsgegenstände.

Das Kulturereignis Büro wird erfunden, um besondere Formen der menschlichen Tätigkeit in Zeichen und Symbolen zu speichern: Technische und kaufmännische Aufgaben wie die Vorgänge um das Herstellen von Gütern, ihr Verkauf und Vertrieb werden im Büro fixiert und archiviert.

Dabei genügen wenige Werkzeuge und Tätigkeiten um ein Stück Filztuch – die Burra – herum, um ein Büro zu konstituieren. Zuerst wird das Tuch Büro genannt, dann der Tisch, auf dem das Tuch liegt, dann der Raum, in dem der Tisch steht. So bestimmen immer zwei Elemente ein Büro – der Raum und die Werkzeuge. Heute sind es zwei Geräte, die genügen, um ein Büro zu konstituieren: der Laptop – die moderne Mitte des Büros – und das Mobiltelefon.
 

Das Büro als Werkzeug

Im "klassischen" Büro werden kaufmännische Abläufe wie Vertragsabschlüsse, Bilanzierungen und Verrechnungen handschriftlich mit Feder, Tinte und Papier kopiert. Später kommen Schreib- und Buchungsmaschinen hinzu. Im Jahr 1806 patentiert der Engländer Ralph Wedgewood ein Vervielfältigungsverfahren mit Hilfe von Kohlepapier, das erst seit drei Jahrzehnten, durch die Erfindung von Kopiergeräten und digitaler Technik, der Vergangenheit angehört.

In den achtziger Jahren des 20. Jahrhunderts gibt es eine Revolution der Werkzeuge: die Digitalisierung, die in zwei Jahrzehnten zum Standard der Büroarbeit wird. Die neuen Werkzeuge sind Kopierer, Faxgerät, Computer, Mobiltelefon und Internet. Ihr Potenzial liegt in der schnellen Verarbeitung, im großen Speichervermögen, in der enormen Verkleinerung von Arbeitsmitteln, im Errechnen von Prozessen und in der rigorosen Vereinfachung der Kommunikation. Texte, Tabellen, Bilder und Filme lassen sich problemlos bearbeiten und auf Disketten, Festplatten und DVDs speichern.

Hinzu kommt die Vernetzung bürointerner Computer sowie über das Internet potenziell aller anderen Computer. Die Vernetzung stellt eine Fülle von Informationen rund um die Erde zur Verfügung und vielfältige andere Funktionen wie Kommunikation "in Echtzeit".

Das Inventar der Büros wird kleiner – wenn auch die Digitalisierung zunächst eine Zunahme an Maschinen bedeutete –, denn Registraturen, Aktenordner, Bilanzbücher, Lexika und Almanache in Buchform verlieren an Bedeutung, da sie im Laptop gespeichert zur Verfügung stehen.
 

Das Büro als Raum

Die neuen Aufgaben infolge der Globalisierung und die Digitalisierung haben zu einem Paradigmenwechsel geführt – von einer Gesellschaft der Industrie zu einer Gesellschaft der Dienstleistung, des Wissens und der Information. In einer Zeit, in der die materielose Produktion eine immer größere Rolle spielt, ändern sich nicht nur Bürowerkzeuge, sondern auch die Räume. Es ist eine Aufgabe der Zukunft, Werkzeuge, Räume und Prozesse zu gestalten, die in der Lage sind, weltweit das emotionale und geistige Potenzial der Menschen zu aktivieren. Die Digitalisierung kann in herkömmlichen Büros stattfinden, kann aber auch neue Büro-Formen wie das offene – portable, mobile und ambulante – Büro hervorbringen und das virtuelle Büro.

Einen Großteil des vielfältigen Spektrums an Büroräumen, das sich im 20. Jahrhundert herausgebildet hat – vom Großraumbüro bis zum Mini-Büro –, wird es auch im 21. Jahrhundert noch geben, so dass ein vielfältiges Nebeneinander unterschiedlichster Büroformen besteht.
 

Die Struktur des digitalisierten Büros

Heute passt die gesamte Büroausrüstung in einen winzigen Laptop. Aktuelle Daten eines Unternehmens können digitalen Datenbanken und die erforderlichen Arbeitsmaterialien digitalen Lexika, Wörterbüchern und dem Internet entnommen werden. Dabei unterstützen Laptop und Mobiltelefon, Fax und Minidrucker den Kontakt zu Kunden und Mitarbeitern. Darin liegt das Potenzial moderner Büros.

Digitalisierte Büros nutzen unabhängig von ihrer Raumordnung hocheffiziente Werkzeuge und gliedern sich ein in eine allgemeine Neuordnung der Arbeit, der Politik und der Ökologie. Sie sind hervorragende Mittel, um sowohl auf der lokalen als auch auf der globalen Ebene zu arbeiten. Digitalisierte Büros arbeiten ökologisch, wenn sie die Möglichkeit nutzen, den Energiehaushalt des Büros und des Bürogebäudes zu optimieren, oder wenn sie papierlos arbeiten und Naturressourcen schonen. Sie sind Ausdruck der fortgeschrittenen Globalisierung und können einen Beitrag leisten zur Vorbereitung auf eine humane Zukunft.

Da sich das digitalisierte Büro zu einer Wissenszentrale und zu einem Knotenpunkt im World Wide Web entwickelt hat und die Werkzeuge extrem klein und effizient geworden sind, entsteht neben den klassischen Büros eine offene Form mit einer undefinierten Ordnung für Raum und Zeit – das offene Büro.
 

Das offene Büro – mit dem Büro unterwegs

Offene Büros sind Unterordnungen des digitalisierten Büros. Sie entstehen durch die Minimierung des Computers zum Laptop, der die Funktionen des Raumes in sich aufnimmt. Der Laptop ist Tisch und Ablage, kann überall hin getragen werden und bildet als geschrumpfter Raum ein komplettes, dezentral geordnetes Büro.

Das offene Büro als neuer Büro-Typ ist Ausdruck sowohl neuer Aufgaben als auch neuer Arbeitsabläufe. Die Digitalisierung hat die Büroarbeit von starren Bürozeiten, festen Orten und schematischen Arbeitsprozessen befreit und wirkt unmittelbar auf die Struktur des Büros. So erhalten viele Bürotätigkeiten durch Computer eine Dynamik, die Büroräume offen und mobil gestaltet.
 

Das offene Büro – Laptop, Sonnenkollektoren, Gebirge

Offene Büros haben keine definierte Raumgestalt. Nahezu jeder Ort und jede Raum-Form kann zum Büro werden. Wo ein Laptop und ein Mobiltelefon zusammentreffen, konstituiert sich ein Büro – auf der Parkbank und in der Wüste, auf der Wiese und am Strand, im Café und im Gebirge.

Offene Büros haben keine definierte Zeitgestalt. Sie heben feste Arbeitszeiten auf und können durch ihre Dezentralität und die hohe Geschwindigkeit der Kommunikation Abläufe individuell bemessen und neu erfinden.

Offene Büros haben keine definierte Arbeitsstruktur. Die Arbeitsabläufe werden je nach Situation modifiziert. Geschwindigkeit und Vielfalt der digitalen Kommunikation bieten die Möglichkeit, bei Bürovorgängen Prioritäten individuell zu setzen und stärker persönlichen Neigungen nachzugehen.
 

Moderne Sonderformen

Die Digitalisierung hat spezifische Formen hervorgebracht, an denen Büro stattfindet – virtuelle, temporäre, utopische und asketische Orte der Arbeit.
Das virtuelle Büro ist ein Online-Portal, in dem sich Teams treffen und unterschiedliche Arbeiten verrichten. Sie halten virtuelle Konferenzen ab, während sich alle Teilnehmer an unterschiedlichen Orten aufhalten. Dazu gehören auch Plug-and-Pay-Büros mit Website, virtuellem Lager und virtuellem Vertrieb. Es gibt Unternehmen, die solche Internet-Portale zur Verfügung stellen, einrichten und pflegen wie reale Büros.

Das Büro auf Zeit ist ein temporäres Büro. Es ist geeignet, wenn unterschiedliche Teams häufig an wechselnden Orten zusammentreffen und für eine begrenzte Zeit Räume mieten. Die Büroeinrichtung, meist auf das Wesentliche beschränkt, gibt solchen Büros einen asketischen Charakter.

Büros mit weniger Arbeitsplätzen als Mitarbeitern sind Desk-Sharing-Büros, in denen sich mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsplatz teilen. Sie passen für Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig auf Reisen sind, die ihren Mitarbeitern offene Büros zugestehen, die die Arbeit zeitlich variabel strukturieren und ihre Beschäftigten in verschiedenen Dependancen einsetzen.

Ungenutzte Bürozwischenzonen und Raumabschnitte, die oft ungenutzt blieben, werden heute stärker in den Büroalltag integriert – in ihnen begegnen sich Mitarbeiter zum ungezwungen und kreativen Austausch, denn gerade in der Ruhe, im Zufälligen und Unvorhersehbaren finden sie Anregung und Motivation.

Immer wieder ist zu hören: "Das Büro der Zukunft hat keinen Ort". Solche Büros wird es geben, allerdings bilden sie nur ein kleines Segment, zumal Laptops für ein langes Arbeiten Grenzen haben, da das Verhältnis von Screen und Tastatur, von Auge und Hand ergonomisch ungenügend ist. So wird im 21. Jahrhundert keine bestimmte Büroraum-Form tonangebend sein. Allerdings hat sich der Horizont dessen, was ein Büro ist, erweitert: Sie sind Knotenpunkte der gesellschaftlichen und globalen Arbeit und Kommunikation.
 

Das Büro als Bürowelt und Lebensraum

Während das Büro als Werkzeug revolutioniert wird, ist das Büro als Raum eher konservativ und erhält vor allem für bestimmte Phasen der Arbeit, in besonderen Situationen und für spezielle Aufgaben eine neue Struktur. Denn ein wichtiges Element der Arbeit hat sich nicht geändert – das Bedürfnis nach Geborgenheit, das sich erst heute artikuliert. Dazu sind reale Büros erforderlich, in denen sich die Menschen begegnen können. Die Menschen wollen nicht verstreut arbeiten, sondern zusammenkommen und gemeinsam arbeiten. Im Team, statt isoliert handeln, sich austauschen, statt gegeneinander arbeiten, denn persönliche Kontakte sind und bleiben motivierende und stabilisierende Faktoren der Büroarbeit.

Je weiter die Entwicklung voranschreitet und die Werkzeuge kleiner und schlanker macht, desto mehr Raum bleibt für die persönliche Gestaltung des Büros. Immer häufiger fordern Menschen, dass sie sich bei der Arbeit wohl fühlen wollen. Sie fordern Ambiente – Schönheit und Poesie –, die die kühle Technik modifiziert und bewohnbar macht und die anregt, motiviert, gesund erhält.

Umgekehrt beeinflusst das gesellschaftlich relevant gewordene Büro und seine Einrichtung das Private und Individuelle – der Mensch will Häuslichkeit im Büro und zu Hause die Möglichkeit, Büro-Equipment und Büroplatz zu nutzen. Daher gibt es einen Trend, Wohn- und Büromöbel ununterscheidbar auszustatten und zu gestalten. Büroarbeit ist nicht länger nur Ordnen, Rechnen und Archivieren, sondern Leben – Kommunikation und Bildung, Diskurs und Dienstleistung, Verantwortung und Ambiente.

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